Zaczynasz dopiero korzystać z apliakcji do zarządzania projektami i zadaniami i zastanawiasz się, jak przenieść całą swoją prace i dane do takiego narzędzia? Zobacz, jakie tworzyć projekty i jak możesz podzielić swoją pracę na zadania. W dalszej części znajdziesz też konkretne przykłady projektów, które możesz od razu utworzyć w swoim narzędziu do organizacji pracy.
- Czym tak naprawdę jest projekt?
- Czy wszystkie projekty trzeba kończyć?
- Projekty ciągłe - klucz do organizowania pracy
- Projekty celowe - pomagają osiągać cele
- Projekty jednorazowe i powtarzalne
- Przykłady projektów, które możesz wykorzystać w swojej aplikacji do zarządzania zadaniami
Czym tak naprawdę jest projekt?
“Nie każdy pracuje na projektach” - myślisz sobie. “My mamy klientów / sprawy sądowe /nieruchomości / pacjentów / zamówienia, a nie żadne projekty!”
Jednak zwał jak zwał, ale projekt jest to cokolwiek: przedsięwzięcie lub cel którego realizacja wymaga więcej niż kilku kroków. Krok to oczywiście zadanie/czynność/aktywność.
Czyli projektem jest seria kroków/czynności do wykonania, które mają doprowadzić Cię do określonego rezultatu, celu LUB które dotyczą podobnej dziedziny lub tematu.
W aplikacji do zarządzania projektami projekt przyjmuje formę listy zadań.
Czy wszystkie projekty trzeba kończyć?
W Nozbe ustaliliśmy, że istnieją dwa główne typy projektów, które możesz rozpisać w swoim narzędziu do zarządzania zadaniami i projektami:
projekty bieżące / ciągłe
- Marketing,
- Księgowość,
- HR,
- Sprzedaż,
- Rozwój produktu
- Klienci 11/2023
- itp.
oraz
projekty celowe
- Zredukowanie kosztów,
- Kampania na Czarny Piątek,
- Wdrożenie nowego pracownika,
- Sprawa sądowa nr 584/2023,
- Klient XYZ,
- Rewitalizacja kamienicy na ul. Kwiatowej
- itp.
Projekty to po prostu listy zadań i od Ciebie zależy, które z nich będą zorientowane na cel, a które będą miały charakter ciągły.
Projekty o charakterze ciągłym - do organizowania pracy
O ile projekty celowe - jak sama nazwa wskazuje - mają konkretny cel i po jego osiągnięciu projekt zostaje zakończony, o tyle projekty ciągłe nigdy się nie kończą, ponieważ stanowią po prostu miejsce do gromadzenia zadań, listę działań dotyczących konkretnego aspektu funkcjonowania biznesu lub życia osobistego. Mamy np. w Nozbe projekt o nazwie „PR & Marketing”, w którym umieszczamy wszystkie luźne zadania związane z tym obszarem, a które nie są częścią naszych marketingowych projektów celowych, np.: Zaproszenie na wywiad do gazety, Pomysł na przyszłą kampanię, Uaktualnienie onboardingu mailowego nowych użytkowników, czy Strategia marketingowa na przyszły rok.
Innym przykładem projektu ciągłego może być projekt o nazwie „Sprawy domowe”, w którym lądują wszystkie zadania do wykonania po pracy, które nie są powiązane z żadnym projektem celowym, np.: Zerwać umowę z Vectrą, Kupić ziemię do kwiatów, Sprawdzić, kiedy są urodziny Zenka itp.
Projekty celowe - do osiągania celów
Jaka jest więc szczegółowa definicja projektu zorientowanego na wyniki? To trochę jak gotowanie z przepisu. Masz składniki (czyli Twoje zasoby), przepis (plan działania) i smaczne danie (czyli cel, który chcesz osiągnąć). Projekt obejmuje szereg zaplanowanych działań mających na celu osiągnięcie określonego rezultatu. Rozbijasz swoją pracę na konkretne zadania, które doprowadzą Ciebie i Twój zespół do osiągnięcia celu. Niezależnie od tego, czy zajmujecie się:
- budową mostu,
- przeprowadzeniem kampanii marketingowej,
- czy zorganizowaniem konferencji,
jeśli ma się określony cel, ramy czasowe i konkretne zadania do wykonania, to nie ma rady - macie do czynienia z projektem.
