Pracujesz w branży ubezpieczeniowej lub podobnej i zastanawiasz się, jak wykorzystać Nozbe do pracy z klientami? W tym poście przedstawimy kilka metod i schematów, które mogą pomóc agentom ubezpieczeniowym i innym osobom działającym w tej branży działać skuteczniej i w sposób bardziej uporządkowany.
Wpis ten powstał na podstawie porad i doświadczeń członków naszej polskojęzycznej grupy na Facebooku.
Kłopot Krzysztofa
Krzysztof, specjalista ds. ubezpieczeń i inwestycji, certyfikowany doradca European Financial Guide pracujący głównie w zakresie ubezpieczeń na życie oraz grupowych, szukał dobrego rozwiązania w Nozbe dla swojej branży. Zależało mu w dużej mierze na utrzymaniu relacji ze swoimi klientami: przypomnień, kiedy klient ma urodziny, kiedy warto się z nim wybrać na lunch, co się u niego dzieje.
Przeniósł on większość swoich projektów do Nozbe, ale nie miał pomysłu, jak nimi zarządzać i realizować w naszej aplikacji. Trudność polegała na tym, że:
“w jednej chwili mam ok. 30-40 klientów na różnych etapach (1 spotkanie, oferta, negocjacje, finalizacja etc.). Czy do ok. 50 otwartych już projektów powinienem dodać te ok. 40 osób, które de facto będą się dynamicznie zmieniać (czasami jadę na spotkanie i sprawę z klientem zamykam w 1 dzień, a czasami jest to miesiąc)?"
Najtrudniejszy pierwszy krok - budowa systemu
Główny wniosek i pierwszy krok do sukcesu to kwestia wyrobienia nawyku zapisywania wszystkiego i odhaczania w Nozbe. A jeszcze wcześniej: poświęcenie dnia, aby przygotować grunt, przenieść wszystkie dane do aplikacji i ustrukturyzować projekty i zdania za pomocą etykiet, kategorii i dat.
Trzeba wziąć pod uwagę wiele scenariuszy - najlepiej wypisać je, aby móc optymalnie opracować swój system - i liczyć się z początkowymi komplikacjami:
“W ciągu dnia wpada mi kilkanaście spraw, np.: oddzwonić do …, wysłać OWU dla …, sprawdzić płatności na polisie … i, żeby było prościej (bo to przecież jedna czynność), zacząłem kumulować to w projekcie “Sprawy bieżące”, robiąc ponownie bajzel :)"
Aby tego uniknąć, zastanów się nad poniższymi sugestiami:
Porada Radka - 1 klient = 1 projekt oraz etykiety
Pierwszy pomysł polegał na tym, aby dla każdego klienta utworzyć osobny projekt. Do tego, Radek zasugerował utworzenie etykiet: spotkanie, oferta, negocjacje, finalizacja itp. i przypisywanie ich projektom będących na odpowiednim etapie.
W takim układzie dwoma ruchami można odfiltrować klientów, którzy są np. na etapie “oferta” i zająć się przygotowywaniem ofert albo zająć się telefonowaniem do klientów z etykietą “spotkanie”. Oczywiście po umówieniu się, warto w projekcie danego klienta dodać zadanie ze szczegółami spotkania oraz datą i godziną umówienia oraz ustawić przypomnienie.
Do tego rozwiązania przyłączyła się też Monika, która bazuje na sortowaniu projektów:
“Ja także mam 1 projekt dla 1 klienta co daje czasem po 100-150 projektów. Sama zwykle nazywam projekty datami i układam alfabetycznie, ale można też nazywać je nazwiskami i sortować wg alfabetu. Czasem w ciągu jednego dnia mam do zrobienia 20-30 małych zadań (np. telefon, e-mail czy przelew) z różnych projektów. Bez uporządkowanego systemu byłoby to nie do ogarnięcia."
Zamiast etykiet można użyć także kategorii do grupowania zadań
Jeżeli zdecydujesz się na układ 1 klient = 1 projekt, wiadomo, że projekt będzie żył. Każdy nowy etap pracy z klientem powinien być reprezentowany konkretnym zadaniem. I tu zamiast zalecanych przez Radka etykiet, można wykorzystać kategorie.
