Jak skutecznie realizować projekty z zespołem

Praca w oparciu o projekty sprawi, że Twój zespół będzie działał elastycznie, a w firmie pojawi się więcej przestrzeni na innowacje. Przekształcenie celów biznesowych w projekty pozytywnie wpłynie na organizację, ustrukturyzuje pracę, a na koniec dnia zapewni poczucie spełnienia.

Oto więcej zalet pracy na projektach

Poniżej kilka mocnych punktów podejścia projektowego. Myślę, że każdy zespół, który zdecyduje się je przyjąć, odnajdzie znacznie więcej pozytywów.

1. Wielofunkcyjne zespoły mogą szybciej i lepiej rozwiązywać złożone problemy

Podczas pracy nad projektem tworzy się zwykle jak najbardziej urozmaicony zespół, który zadba o każdy aspekt. W ten sposób uzyskuje się więcej perspektyw i opinii. Kiedy pracownicy różnych specjalizacji pracują razem nad wspólnym celem, wnoszą bogatszy zestaw umiejętności. I gwarantują lepsze wyniki. Jest jeszcze jedna zaleta: ludzie nie nudzą się podczas pracy nad różnymi projektami, ponieważ ciągle mają okazję próbować nowych rzeczy.

2. Projekty sprawiają, że praca jest lepiej zorganizowana, ustrukturyzowana i wydajniejsza

Dzięki projektom podzielonym na etapy i etapom podzielonym na jeszcze mniejsze kroki, nie trzeba się martwić, że coś umknie. Dzięki takiej strukturze każde zadanie ma swój projekt, osobę odpowiedzialną oraz w razie potrzeby - ramy czasowe. Każdy wie, kto jest odpowiedzialny za projekt czy zadanie, dzięki czemu dział księgowości nie otrzymuje aktualizacji o pracy programistów itp.

3. Praca projektowa umożliwia skuteczniejszą komunikację

Komunikacja wewnętrzna realizowana za pomocą projektów i zadań jest prosta i kontekstowa. Domyślnie każda dyskusja przynależy do jednego konkretnego zadania lub projektu. W ten sposób nie ma wątpliwości, że odpowiadając na komentarz, przekazujesz opinię na temat dwóch lub trzech zadań naraz. Jedno zadanie, jeden wątek.

Istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami online, które na głowę biją chaotyczne maile. Pozwalają zespołom komunikować się w zorganizowany i asynchroniczny sposób. Większość rozwiązań ma aplikacje na najważniejsze platformy, dzięki czemu wszystkie informacje i materiały są dostępne bez względu na czas i miejsce. Każdy może wnieść swój wkład i sprawdzić, kto pracuje nad jakim projektem lub zadaniem.

4. Praca oparta na projektach zapewnia Twojej firmie przewagę konkurencyjną

Nasza rzeczywistość zmienia się w zawrotnym tempie. Kto w 2019 r. (może oprócz pisarzy science-fiction) wyobrażałby sobie świat ogarnięty pandemią COVID-19? Co i rusz pojawiają się nowe technologie i ewoluują różne aspekty komunikacji, a tradycyjne sposoby tworzenia strategii biznesowych już nie wystarczają. Dzięki pracy projektowej wykorzystujesz cały potencjał swojego zespołu (patrz pkt 1) i osiągasz swoje cele biznesowe z maksymalną wydajnością.

OK, to czym jest projekt?

  • Projekt to każde działanie, w ramach którego do wykonania jest szereg zadań!
  • Projektem może być wszystko - rzeczy do zrobienia, klienci, których trzeba obsłużyć, nieruchomości, o które trzeba zadbać, sprawy w sądzie…
  • Projekty mają rację bytu w każdej branży, tylko inaczej się nazywają: projekty, sprawy, klienci, interesanci, kampanie.
  • Projekty mogą mieć datę rozpoczęcia i zakończeni, lub mogą funkcjonować w nieskończoność. Zespół sam określa, co dla oznacza projekt i jakie rodzaje projektów chce prowadzić.

Wobec tego, najpierw warto zamienić swoje cele biznesowe lub kierunki działania w projekty. Przeanalizuj je i doprecyzuj. Sformułuj wizję tego, dokąd zmierzasz w biznesie i jakich wartości chcesz się trzymać na swojej drodze.