O czym pamiętać, rozpoczynając projekt celowy
Projekty te mają cechy, o których trzeba koniecznie pamiętać, organizując w nich pracę. Po pierwsze, są unikatowe. Nawet jeśli zbudowałeś już dziesięć domów, jedenasty będzie miał swoje wyjątki i wyzwania. Projekty zorientowane na cel mają także charakter tymczasowy; mają wyraźną datę rozpoczęcia i zakończenia. Ponadto wymagają zasobów – siły roboczej, czasu, pieniędzy itd. W projekty tego typu chodzi zwykle o stworzenie czegoś nowego lub wprowadzenie zmian.
Zakres działań, czas i koszty: te trzy zmienne musisz zawsze wziąć pod uwagę, rozpisując swoją prace w formie projektu celowego - inaczej ciężko będzie ci będzie się zabrać do roboty i posuwać do przodu, nie mówiąc o osiągnięciu sukcesu.
1. Zakres: Zakres to lista zadań koniecznych do wykonania by zrealizować cel. Obejmuje zadania, pod-cele, kamienie milowe i funkcje, które projekt ma osiągnąć. Np. nowy model samochodu może być wyposażony w systemy nawigacji, wielki spojler i skórzane siedzenia, zakres projektu określa, co ma być wykonane, a czym nie trzeba się martwić. Jeśli mieści się w zakresie, jest częścią projektu; jeśli nie, to nawet o tym nie myślimy.
2. Czas: Zwykle projekt celowy ma określony termin, w którym musi zostać ukończony. Niezależnie od tego, czy tworzysz stronę internetową, czy budujesz dom, ograniczenia czasowe gwarantują, że projekt postępuje w stałym tempie, i nie przeciąga się w nieskończoność.
3. Koszt: Każdy projekt działa w ramach budżetu lub ograniczonych zasobów obejmujących wszystko – od materiałów i robocizny po licencje na oprogramowanie i opłaty za konsultacje. Ograniczenia kosztowe zapewniają, że w projekcie nie zostaną przekroczone wydatki, utrzymując finanse pod kontrolą i zapobiegając nieprzyjemnym niespodziankom w przyszłości.
Wyobraź sobie zatem, że budujesz ten upragniony dom. Zakres obejmuje liczbę pomieszczeń, rodzaj podłogi i projekt kuchni. Ograniczenie czasowe gwarantuje, że dom zostanie zbudowany w ciągu, powiedzmy, sześciu miesięcy. A ograniczenia kosztowe sprawiają, że niestety nie będziesz mieć pozłacanej wanny, bo aktualnie Cię nie stać…
Projekty jednorazowe i powtarzalne
Niektóre przedsięwzięcia w życiu prywatnym i w pracy projektów mogą być jednorazowe, ale są też takie, które się powtarzają. Warto wówczas raz zapisać kroki potrzebne do jego realizacji (czyli utworzyć dla takiego projektu powtarzalnego szablon), aby móc w przyszłości zastosować tę samą procedurę i oszczędzić czas. Za pierwszym razem poświęcasz trochę czasu i rozbijasz pracę na zadania prowadzące do osiągnięcia celu i dzięki temu masz zapisaną procedurę na przyszłość. Projektem powtarzalnym czy też cyklicznym może być np.:
- organizacja konferencji,
- wdrożenie nowo zatrudnionego pracownika,
- nagranie odcinka podcastu,
- rozwój nowej funkcji oprogramowania,
- pozyskanie i obsługa nowego klienta.
Jakie projekty stworzyć - przykłady projektów, które możesz utworzyć w swojej aplikacji do zarządzania zadaniami, np. w Nozbe
Aplikacja Nozbe jest świetna dla początkujących dzięki swej prostej strukturze i interfejsowi: są projekty i zadania, wewnątrz projektu możesz tworzyć sekcje projektu, aby grupować zadania według etapu lub typu. Następnie wymieniacie się uwagami dotyczącymi konkretnych zadań w komentarzach, aby je zrealizować. I tyle. Poniżej przedstawiamy przykłady projektów, które możesz utworzyć w swoim narzędziu do zadań i projektów, aby ruszyć i nauczyć się takiego sposobu organizowania pracy.
