Wyobraź sobie, że w Twojej firmie każdy wie, co jest do zrobienia, komunikacja w zespole jest przejrzysta, a projekty realizowane na czas. Możesz ufać, że to, co zostało zlecone, zostanie zrealizowane i przekazane do wglądu. Spokój, harmonia, zero stresu i gaszenia pożarów. Brzmi jak niemożliwe? A jednak wielu się udało.
Dlaczego chaos w firmie utrudnia komunikację i rozwój
Przedsiębiorcy i ich pracownicy tracą czas, nerwy i energię na funkcjonowanie w nieuporządkowanym środowisku. I nie chodzi tu o bezładne biuro, tylko o chaotyczny system komunikacji, zapisywania, zbierania informacji i raportowania postępów prac oraz brak procedur.
Efektem nieuporządkowanego środowiska pracy i braku godnego zaufania systemu są straty finansowe.
Jeśli Twój dzień wygląda jak seria pożarów do ugaszenia, to pewnie wiesz, o czym mówię.
Jeśli myślisz, że zadania są realizowane, a potem okazuje się, że klient zgłasza reklamację, bo nikt nie wiedział, że ma się tym zająć, to pewnie czujesz klimat.
Jeśli Twój telefon non-stop wibruje, ponieważ, aby wszystko kontrolować, musisz być na kilku grupach na WhatsAppie, non stop czytać maile i jeszcze odbierać telefony i wiadomości na czacie, to znasz ten ból.
Trudno jest dotrzymywać terminów, rozwijać firmę, budować relacje z klientami, ulepszać produkt i zwiększać sprzedaż, jeśli zrealizowanie podstawowych zadań warunkujących działanie firmy pochłania wszystkie zasoby Twoje i Twojego zespołu.
Najczęstsze przyczyny chaosu w pracy i komunikacji zespołu
Chaos do pracy zespołu wkrada się z wielu powodów. Najczęstsze z nich to:
1. Zbyt wiele kanałów komunikacji - główne źródło chaosu w komunikacji w firmie
Slack, WhatsApp, Teamsy, Messenger, telefon, mail… Trudno jest przetwarzać tyle skrzynek spraw przychodzących i pamiętać, których informacji gdzie szukać. Przeskakiwanie między narzędziami to strata czasu i energii - a co za tym idzie - pieniędzy. Zcentralizowany i dobrze zaprojektowany system komunikacji i współpracy to klucz. Warto wybrać narzędzie, które spełni potrzeby Twoich współpracowników i da się dostosować do specyfiki Waszego biznesu.
💥 Pamiętaj, że ludzie chcą prostoty. Każdy chce móc po prostu wykonywać swoją pracę, a nie spędzać ekstra minuty na zarządzaniu skomplikowanym programem.
2. Brak jednego miejsca do zbierania informacji i dokumentów
Zapisywanie informacji daje poczucie kontroli i zapobiega nieporozumieniom oraz działaniu niezgodnym z procedurami.
Poza tym zapisywanie służy komunikacji synchronicznej, sprawdza się przy projektach, w których kilka osób powinno zapoznać się z informacją i wypowiedzieć się. Dzięki temu każdy jest na bieżąco, ale może zareagować wtedy, gdy będzie gotów - bez wzajemnego przeszkadzania w pracy.
Komunikacja asynchroniczna jest skuteczna, ponieważ:
- pozwala zespołowi pracować w blokach niezakłóconego czasu;
- gwarantuje zapis wszystkiego, co zostało powiedziane i udostępnione, podczas gdy rozmowy i szybkie “zdzwonki” nie zawsze są rejestrowane;
- daje szansę pomyśleć przed udzieleniem odpowiedzi (przemyślana odpowiedź jest bardziej wartościowa niż nieprzemyślana… );
- pozwala komunikować się z zespołem niezależnie od miejsca i strefy czasowej.
3. Brak procedur i systemu komunikacji w firmie
Chaos i nieporządek w firmie wynikać też może z braku procedur postępowania - przemyślanych, spisanych i dostępnych dla pracowników, które są częścią systemu komunikacji zespołu.
Problemem bywa też brak kultury komunikacyjnej w zespole - zbioru zaakceptowanego przez wszystkich zasad skutecznej komunikacji.
