Jak stworzyć projekty i podzielić je na zadania + przykłady projektów - blog o produktywności

Zaczynasz dopiero korzystać z aplikacji do zarządzania projektami i zadaniami i zastanawiasz się, jak przenieść całą swoją prace i dane do takiego narzędzia? Zobacz, jakie tworzyć projekty i jak możesz podzielić swoją pracę na zadania. W dalszej części znajdziesz też konkretne przykłady projektów, które możesz od razu utworzyć w swoim narzędziu do organizacji pracy.

Czym tak naprawdę jest projekt?

“Nie każdy pracuje na projektach” - myślisz sobie. “My mamy klientów / sprawy sądowe /nieruchomości / pacjentów / zamówienia, a nie żadne projekty!”

Jednak zwał jak zwał, ale projekt jest to cokolwiek: przedsięwzięcie lub cel którego realizacja wymaga więcej niż kilku kroków. Krok to oczywiście zadanie/czynność/aktywność.

Czyli projektem jest seria kroków/czynności do wykonania, które mają doprowadzić Cię do określonego rezultatu, celu LUB które dotyczą podobnej dziedziny lub tematu.

W aplikacji do zarządzania projektami projekt przyjmuje formę listy zadań.

Czy wszystkie projekty trzeba kończyć?

W Nozbe ustaliliśmy, że istnieją dwa główne typy projektów, które możesz rozpisać w swoim narzędziu do zarządzania zadaniami i projektami:

projekty bieżące / ciągłe

  • Marketing,
  • Księgowość,
  • HR,
  • Sprzedaż,
  • Rozwój produktu
  • Klienci 11/2023
  • itp.

oraz

projekty celowe

  • Zredukowanie kosztów,
  • Kampania na Czarny Piątek,
  • Wdrożenie nowego pracownika,
  • Sprawa sądowa nr 584/2023,
  • Klient XYZ,
  • Rewitalizacja kamienicy na ul. Kwiatowej
  • itp.

Projekty to po prostu listy zadań i od Ciebie zależy, które z nich będą zorientowane na cel, a które będą miały charakter ciągły.

Projekty o charakterze ciągłym - do organizowania pracy

O ile projekty celowe - jak sama nazwa wskazuje - mają konkretny cel i po jego osiągnięciu projekt zostaje zakończony, o tyle projekty ciągłe nigdy się nie kończą, ponieważ stanowią po prostu miejsce do gromadzenia zadań, listę działań dotyczących konkretnego aspektu funkcjonowania biznesu lub życia osobistego. Mamy np. w Nozbe projekt o nazwie „PR & Marketing”, w którym umieszczamy wszystkie luźne zadania związane z tym obszarem, a które nie są częścią naszych marketingowych projektów celowych, np.: Zaproszenie na wywiad do gazety, Pomysł na przyszłą kampanię, Uaktualnienie onboardingu mailowego nowych użytkowników, czy Strategia marketingowa na przyszły rok.

Innym przykładem projektu ciągłego może być projekt o nazwie „Sprawy domowe”, w którym lądują wszystkie zadania do wykonania po pracy, które nie są powiązane z żadnym projektem celowym, np.: Zerwać umowę z Vectrą, Kupić ziemię do kwiatów, Sprawdzić, kiedy są urodziny Zenka itp.

Projekty celowe - do osiągania celów

Jaka jest więc szczegółowa definicja projektu zorientowanego na wyniki? To trochę jak gotowanie z przepisu. Masz składniki (czyli Twoje zasoby), przepis (plan działania) i smaczne danie (czyli cel, który chcesz osiągnąć). Projekt obejmuje szereg zaplanowanych działań mających na celu osiągnięcie określonego rezultatu. Rozbijasz swoją pracę na konkretne zadania, które doprowadzą Ciebie i Twój zespół do osiągnięcia celu. Niezależnie od tego, czy zajmujecie się:

  • budową mostu,
  • przeprowadzeniem kampanii marketingowej,
  • czy zorganizowaniem konferencji,

jeśli ma się określony cel, ramy czasowe i konkretne zadania do wykonania, to nie ma rady - macie do czynienia z projektem.

O czym pamiętać, rozpoczynając projekt celowy

Projekty te mają cechy, o których trzeba koniecznie pamiętać, organizując w nich pracę. Po pierwsze, są unikatowe. Nawet jeśli zbudowałeś już dziesięć domów, jedenasty będzie miał swoje wyjątki i wyzwania. Projekty zorientowane na cel mają także charakter tymczasowy; mają wyraźną datę rozpoczęcia i zakończenia. Ponadto wymagają zasobów – siły roboczej, czasu, pieniędzy itd. W projekty tego typu chodzi zwykle o stworzenie czegoś nowego lub wprowadzenie zmian.