🚀 Marketing & PR - projekt ciągły
Tu umieszczamy wszystkie luźne zadania związane z tym obszarem, a które nie są częścią Twoich marketingowych projektów celowych:
Sekcja: 1. Występy w mediach + zaproszenia
- Wpis gościnny w magazynie Produktywny Polak
- Zaproszenie do podcastu Bo czemu nie
- Wywiad do artykułu w Pulsie Biznesu
Sekcja 2. Regularne zadania
- Agenda najbliższego spotkania zespołu marketingu
- Sprawdzić statystyki strony (GA) (zadanie powtarzalne)
- Sprawdzić poziom konwersji
- Statystyki profili społecznościowych firmy
Sekcja 3. Strategia i zadania na przyszły miesiąc
- aktualizacja mailowego onboardingu nowych użytkowników aplikacji,
- pomysły na przyszłe kampanie,
- promocja noworoczna - projekt
Sekcja 4. Materiały i linki
- Ciekawe artykuły do przeczytania w piąteczek
- Kurs Bartka Popiela: “Twoja Pierwsza Kampania”
- Brandbook, logo, materiały promocyjne
- itp.
📆 Urlopy - projekt ciągły
Możesz poprosić pracowników, aby dodali w tym projekcie zadania za każdym razem, gdy będą chcieli wziąć dzień wolny. W ten sposób każdy będzie wiedział, kiedy dana osoba będzie nieobecna. Np. w Nozbe Gertruda utworzy zadanie [Gertruda] urlop 23-29 października (5 dni roboczych), a w komentarzu wpisze szczegóły, deleguje zadanie kadrowemu oraz @wspomni osoby, które z nią blisko współpracują, aby otrzymali powiadomienia i wiedzieli, co ich czeka.
🎙 Nagranie nowego odcinka podcastu - projekt powtarzalny
W tym projekcie możesz utworzyć kilka sekcji, aby podzielić projekt na etapy:
Sekcja: 1. Planowanie i przygotowanie
- Pomysł na odcinek
- Sformułuj temat
- Przygotuj scenariusz
- Kontakt z gościem odcinka
- Grafiki potrzebne do późniejszej promocji
Sekcja: 2. Przygotowywanie do nagrania i nagrywanie odcinka
- Sprawdź i przetestuj sprzęt
- Wyłącz powiadomienia w telefonie i komputerze
- Utwórz nowy projekt w programie do nagrywania
- Przygotuj notatki
- Poproś domowników/współpracowników o ciszę
- Idź do toalety
- Przygotuj wodę
- Włącz nagrywanie lokalne/backup
- [Po nagraniu] Zapisz nagranie na Dropboksie
Sekcja: 3. Montaż, eksport i publikacja
- Wytnij błędy, długie przerwy, nieistotne treści
- Dodaj intro i outro
- Wmontuj reklamy
- Zapewnij stały poziom głośności przez cały odcinek
- Prześlij odcinek na platformę
- Przygotuj opis odcinka oraz notatki do odcinka
- Wygeneruj transkrypcję
Sekcja: 4. Promocja i kontakt ze słuchaczami
- Opublikuj post na Facebooku,
- Napisz post na blogu o nowym odcinku,
- Opublikuj wpis na Linkedinie
- Napisz do gościa z prośbą o promocję
🙋 Pozyskanie i obsługa klienta - projekt powtarzalny
W takim projekcie możesz spisać w zadaniach całą procedurę pozyskania i obsługi nowego klienta. To będzie Twój szablon na przyszłość - w Nozbe możesz go zapisać i generować z szablonu nowy projekt za każdym razem, gdy pojawia się nowy klient lub czas na pozyskanie nowych leadów.
Sekcja: 1. Pozyskanie
- Zapisać dane kontaktowe klienta
- Wysłać pierwszego maila
- Wysłać drugiego maila
- Skontaktować się przez Linkedin
- Umówić się na rozmowę telefoniczną
W innym razie:
- Przesłać do Nozbe zapytanie ofertowe z maila
- Zadzwonić do klienta w celu doprecyzowania szczegółów
Sekcja: 2. Oferta, prezentacja
- Opracować ofertę spełniająca potrzeby klienta
- Przesłać ofertę (+ aktualizować TU status)
- Umówić się na spotkanie w celu prezentacji oferty
Sekcja: 3. Umowy i płatności
- Przygotować umowę
- Przesłać umowę do podpisu
- Zapisać umowę w odpowiednim folderze
- Przygotować proformę
- Potwierdzić płatność z księgową
- Przesłać klientowi fakturę
Sekcja: 4. Współpraca / realizacja zamówienia
- Utworzyć zamówienia dla produkcji
- Zakup materiałów
- Realizacja zamówienia
- Przygotowanie wysyłki
- Nadać wysyłkę
