Jak zacząć pracę z Nozbe – 10 prostych kroków

Ty i Twój zespół potrzebujecie bezpiecznego miejsca do współpracy i wymiany informacji. Musicie mieć przestrzeń do wygodnego porządkowania pracy. Jako zespół na pewno chcecie efektywnie się komunikować, posuwać projekty do przodu i mieć pewność, że nic wam nigdy nie umknie, prawda?

Potrzebowaliśmy dokładnie tego samego i właśnie dlatego stworzyliśmy Nozbe. Wystarczy więc, że dasz szansę naszemu narzędziu i stworzysz w nim zespołowy system produktywności. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

1. Utwórz konto dla swojego zespołu

Na samym początku, załóż konto (o ile jeszcze go nie masz). Nozbe jest bezpłatne dla zespołów liczących do 5 osób i posiadających do 5 aktywnych projektów. Podczas tworzenia bezpłatnego konta, nie prosimy o dane z karty kredytowej. Niczego więc nie ryzykujesz.

📧 Kliknij tutaj, utwórz konto, określ nazwę użytkownika i nadaj nazwę swojemu zespołowi, a następnie potwierdź swój adres e-mail.

Po wykonaniu tych kroków, zalogujesz się już bez przeszkód do swojego konta w aplikacji. Zrobisz to na komputerze, tablecie, iPhonie lub smartfonie z Androidem.

Teraz możesz już zaprosić do zespołu współpracowników. Na początku, zacznij od tych najbliższych – łatwiej będzie Ci zacząć od mniejszego zespołu.

✅ Aby dodać kogoś do zespołu, wybierz opcję Zaproś nowe osoby do zespołu z menu po lewej stronie. Wpisz adres e-mail wybranej osoby/osób i kliknij „Dalej”. Otrzyma ona wiadomość e-mail z zaproszeniem do zespołu. Możesz też użyć specjalnego kodu zapraszającego.

Zapraszanie osób do zespołu za pomocą e-maila

Szczegółowe informacje nt. zapraszania nowych członków zespołu znajdziesz na naszej stronie pomocy. Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy lub będziesz potrzebować pomocy, skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta pod adresem pytania@nozbe.com. Z przyjemnością Ci ze wszystkim pomożemy!

2. Stwórz pierwsze projekty, aby wytyczyć cele

W zasadzie wszystko, nad czym pracujesz, jest projektem. Może to być kampania, klient, produkt, wydarzenie, pomysł na rozwój biznesu… Cokolwiek! Zanim jednak zabierzesz się za realizację, projekt musi być dobrze zdefiniowany. Zastanów się, jakie cele masz do zrealizowania w najbliższym czasie i stwórz dla nich projekty w Nozbe.

✅ Tworzenie nowego projektu w Nozbe jest bardzo proste. Aby to zrobić, użyj opcji + Dodaj nowy projekt w menu po lewej stronie, aby wyświetlić okno tworzenia projektu. Nowy projekt możesz też utworzyć, wchodząc na listę wszystkich projektów za pomocą przycisku “WIĘCEJ” z menu po lewej stronie i wybierając ikonę +.

Tworzenie pierwszych projektów

Domyślnie, w bezpłatnej wersji Nozbe, każdy w zespole ma dostęp do nowych projektów. Decydując się na konto Premium, możesz ograniczać widoczność projektów do wybranej grupy osób lub wyłącznie do siebie.

Pamiętaj też, że nie wszystkie projekty muszą być częścią Twojego przepływu pracy, ani nie muszą być wykonywalne. Niektóre z nich mogą pełnić po prostu rolę katalogów pomysłów, dokumentów czy materiałów.

3. Wypełnij projekty zadaniami - aby każdy wiedział, co jest do zrobienia

Każdy projekt składa się z listy kroków wymaganych do jego ukończenia, prawda? Na pewno kilka z nich przychodzi Ci do głowy już teraz. Stwórz listę rzeczy wymagających realizacji i dodaj je jako zadania do projektu. Nie martw się, jeśli o czymś zapomnisz – możesz dodać kolejne rzeczy w każdej chwili - już po utworzeniu projektu.