Zakres działań, czas i koszty: te trzy zmienne musisz zawsze wziąć pod uwagę, rozpisując swoją prace w formie projektu celowego - inaczej ciężko będzie ci będzie się zabrać do roboty i posuwać do przodu, nie mówiąc o osiągnięciu sukcesu.

1. Zakres: Zakres to lista zadań koniecznych do wykonania by zrealizować cel. Obejmuje zadania, pod-cele, kamienie milowe i funkcje, które projekt ma osiągnąć. Np. nowy model samochodu może być wyposażony w systemy nawigacji, wielki spojler i skórzane siedzenia, zakres projektu określa, co ma być wykonane, a czym nie trzeba się martwić. Jeśli mieści się w zakresie, jest częścią projektu; jeśli nie, to nawet o tym nie myślimy.

2. Czas: Zwykle projekt celowy ma określony termin, w którym musi zostać ukończony. Niezależnie od tego, czy tworzysz stronę internetową, czy budujesz dom, ograniczenia czasowe gwarantują, że projekt postępuje w stałym tempie, i nie przeciąga się w nieskończoność.

3. Koszt: Każdy projekt działa w ramach budżetu lub ograniczonych zasobów obejmujących wszystko – od materiałów i robocizny po licencje na oprogramowanie i opłaty za konsultacje. Ograniczenia kosztowe zapewniają, że w projekcie nie zostaną przekroczone wydatki, utrzymując finanse pod kontrolą i zapobiegając nieprzyjemnym niespodziankom w przyszłości.

Wyobraź sobie zatem, że budujesz ten upragniony dom. Zakres obejmuje liczbę pomieszczeń, rodzaj podłogi i projekt kuchni. Ograniczenie czasowe gwarantuje, że dom zostanie zbudowany w ciągu, powiedzmy, sześciu miesięcy. A ograniczenia kosztowe sprawiają, że niestety nie będziesz mieć pozłacanej wanny, bo aktualnie Cię nie stać…

Projekty jednorazowe i powtarzalne

Niektóre przedsięwzięcia w życiu prywatnym i w pracy projektów mogą być jednorazowe, ale są też takie, które się powtarzają. Warto wówczas raz zapisać kroki potrzebne do jego realizacji (czyli utworzyć dla takiego projektu powtarzalnego szablon), aby móc w przyszłości zastosować tę samą procedurę i oszczędzić czas. Za pierwszym razem poświęcasz trochę czasu i rozbijasz pracę na zadania prowadzące do osiągnięcia celu i dzięki temu masz zapisaną procedurę na przyszłość. Projektem powtarzalnym czy też cyklicznym może być np.:

  • organizacja konferencji,
  • wdrożenie nowo zatrudnionego pracownika,
  • nagranie odcinka podcastu,
  • rozwój nowej funkcji oprogramowania,
  • pozyskanie i obsługa nowego klienta.

Jakie projekty stworzyć - przykłady projektów, które możesz utworzyć w swojej aplikacji do zarządzania zadaniami, np. w Nozbe

Aplikacja Nozbe jest świetna dla początkujących dzięki swej prostej strukturze i interfejsowi: są projekty i zadania, wewnątrz projektu możesz tworzyć sekcje projektu, aby grupować zadania według etapu lub typu. Następnie wymieniacie się uwagami dotyczącymi konkretnych zadań w komentarzach, aby je zrealizować. I tyle. Poniżej przedstawiamy przykłady projektów, które możesz utworzyć w swoim narzędziu do zadań i projektów, aby ruszyć i nauczyć się takiego sposobu organizowania pracy.

🚀 Marketing & PR - projekt ciągły

Tu umieszczamy wszystkie luźne zadania związane z tym obszarem, a które nie są częścią Twoich marketingowych projektów celowych:

Sekcja: 1. Występy w mediach + zaproszenia

  • Wpis gościnny w magazynie Produktywny Polak
  • Zaproszenie do podcastu Bo czemu nie
  • Wywiad do artykułu w Pulsie Biznesu

Sekcja 2. Regularne zadania

  • Agenda najbliższego spotkania zespołu marketingu
  • Sprawdzić statystyki strony (GA) (zadanie powtarzalne)
  • Sprawdzić poziom konwersji
  • Statystyki profili społecznościowych firmy

Sekcja 3. Strategia i zadania na przyszły miesiąc

  • aktualizacja mailowego onboardingu nowych użytkowników aplikacji,
  • pomysły na przyszłe kampanie,
  • promocja noworoczna - projekt

Sekcja 4. Materiały i linki

  • Ciekawe artykuły do przeczytania w piąteczek
  • Kurs Bartka Popiela: “Twoja Pierwsza Kampania”
  • Brandbook, logo, materiały promocyjne
  • itp.