- Poinformować klienta o nadaniu
- Historia korespondencji z klientem w razie problemów
Sekcja: 5. Ocena Satysfakcji Klienta i dalsza współpraca
- Poprosić klienta o opinię na Google
- Dopisać klienta do odpowiedniej listy mailingowej
🏠 Nieruchomość XYZ
Jeśli prowadzisz działalność w branży nieruchomości, możesz mieć projekt odpowiadający domom lub mieszkaniom, nad którymi pracujesz. Wśród Twoich zadań znajdą się np.:
- Umówić się na spotkanie z właścicielem
- Przygotować umowę
- Podpisać umowę z właścicielem
- Umówić się na sesję zdjęciową
- Przygotowanie przestrzeni i wykonanie zdjęć
- Przesłać zdjęcia do obróbki,
- Napisać ogłoszenie
- Opublikować ogłoszenie w serwisie A
- Opublikować ogłoszenie w seriwsie B
- Opublikować ogłoszenie w seriwsie C
Kiedy ludzie zaczną kontaktować się w sprawie kupna lub najmu, możesz stworzyć zadania dla każdego z nich:
- Klient 4858/2023 Maria Koperek
- Klient 4859/2023 Adam Szczypiorek
- Klient 4860/2023 Ronald Rzodkiew
- Podpisanie umowy przedwstępnej
- Umówić się z notariuszem
- Spotkanie z właścicielem
- Podpisanie umowy
- Dokumenty i płatności
⏰ Zmiana poranna: 6:00-14:00 - przykład dla kawiarni
Niektórzy tworzą projekty (zwykle projekty cykliczne, generowane na podstawie wcześniej utworzonych szablonów), które stanowią listę zadań do wykonania dla pracownika pracującego na określonej zmianie w określonym dniu, powiedzmy 09.10.2023, Zmiana 6:00-14:00. Poniżej przedstawiamy przykład dla kawiarni, ale równie dobrze może to być przychodnia lekarska, gabinet kosmetyczny czy magazyn:
- Zablokować system bezpieczeństwa
- Włączyć ekspresy do kawy
- Włączyć piekarnik
- Sprawdzić zapasy i zanotuj rzeczy, które należy uzupełnić
- Oczyścić i zdezynfekować wszystkie powierzchnie
- Przygotować kasę fiskalną i terminal
- Włączyć muzykę
- Sprawdzić i uporządkować ekspozycję
- Przygotować pierwsze porcje kawy
- Uporządkować i uzupełnić stację z dodatkami
- Sprawdzić Wi-Fi i POS
- Przejrzeć oferty specjalne i promocje dnia
- Otworzyć drzwi
- Pamiętać o powitaniu klientów
- Monitorować dostawy
- Wygenerować raport końca zmiany
🙋 Wprowadzenie nowego pracownika - przykład projektu - gotowy szablon
Sekcja 1. Powitanie i wskazówki:
- Wysłać wiadomość powitalną
- Przedstawić nową osobę zespołowi
- Zorganizować oprowadzanie po biurze
Sekcja 2. Formalności i dokumenty kadrowe:
- Przejrzeć i podpisać umowę o pracę
- Wypełnić niezbędne formularze podatkowe i finansowe
- Wybrać przysługujące benefity
- Przydzielić pierwsze obowiązki
Sekcja 3. Zasady i wartości firmy:
- Szkolenie BHP
- Objaśnienie zasad i wartości w firmie
- Przegląd procedur i protokołów
Sekcja 4. Dane dostępu i logowania
- Nozbe – aplikacja do zarządzania projektami dla małych zespołów
- Dropbox - do pracy nad dokumentami
- GitHub - do pracy nad kodem
- Przypisać i skonfigurować firmowy e-mail
- Dostępy do czatu firmowego
- Kalendarz zespołu
Sekcja 5. Szkolenia i rozwój
- Zaplanować szkolenia wstępne
- Zidentyfikować obszary, w których pracownik może potrzebować dodatkowego szkolenia
- Szkolenia z zakresu używanego oprogramowania i narzędzi
- Szkolenie z komunikacji asynchronicznej
Sekcja 6. Integracja i wsparcie
- Zorganizować spotkanie powitalne i integracyjne
- Przypisać mentora lub opiekuna
- Zaprosić nowego pracownika na firmowe wydarzenia towarzyskie
- Zaplanować pierwsze spotkanie kontrolne
Podsumowanie
Jak widzisz, wszystko, nad czym pracujesz Ty i Twój zespół, może być projektem. Musicie tylko ustalić, jak podzielić pracę na projekty i zadania, które należy wykonać. Jeśli okaże się to dla Ciebie trudne, możesz zapisać się na konsultację i wraz z doradcą ds. produktywności Nozbe przygotować pierwszą listę projektów dla swojego zespołu.