✅ Aby utworzyć zadanie, wejdź do projektu, klikając w jego nazwę na liście projektów. W prawym dolnym rogu widoku znajduje się przycisk z symbolem plusa. Użyj go, aby dodać zadanie.

Dodawanie nowego zadania

Tworząc zadanie, pamiętaj, by nadać mu precyzyjną nazwę, by każdy w zespole wiedział, czego ono dotyczy.

Możesz dodać szczegóły do tego zadania, aby zawrzeć więcej informacji i ustawić dla niego termin wykonania.

Ustawianie terminu wykonania

Możesz też ustawić przypomnienie, aby otrzymać powiadomienie o tym zadaniu w określonym czasie. Wybierz jedną z proponowanych opcji lub wpisz dokładną datę i godzinę, określając, kiedy Nozbe ma Ci przypomnieć. Gdy nadejdzie czas, dostaniesz powiadomienie w aplikacji mobilnej, a zadanie pojawi się w widoku Przychodzące.

4. Komunikacja przez zadania - usprawnij przepływ informacji w zespole

Aby płynnie realizować projekty, warto dobrze opisać zadania i wskazać, kto wykona je najlepiej. Jeśli to Ty będziesz pracować nad zadaniem, możesz użyć komentarzy do zadania, by zapytać specjalistę z zespołu o poradę lub informację zwrotną.

Czasami zadanie jest na tyle proste, że wystarczy sama nazwa, aby Twój współpracownik dokładnie wiedział, co ma zrobić.

Jeśli do rozpoczęcia pracy nad zadaniem wymagane są bardziej szczegółowe informacje, możesz umieścić je w komentarzach do tego zadania. Komentarze są jedną z najpotężniejszych funkcji w Nozbe. Oprócz komentarzy tekstowych możesz dodawać zdjęcia, pliki oraz inne załączniki. Jeśli zadanie jest bardziej złożone, możesz podzielić je na kilka mniejszych kroków w formie listy kontrolnej.

✅ Aby dodać komentarz, otwórz zadanie i kliknij w okienko Dodaj komentarz. Opcje u dołu pokazują, że możesz dodawać tekst, listy kontrolne, listy numerowane oraz pliki.

Po określeniu szczegółów zadania, przypisz je osobie, która będzie odpowiedzialna za realizację i poproś, aby powiadomiła Cię, gdy skończy lub napotka jakiekolwiek problemy. Tutaj. W tym zadaniu.

Komunikacja poprzez zadania

Porównałabym projekty i zadania w Nozbe do folderów i segregatorów w biurze mojej mamy w latach 80. Wszystko zebrane w jednym miejscu. Znajdują się w nich wszystkie materiały, do których zawsze można wrócić i które zawierają całą historię danego zadania. Jest to praktyczne np. gdy do zespołu dołącza ktoś nowy. W ramach zadań możesz:

  • toczyć dyskusje w komentarzach,
  • przekazywać i prosić o informacje zwrotne,
  • dodawać pliki, obrazy i linki.

Wszystko pozostanie tam na zawsze, ponieważ możesz wyszukiwać i przywracać zadania nawet po ich ukończeniu. Najlepsze jest to, że dzięki aplikacjom na wszystkie urządzenia masz dostęp do swoich projektów z każdego miejsca na ziemi.

Tytuł tego akapitu to „Komunikacja przez zadania” - w jej ramach pracujemy w zadaniach, i omawiamy szczegóły w komentarzach. W Nozbe cenimy sobie ten sposób komunikacji i po stokroć wolimy go od spotkań, rozmów, e-maili i wszystkiego innego. Więcej na ten temat przeczytasz w tym poście na naszym blogu.