W Nozbe do takich zasad komunikacji w zespole należą m.in.:
- wszyscy komunikujemy się w Nozbe w odpowiednich zadaniach;
- jeśli zadanie dotyczące tej kwestii jeszcze nie istnieje - tworzymy je w odpowiednim projekcie;
- piszemy prosto i rzeczowo, tak aby było wiadomo, o co chodzi i od razy dodajemy wszelkie potrzebne dokumenty;
- spisujemy postępy prac nad danym zadaniem w komentarzach, aby każdy był na bieżąco, a szef nie musiał się dopytywać o raporty;
- kiedy potrzebujmy czegoś od współpracownika, delegujemy mu zadanie lub wywołujemy w komentarzu;
- jeśli robimy coś drugi raz i jest szansa, że będzie także trzeci - spisujemy procedurę lub dokumentację, bądź tworzymy szablon zadania lub projektu;
- regularnie sprawdzamy widok Przychodzących w Nozbe, aby nie być wąskim gardłem i nie kazać współpracownikom czekać.
4. Brak połączenia pomiędzy listami zadań poszczególnych pracowników a ogólnym planem działania firmy.
Podstawą skutecznej pracy zespołowej jest przejrzystość – zarówno w odniesieniu do indywidualnych kalendarzy i zakresów obowiązków, jak i w komunikacji zespołowej. Zespoły prosperują, gdy praca jest przydzielana i monitorowana za pomocą prostych i przejrzystych systemów, a nie rozproszonych, indywidualnych e-maili, spotkań i nieudostępnianych list zadań.
Trudno jest współpracować i grać do jednej bramki, gdy nikt nie wie, co robią inni, na jakim są etapie i w czym zespół może się wspierać oraz co może zoptymalizować.
I nie chodzi o to, aby dodawać wszystkich do wiadomości (DW) lub wysyłać na czacie informację do wszystkich, ale, aby zbudować wygodny system, z którym cele i zadania indywidualne są integralną i naturalną częścią współdzielonych projektów prowadzących do realizowania celów zespołowych.
System zarządzania zadaniami jako rozwiązanie problemu chaosu w pracy
1. Przestrzeń do współpracy
Kiedy już stworzycie zasady komunikacji i uznacie, że potrzebny jest przejrzysty system współpracy, będziecie potrzebować przestrzeni do jego wdrożenia i rozwijania, tj. aplikacji do współpracy zespołowej lub narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami. Ich cel jest ten sam - zagwarantowanie, że informacje, które ze sobą wymieniacie są:
- zapisane,
- ustrukturyzowane,
- dostępne,
a każdy z zespołu wie, co musi zrobić i na kiedy, oraz nad czym pracują inni.
2. Łatwe wyznaczanie celów i planowanie
Aby osiągać wyniki, każda osoba w zespole musi znać cele biznesowe… a każdy cel można przekształcić w projekt. Każdy projekt wymaga zaplanowania. Aby to zrobić:
- podziel go na wykonywalne zadania,
- każde z nich szczegółowo opisz,
- wyznacz datę wykonania,
- przypisz osobom, które zrobią je najlepiej.
Wykonanie tych kroków dla każdego projektu pozwoli Ci stworzyć konkretny plan działania widocznych dla wszystkich zaangażowanych.
Choć niektóre projekty mogą się rozrastać lub rozwijać w różnych kierunkach, w aplikacji takiej jak np. Nozbe, wszystko jest zapisane w jednym miejscu i uporządkowane za pomocą sekcji, tagów, odpowiedzialności itp.
3. Wszystko w jednym miejscu
Jedną z największych zalet oprogramowania do współpracy i zarządzania projektami jest to, że pozwala zapisywać i dokumentować wszystko, co jest związane z danym projektem. Jest specjalne miejsce, w którym można opisać cel projektu. Są też zadania i komentarze, w których Twój zespół może:
- dyskutować nad pomysłami,
- przekazywać feedback,
- identyfikować problemy,
- szukać najlepszych rozwiązań,
- dołączać pliki,
- dodawać listy kontrolne do zadań składających się z kilku kroków.
Aplikacja do współpracy taka, jak Nozbe umożliwia przechowywanie wszystkich dyskusji oraz dokumentów i danych w kontekście powiązanego projektu. W każdej chwili możesz odszukać potrzebne informacje, wrócić do starej dyskusji, albo znaleźć poprzednią wersję dokumentu. Nawet jeśli projekt został ukończony, możesz go odszukać, przeszukać, przywrócić itd.