Rozpisz wszystko szczegółowo.

Mam już sformułowane projekty - co teraz?

Teraz określ, co faktycznie musicie zrobić z zespołem, aby osiągnąć założone cele, lub po prostu podążać w wybranym przez was kierunku. Zrób listę zadań bądź etapów i upewnij się, że wszystko jest klarowne i jednoznaczne.

Oczywiście nikt nie chce ślepo odhaczać punktów na liście. Lepiej skupić się na tym, po co właściwie ten projekt powstał i jaki jest jego sens. Jeśli pracownicy nie muszą odbębniać przyziemnych zadań, ale widzą sens swoich działań i czują wolność, mają więcej odwagi, by testować i wdrażać innowacyjne pomysły. Nie będąc uwiązanymi sztywną listą obowiązków, szukają bardziej ekonomicznych i wydajnych rozwiązań, oszczędzając tym samym czas i pieniądze firmy. W zarządzaniu zespołem postaw więc na elastyczność, zaufanie i komunikację.

Twoja Drużyna A - zbierz ekspertów

Następnym krokiem na drodze do realizacji projektów biznesowych jest odpowiednie dobranie członków zespołu. Jestem pewna, że w Twoim zespole są świetni eksperci, którzy potrafią przenosić góry. Dzięki wsparciu managera, odpowiedniej komunikacji i zasadom współpracy, zaangażują się w pracę nad projektami i dadzą z siebie wszystko.

Najskuteczniejsza komunikacja - poprzez zadania

Kiedy masz projekt, kroki potrzebne do jego wykonania i gotowy do pracy zespół, komunikacja poprzez zadania to to, czego potrzebujesz. Promuje działanie, postęp i współpracę. Dlatego naszym głównym kanałem komunikacji w Nozbe są zadania.

Komunikując się poprzez zadania, unikasz chaosu, szanujesz czas i skupienie innych osób i masz gwarancję, że wszystkie potrzebne informacje i dyskusje są w jednym miejscu.

Jak komunikować się poprzez zadania? Po prostu wymieniasz informacje, opinie i materiały kontekstowo: w ramach konkretnych zadań, najczęściej w narzędziu do zarządzania projektami i zadaniami, a nie poprzez chaotyczne e-maile, chat czy rozmowy telefoniczne. Delegujesz zadania tym osobom, które najlepiej wykonają daną pracę.

Narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami

Aby realizować projekty i prowadzić skuteczną komunikację poprzez zadania, potrzeba odpowiedniego środowiska. Środowiska wspierającego pracę zespołową. Dobrze zaprojektowane narzędzie do współpracy (np. Nozbe Teams) pomoże wam szybciej osiągać cele - bez względu na to, czy pracujecie w biurze czy zdalnie. Bez względu na oprogramowanie, jakie wybierzecie, chodzi o jedno: żeby informacje i pliki były uporządkowane i zawsze dostępne, a wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, co i na kiedy należy zrobić.

W większości aplikacji do zarządzania projektami, podobnie jak w [Nozbe Teams,][https://nozbe.com] tworzysz projekty, wypełniasz je zadaniami i możesz zaczynać pracę. Komunikacja odbywa się w komentarzach do zadań, a członkowie zespołu mogą załączać pliki i dokumenty i zarządzać odpowiedzialnością za poszczególne etapy projektów.

Dla zadań, które mają deadline, warto ustawiać w aplikacji terminy wykonania. Dodatkowo, w dobrych narzędziach do współpracy członkowie zespołu otrzymują przypomnienia i powiadomienia. Ważna, by za każde zadanie odpowiadała jedna osoba, aby nie doszło do rozmycia odpowiedzialności.

Większość solidnych narzędzi do zarządzania projektami ma wspierać managerów, jak i członków zespołu na wszystkich etapach pracy, tak, by nie musieli tracić czasu na zbędne spotkania, wymianę e-maili i poszukiwania zaginionych materiałów.

Obejrzyj prezentację wideo Nozbe Teams, aby zobaczyć, jak działa godna zaufania aplikacja do zarządzania projektami i komunikacją i jak możesz rozpocząć zespołową współpracę nakierowaną na realizację celów biznesowych jako projektów.