5. Z łatwością zarządzaj firmowymi projektami i zadaniami - aplikacja do zarządzania zadaniami

Mając długą listę projektów, warto je jakoś uporządkować.

Aby być na bieżąco ze wszystkimi postępami w projekcie, możesz dodać go do obserwowanych. Wówczas zobaczysz informacje o każdej, nawet najmniejszej zmianie w projekcie w widoku Aktywność. W Nozbe, automatycznie obserwujesz każdy utworzony przez siebie projekt.

A co z projektami założonymi przez inne osoby z zespołu? Możesz ręcznie dodać te projekty do obserwowanych, o ile zależy Ci na śledzeniu ich postępów.

✅ W tym celu, wejdź do projektu, wybierając jego nazwę z listy projektów i użyj przycisku Obserwuj u dołu widoku.

Jeśli chcesz skupić się na wybranym projekcie możesz dodatkowo dodać go do Ulubionych.

✅ Aby oznaczyć projekt jako Ulubiony, otwórz go i wejdź do jego menu za pomocą ikony z trzema kropkami obok nazwy. Opcja Ulubiony jest oznaczona serduszkiem ❤️.

Dodawanie projektu do ulubionych

Oczywiście, możesz też dodać projekt do obserwowanych lub ulubionych w widoku Aktywność.

following a new project

Innym rozwiązaniem pozwalającym utrzymać ład i porządek w Nozbe są Sekcje projektu. Umożliwiają one podział projektów na bloki tematyczne, etapy lub kamienie milowe.

✅ Aby utworzyć nową sekcję, otwórz projekt, przejdź do jego menu, klikając ikonę trzech kropek u góry widoku i wybierz Dodaj sekcję.

create a section

Po utworzeniu sekcji, możesz przenieść do nich istniejące zadania za pomocą przycisku Sekcje w szczegółach zadania, lub przenieść je metodą przeciągnij i upuść.

👉 Jeszcze jedno: tworząc nowe zadanie, możesz kliknąć ikonę + w wybranej sekcji, aby dodać nowe zadanie bezpośrednio do tej sekcji.

Ponadto, możesz także użyć tagów, które służą do grupowania zadań z różnych projektów w blokach niezwiązanych z projektem lecz z konkretną osobą, miejscem lub narzędziem wymaganym do ich realizacji. Jednym z najlepszych przykładów jest „telefon”, który może być narzędziem wymaganym do realizacji zadań z wielu różnych projektów. Możesz też stworzyć tag z nazwą klienta, aby pogrupować wszystkie powiązane z nim zadania.

✅ Jak stworzyć pierwszy tag? To bardzo proste! Z menu po lewej stronie stronie wybierz przycisk Dodaj nowy tag.

Tworzenie nowego tagu

✅ Tag do zadania możesz przypisać bezpośrednio w jego szczegółach. W tym celu kliknij przycisk Tagi u góry widoku zadania i wybierz istniejący tag z listy.

6. Bądź zawsze na bieżąco – widok Aktywność

Widok Aktywność jest bardzo ważnym widokiem w aplikacji Nozbe. Odwiedzaj go regularnie, aby być na bieżąco ze wszystkimi najnowszymi działaniami we wszystkich projektach i zadaniach, które obserwujesz. Tu będziesz również otrzymywać informacje o nowo utworzonych projektach.

Jeśli jesteś menadżerem lub liderem zespołu, widok ten powinien stać się Twoim “domem”. W Aktywności, możesz wnosić swój wkład w zadania, przekazywać informacje zwrotne i pomagać zespołowi tam, gdzie tego potrzebuje, a przede wszystkim - monitorować postępy w pracy.

Aby zobaczyć, nad czym pracuje konkretna osoba, przejdź do widoku Zespół i wybierz tę osobę. Zobaczysz listę wszystkich zadań przypisanych tej osobie z projektów, do których obydwoje macie dostęp. Pamiętaj, że jeśli masz konto Premium, mogą istnieć projekty, do których nie zostałeś zaproszony i nie możesz mieć wglądu w zawarte tam zadania. Jeśli jesteś użytkownikiem konta Nozbe Free masz dostęp do wszystkich projektów, które zostały stworzone przez Twój zespół.