- Dostęp do swojej pracy i danych z każdego miejsca i o każdej porze
Narzędzie do zarządzania projektami takie, jak Nozbe ma jeszcze jedną funkcję, która pozwala zespołowi działać produktywnie: mobilność. Wszystko, co zapisujcie w aplikacji – tj. projekty, komentarze i załączniki – jest przechowywane w chmurze. To oznacza, że macie wgląd do tych rzeczy niezależnie od tego, gdzie jesteście. Możecie korzystać z aplikacji webowej lub pobrać aplikację natywną na urządzenie z iOS’em lub Androidem. Powiadomienia, które możesz ustawiać według swoich potrzeb, będą informować o tym, że ktoś potrzebuje od Ciebie informacji zwrotnej lub przypisał Ci zadanie. To pozwoli Ci oszczędzać czas, gdy jesteś w drodze lub czekasz na wizytę u lekarza, a także być dostępnym dla zespołu nawet wtedy, gdy jesteś poza biurem.
5. Mniej stresu, większa produktywność
Mając ustrukturyzowane projekty i zadania, członkowie zespołu mogą je realizować w sposób spokojniejszy i bardziej schematyczny. Kluczem do skutecznej współpracy zespołowej jest dobra komunikacja oparta na zadaniach.
Jak wdrożyć system komunikacji i zarządzania projektami krok po kroku
Krok 1: Zidentyfikuj, co może być projektem
Projekty to to, co zespół realizuje dla klientów, to kampanie, produkty, procesy obsługi klienta, budowy, transakcje, strategie, sprawy sądowe, zakład, oddział, obsługa myjni, działania na zmianie porannej, itd.
Projektem może być po prostu klient, a zadania, to usługi lub etapy komunikacji z nim.
Jako projekt potraktuj także aspekty prowadzenia biznesu: marketing, administracja, urlopy, ogłoszenia do zespołu, utrzymanie biura, finanse, księgowość, flota, transport, logistyka i in.
Krok 2: Rozpisz zadania
Gdy masz już pomysł na projekty, wypisz działania, które muszą zostać w nich zrealizowane - raz lub regularnie - w Nozbe możesz ustawić powtarzalność w każdym zadaniu.
W zadaniu opisz, co ma być zrobione, jaki jest cel, jakich narzędzi najlepiej użyć. Daj najlepsze wskazówki jakie można, aby uniknąć późniejszych pytań i zapewnić najwyższy poziom wykonania pracy.
Krok 3: Priorytetyzacja i przypisanie odpowiedzialności
Zdecyduj - lub pozwól pracownikom zdecydować - w jakiej kolejności zadania powinny być realizowane, i kto ma się czym zająć. W zadaniach, w których istotna jest data i czas wykonania, ustawiaj deadline’y.
Krok 4: Przejście z chaosu w komunikacji do asynchroniczności
Szybkość nie zawsze oznacza skuteczność. To, co wydaje się pilne, często wcale takie nie jest – a w natłoku wiadomości i spotkań tracimy coś kluczowego: skupienie. Brak koncentracji potrafi obniżyć jakość pracy i wydłużyć czas realizacji zadań. Rozwiązaniem jest komunikacja asynchroniczna, która pozwala zespołowi działać w bardziej uporządkowanym rytmie, bez presji natychmiastowej odpowiedzi. Dzięki temu każdy może lepiej zarządzać swoją pracą i czasem, a decyzje podejmowane są bardziej świadomie.
Krok 5: Cotygodniowy przegląd i mini-rytuały
Nawet najlepszy system komunikacji i zarządzania zadaniami potrzebuje regularnego przeglądu. Warto raz w tygodniu poświęcić pół godziny na sprawdzenie, co zostało zrobione, co wymaga poprawy i jakie priorytety wyznaczysz na kolejne dni. Taki cotygodniowy przegląd pozwala członkom zespołu złapać wspólny rytm i działać systematycznie, w kierunku wspólnego celu.
💥 W Nozbe przegląd tygodnia to obowiązkowy piątkowy rytuał dla każdego pracownika. Po tym, jak przejrzymy i uporządkujemy swoje projekty, zadania, kalendarze, sprawdzimy, co można było zrobić lepiej lub inaczej oraz zapoznamy się z pracą na kolejny tydzień, możemy zająć się rozwojem zawodowym.
Case study - praktyczne przykłady wykorzystania Nozbe
- Nozbe w zarządzaniu najmem
- Nozbe w branży hotelarskiej
- Nozbe w dziale obsługi klienta
- Nozbe w kancelarii prawnej
Wypróbuj proste narzędzie do zarządzania projektami
Wypróbuj Nozbe – proste narzędzie do współpracy zespołowej i zarządzania projektami, które pomoże uporządkować chaos w Twojej firmie.