“Składzik” dla zadań odpowiadających kolejnym etapom możesz mieć w osobnym projekcie np. “Etapy pracy z klientem - polisa na życie”. Jeśli dokładnie przygotujesz sobie w takim projekcie zadania, wystarczy potem, że wejdziesz do niego, sklonujesz odpowiednie zadanie (z przypisaną już kategorią np. spotkanie, telefon, VIP, [nazwa dzielnicy] - pamiętaj, że do jednego zadania możesz przypisać kilka kategorii), dwoma ruchami przypiszesz klon do projektu konkretnego klienta i dodasz datę, o ile tego wymaga.
Kiedy będziesz potrzebować, wejdziesz do widoku Ty+Zespół, przejdziesz do widoku swoich zadań, przefiltrujesz listę po kategorii “[dzielnica miasta]” lub “telefon” i już możesz ruszać w miasto albo chwytać za telefon.
Porada Łukasza: 1 klient = 1 projekt oraz szablony
Łukasz napisał:
“Zdecydowanie 1 klient - 1 projekt, w ostatecznej ostateczności 1 sprawa - 1 projekt. Przy korzystaniu z szablonów to bajka - tym bardziej, że termin rozpoczęcia każdego kolejnego etapu możesz już w szablonie ustawić jako np. “za 2 tygodnie”.
Mam szablon projektu przyjęcia klienta (umowa, zapis danych, przydzielenie opiekuna itd.). W każdym szablonie mam “zadanie kontrolne” zapisane jako Priorytet (Next Action). W ten sposób widzę, którego klienta mam jeszcze “niezakończonego formalnie” i gdzie trzeba coś uzupełnić. Nie jest to arcydokładne, bo muszę wejść do projektu i sprawdzić, co jeszcze jest do uzupełnienia, ale za to nie muszę za każdym razem żonglować gwiazdkami."
Jeśli pomysł z zadaniem kontrolnym Ci nie pasuje, i tak zachęcamy do korzystania z szablonów! Jeśli każdy klient to podobne kroki, możesz przygotować szczegółowy szablon (pamiętaj że daty wykonania zadania dodawane w szablonie są względne i wyznaczają okres od dziś do ustawionego deadline’u) i generować z niego nowy projekt za każdym razem, gdy pojawia się nowy kontrahent.
Propozycja Mariusza: jeden wspólny projekt
Taki sposób zawęża nieco pole działania - ciężej sortować klientów i odpada możliwość wykorzystania etykiet, ale dla niektórych właśnie to może być rozwiązanie optymalne.
Mariusz napisał:
“Można by jeszcze spróbować zrobić jeden zbiorczy projekt dla wszystkich klientów, w nim utworzyć zadania ponazywane nazwiskami klientów, a wewnątrz tychże dodać komentarze w formie listy kontrolnej, gdzie będziesz móc odhaczać to, co już załatwiłeś i dynamicznie edytować treść komentarzy, jeśli w przypadku jakiegoś klienta pojawi się sprawa do załatwienia.”
W tym miejscu warto przypomnieć, że w Nozbe w mig można przekształcić zadanie w projekt, więc kiedy jeden z klientów lub jedna ze spraw okaże się wyjątkowo skomplikowana możesz kilkoma ruchami utworzyć projekt, który zawierać będzie wszystkie dane z zadania. Ponieważ po zmianie w projekt zadanie znika, chcąc zachować zadanie w projekcie zbiorczym (np. w celach statystycznych), sklonuj je najpierw i dopiero klon zadania zmień w projekt.
Uważnie i konsekwentnie dbaj o swój system
Bez względu na to, które rozwiązanie sprawdzi się w Twoim przypadku, pamiętaj, że szybko możesz się pogubić, jeśli nie będziesz zapisywać i notować wszystkiego w odpowiednich projektach w Nozbe oraz przeprowadzać codziennych i cotygodniowych podsumowań.
Jeśli interesują cię wskazówki z zakresu wykorzystania Nozbe w innych branżach, zachęcamy do lektury.