7. Regularnie przeglądaj swoje zadania – widok Przychodzące

Widok Przychodzące pełni rolę centrum zarządzania i komunikacji – jest to miejsce, do którego trafiają wszystkie rzeczy wymagające Twojej uwagi. Zobaczysz tutaj:

  • swoje zadania na dziś i po terminie,
  • zadania przypisane Tobie,
  • te, w których ktoś Cię wspomniał,
  • zadania, dla których masz przypomnienie.

Staraj się regularnie przeglądać Przychodzące i decyduj, co chcesz zrobić z zadaniami, które tam trafiają. Pamiętaj jednak, że miejsce to nie powinno służyć przechowywaniu zadań.

8. Bądź swoim własnym szefem – Twoje priorytety

Pora zająć się Twoimi Priorytetami. Tylko Ty możesz zdecydować, które zadanie oznaczyć jako priorytet. Niektóre osoby oznaczają gwiazdką (jako priorytety) tylko te zadania, którymi chcą się zająć w dniu dzisiejszym. Inni umieszczają w nich zadania, które chcą zrealizować w bieżącym tygodniu. Każdy z nas ma swój własny system. Ważne jednak, by go mieć!

👉 Uwaga: możesz oznaczać gwiazdką nawet te zadania, które nie zostały Ci przypisane. Możesz dodać zadanie do priorytetów, aby mieć pewność, że ktoś je wykona lub po to, by śledzić postępy w jego realizacji.

9. Nie przegap niczego dzięki Przypomnieniom

Co zrobić z ważnymi zadaniami, których nie chcesz oznaczać gwiazdką? Ustaw dla nich przypomnienie! Załóżmy, że masz zadanie, którym chcesz się zająć w najbliższą środę, ale nie chcesz dodawać go do swojej listy Priorytetów, by zanadto jej nie obciążać. Co zrobić? To proste!

✅ Przejdź do tego zadania i z sekcji szczegółów u góry wybierz opcję Przypomnij mi. Ustaw przypomnienie na najbliższą środę, aby otrzymać powiadomienie w tym dniu.

Reminder

10. Komunikacja przez zadania raz jeszcze - jak usprawnić współpracę w zespole

Stworzyliśmy Nozbe po to, aby ułatwiać zespołom komunikację i realizację zadań i projektów. Główną ideą leżącą u podstaw naszej aplikacji jest komunikacja przez zadania, która jest najlepszym sposobem pozwalającym się rozwijać nowoczesnym zespołom.

Aby sprawnie realizować projekty, w naszym zespole komunikujemy się właśnie poprzez zadania. Dzięki temu, mamy wszystko, co jest potrzebne do realizacji naszych celów biznesowych w jednym miejscu.

  • Dyskusje związane z zadaniem toczą się w komentarzach do tego zadania.
  • Przekazujemy informacje zwrotne i opinie poprzez dodawanie komentarzy do zadań. Zadajemy pytania i otrzymujemy rozwiązania bezpośrednio w zadaniach.
  • Zarządzamy odpowiedzialnością wewnątrz zadań, delegując poszczególne zadania lub etapy zadań odpowiednim osobom z zespołu.
  • Następnie, realizujemy te zadania.

Wszystko jest ustrukturyzowane, łatwe do śledzenia i wykonalne. Po otwarciu projektu widać wyraźnie, co się dzieje, kto i za co jest odpowiedzialny i jak wyglądają postępy w każdym zadaniu.

Teraz pora, by Twój zespół przystąpił do realizacji waszych zadań i projektów. Wykonaj kroki opisane w artykule i stwórz system, który przyniesie Wam jak najlepsze rezultaty. A jeśli będziecie mieć jakiekolwiek pytania lub wątpliwości:

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywości oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.