📆 Urlopy - projekt ciągły

Możesz poprosić pracowników, aby dodali w tym projekcie zadania za każdym razem, gdy będą chcieli wziąć dzień wolny. W ten sposób każdy będzie wiedział, kiedy dana osoba będzie nieobecna. Np. w Nozbe Gertruda utworzy zadanie [Gertruda] urlop 23-29 października (5 dni roboczych), a w komentarzu wpisze szczegóły, deleguje zadanie kadrowemu oraz @wspomni osoby, które z nią blisko współpracują, aby otrzymali powiadomienia i wiedzieli, co ich czeka.

🎙 Nagranie nowego odcinka podcastu - projekt powtarzalny

W tym projekcie możesz utworzyć kilka sekcji, aby podzielić projekt na etapy:

Sekcja: 1. Planowanie i przygotowanie

  • Pomysł na odcinek
  • Sformułuj temat
  • Przygotuj scenariusz
  • Kontakt z gościem odcinka
  • Grafiki potrzebne do późniejszej promocji

Sekcja: 2. Przygotowywanie do nagrania i nagrywanie odcinka

  • Sprawdź i przetestuj sprzęt
  • Wyłącz powiadomienia w telefonie i komputerze
  • Utwórz nowy projekt w programie do nagrywania
  • Przygotuj notatki
  • Poproś domowników/współpracowników o ciszę
  • Idź do toalety
  • Przygotuj wodę
  • Włącz nagrywanie lokalne/backup
  • [Po nagraniu] Zapisz nagranie na Dropboksie

Sekcja: 3. Montaż, eksport i publikacja

  • Wytnij błędy, długie przerwy, nieistotne treści
  • Dodaj intro i outro
  • Wmontuj reklamy
  • Zapewnij stały poziom głośności przez cały odcinek
  • Prześlij odcinek na platformę
  • Przygotuj opis odcinka oraz notatki do odcinka
  • Wygeneruj transkrypcję

Sekcja: 4. Promocja i kontakt ze słuchaczami

  • Opublikuj post na Facebooku,
  • Napisz post na blogu o nowym odcinku,
  • Opublikuj wpis na Linkedinie
  • Napisz do gościa z prośbą o promocję

🙋 Pozyskanie i obsługa klienta - projekt powtarzalny

W takim projekcie możesz spisać w zadaniach całą procedurę pozyskania i obsługi nowego klienta. To będzie Twój szablon na przyszłość - w Nozbe możesz go zapisać i generować z szablonu nowy projekt za każdym razem, gdy pojawia się nowy klient lub czas na pozyskanie nowych leadów.

Sekcja: 1. Pozyskanie

  • Zapisać dane kontaktowe klienta
  • Wysłać pierwszego maila
  • Wysłać drugiego maila
  • Skontaktować się przez Linkedin
  • Umówić się na rozmowę telefoniczną

W innym razie:

  • Przesłać do Nozbe zapytanie ofertowe z maila
  • Zadzwonić do klienta w celu doprecyzowania szczegółów

Sekcja: 2. Oferta, prezentacja

  • Opracować ofertę spełniająca potrzeby klienta
  • Przesłać ofertę (+ aktualizować TU status)
  • Umówić się na spotkanie w celu prezentacji oferty

Sekcja: 3. Umowy i płatności

  • Przygotować umowę
  • Przesłać umowę do podpisu
  • Zapisać umowę w odpowiednim folderze
  • Przygotować proformę
  • Potwierdzić płatność z księgową
  • Przesłać klientowi fakturę

Sekcja: 4. Współpraca / realizacja zamówienia

  • Utworzyć zamówienia dla produkcji
  • Zakup materiałów
  • Realizacja zamówienia
  • Przygotowanie wysyłki
  • Nadać wysyłkę
  • Poinformować klienta o nadaniu
  • Historia korespondencji z klientem w razie problemów

Sekcja: 5. Ocena Satysfakcji Klienta i dalsza współpraca

  • Poprosić klienta o opinię na Google
  • Dopisać klienta do odpowiedniej listy mailingowej

🏠 Nieruchomość XYZ

Jeśli prowadzisz działalność w branży nieruchomości, możesz mieć projekt odpowiadający domom lub mieszkaniom, nad którymi pracujesz. Wśród Twoich zadań znajdą się np.:

  • Umówić się na spotkanie z właścicielem
  • Przygotować umowę
  • Podpisać umowę z właścicielem
  • Umówić się na sesję zdjęciową
  • Przygotowanie przestrzeni i wykonanie zdjęć
  • Przesłać zdjęcia do obróbki,
  • Napisać ogłoszenie
  • Opublikować ogłoszenie w serwisie A
  • Opublikować ogłoszenie w seriwsie B
  • Opublikować ogłoszenie w seriwsie C

Kiedy ludzie zaczną kontaktować się w sprawie kupna lub najmu, możesz stworzyć zadania dla każdego z nich:

  • Klient 4858/2023 Maria Koperek
  • Klient 4859/2023 Adam Szczypiorek
  • Klient 4860/2023 Ronald Rzodkiew
  • Podpisanie umowy przedwstępnej
  • Umówić się z notariuszem
  • Spotkanie z właścicielem
  • Podpisanie umowy
  • Dokumenty i płatności

⏰ Zmiana poranna: 6:00-14:00 - przykład dla kawiarni

Niektórzy tworzą projekty (zwykle projekty cykliczne, generowane na podstawie wcześniej utworzonych szablonów), które stanowią listę zadań do wykonania dla pracownika pracującego na określonej zmianie w określonym dniu, powiedzmy 09.10.2023, Zmiana 6:00-14:00. Poniżej przedstawiamy przykład dla kawiarni, ale równie dobrze może to być przychodnia lekarska, gabinet kosmetyczny czy magazyn:

  • Zablokować system bezpieczeństwa
  • Włączyć ekspresy do kawy
  • Włączyć piekarnik
  • Sprawdzić zapasy i zanotuj rzeczy, które należy uzupełnić
  • Oczyścić i zdezynfekować wszystkie powierzchnie
  • Przygotować kasę fiskalną i terminal
  • Włączyć muzykę
  • Sprawdzić i uporządkować ekspozycję
  • Przygotować pierwsze porcje kawy
  • Uporządkować i uzupełnić stację z dodatkami
  • Sprawdzić Wi-Fi i POS
  • Przejrzeć oferty specjalne i promocje dnia
  • Otworzyć drzwi
  • Pamiętać o powitaniu klientów
  • Monitorować dostawy
  • Wygenerować raport końca zmiany

🙋 Wprowadzenie nowego pracownika - przykład projektu - gotowy szablon

Sekcja 1. Powitanie i wskazówki:

  • Wysłać wiadomość powitalną
  • Przedstawić nową osobę zespołowi
  • Zorganizować oprowadzanie po biurze

Sekcja 2. Formalności i dokumenty kadrowe:

  • Przejrzeć i podpisać umowę o pracę
  • Wypełnić niezbędne formularze podatkowe i finansowe
  • Wybrać przysługujące benefity
  • Przydzielić pierwsze obowiązki

Sekcja 3. Zasady i wartości firmy:

  • Szkolenie BHP
  • Objaśnienie zasad i wartości w firmie
  • Przegląd procedur i protokołów

Sekcja 4. Dane dostępu i logowania

  • Nozbe – aplikacja do zarządzania projektami dla małych zespołów
  • Dropbox - do pracy nad dokumentami
  • GitHub - do pracy nad kodem
  • Przypisać i skonfigurować firmowy e-mail
  • Dostępy do czatu firmowego
  • Kalendarz zespołu

Sekcja 5. Szkolenia i rozwój

  • Zaplanować szkolenia wstępne
  • Zidentyfikować obszary, w których pracownik może potrzebować dodatkowego szkolenia
  • Szkolenia z zakresu używanego oprogramowania i narzędzi
  • Szkolenie z komunikacji asynchronicznej

Sekcja 6. Integracja i wsparcie

  • Zorganizować spotkanie powitalne i integracyjne
  • Przypisać mentora lub opiekuna
  • Zaprosić nowego pracownika na firmowe wydarzenia towarzyskie
  • Zaplanować pierwsze spotkanie kontrolne

Podsumowanie

Jak widzisz, wszystko, nad czym pracujesz Ty i Twój zespół, może być projektem. Musicie tylko ustalić, jak podzielić pracę na projekty i zadania, które należy wykonać. Jeśli okaże się to dla Ciebie trudne, możesz zapisać się na konsultację i wraz z doradcą ds. produktywności Nozbe przygotować pierwszą listę projektów dla swojego zespołu.

Bezpłatna konsultacja w zakresie produktywności, komunikacji w zespole i wykorzystania Nozbe

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywości oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.