Widok Przychodzące w Nozbe - Twój automatyczny, wirtualny asystent

Otrzymuj przypomnienia, informacje i aktualizacje na temat swoich zadań w Nozbe. Sprawdź siłę widoku Przychodzące i pozwól Nozbe zapamiętywać terminy i wydarzenia za Ciebie.

Dlaczego korzystasz z narzędzi do zarządzania projektami, list zadań i aplikacji zwiększających produktywność? Myślę, że głównym powodem jest chęć posiadania zaufanego systemu, w którym wszystko jest uporządkowane i łatwo wyszukiwalne, i który pozwala bezstresowo ogarnąć każde zobowiązanie.

Do powyższych zalet dodałabym jeszcze: oszczędność czasu, możliwość automatyzowania procesów i planowania pracy na dany dzień, tydzień oraz miesiąc.

Zaprojektowaliśmy Nozbe, aby radziło sobie z tym wszystkim, a jednym z głównych elementów, które to umożliwiają, jest widok Przychodzące.

Widok Przychodzące - co to takiego?

Prowadzi do niego jeden z czterech “kafelków” w górnej części lewego panelu. Przychodzące to miejsce, gdzie trafiają wszystkie sprawy, które wymagają Twojej uwagi.

Ma funkcjonować jak Twój wirtualny asystent w Nozbe, który będzie Cię informował o zaległych zadaniach i przypominał o nadchodzących zobowiązaniach.

Widok Przychodzące działa najlepiej, jeśli dodajesz terminy wykonania do swoich zadań i regularnie używasz przypomnień, aby pamiętać o rzeczach, które należy załatwić zanim nadejdzie deadline dla danego zadania.

Załóżmy, że jest kwiecień, a artykuł lub zadanie musisz przesłać do 16 maja. Należałoby zacząć pisać już od 2 maja, żeby się nie spóźnić. Ustalasz więc termin wykonania zadania na 16 maja, a przypomnienie na 2 maja, aby mieć 2 tygodnie na napisanie i zredagowanie tekstu.

Pamiętaj, że możesz dodawać własne przypomnienia do zadań, które są przypisane innym osobom w zespole. Rób to zawsze wtedy, gdy chcesz monitorować postępy w danym zadaniu.

Jak działa widok Przychodzące

Widok Przychodzące służy zatem jako Twój wirtualny asystent lub centrum powiadomień w Nozbe. Zadania w tym widoku są elegancko uporządkowane w sekcjach:

  • Na dziś - tutaj wylądują wszystkie Twoje zadania z wyznaczonym na dziś terminem. Przeglądaj uważnie te zadania i decyduj, czy chcesz je wykonać teraz, odłożyć na potem, a może dodać komentarz i kontynuować pracę nad nimi…
  • Po terminie - w tej sekcji pojawią się zaległe zadania. Jeśli masz szczęście 😎 i nie masz żadnego zadania po terminie, nie zobaczysz tej sekcji w swoich Przychodzących.
  • Przypomnienia - tu trafiają wszystkie zadania, dla których masz ustawione przypomnienie z dzisiejsza datą.
  • Przypisane tobie - zobaczysz tę sekcję tylko wtedy, jeśli pracujesz z zespołem - obejmuje zadania delegowane Ci przez innych użytkowników.
  • Zadania, w których Cię wspomniano - komentarz jest chyba zbędny :)​Tutaj lądują wszystkie zadania, w których ktoś wspomniał o Tobie(@nazwa_użytkownika) – widoczna jest także tylko wtedy, gdy jesteś częścią zespołu w Nozbe.

Teraz do Ciebie należy decyzja, co z zrobić z tymi zadaniami. Pamiętaj – zadanie pozostanie w widoku Przychodzące, dopóki nie przejrzysz go ręcznie – za pomocą pomarańczowego przycisku po prawej stronie…

Orange review button

…albo gdy nie dodasz nowego komentarza lub nie zmienisz któregoś z jego parametrów.

Pamiętaj, że widok Przychodzące to nie miejsce do przechowywania zadań. Warto regularnie go przeglądać i przetwarzać zadania, które tam widzisz. Utrzymanie porządku w tym widoku pomoże Ci osiągnąć najwyższą wydajność!

Widok Przychodzące jeśli pracujesz w zespole

Jak już wspomniałam, widok Przychodzące jest nieco bardziej dynamiczny, jeżeli współpracujesz z innymi osobami w Nozbe. Mechanizm ma wtedy więcej możliwości, ponieważ informuje Cię nie tylko o terminach i datach, ale także o ruchach innych osób: przydzieleniu Ci zadania, @wzmiance o Tobie lub całej @grupie w komentarzu itp.

Zadanie pojawi się w widoku Przychodzące, gdy osoby z zespołu będą potrzebować Twojej pomocy lub opinii i na odwrót. Gdy potrzebujesz, aby współpracownik odpowiedział na Twoje pytanie lub pomógł Ci w realizacji zadania - @wspomnij o nim w komentarzu, a to zadanie natychmiast pojawi się w jego widoku Przychodzące. Nikt nie przegapi zadań, które delegujesz, ponieważ zadanie, które zlecisz innej osobie, trafia bezpośrednio do jej Przychodzących.

Jednak uwaga, wszystko zadziała tylko pod warunkiem, że każdy regularnie sprawdza swój widok Przychodzące. To musi być wasz zespołowy nawyk! W przeciwnym razie współpraca i przepływ informacji w waszym zespole w Nozbe spali na panewce.

Widok Przychodzące, jeśli pracujesz w pojedynkę

Ponieważ Nozbe to także doskonałe narzędzie dla freelancerów, osób prowadzących jednoosobową działalność i pojedynczych użytkowników, którzy po prostu chcą się zorganizować, widok Przychodzące także sprawdza się w zespole 1-osobowym.

W takim przypadku w widoku Przychodzące nie zobaczysz w prawdzie sekcji „Przypisane Tobie” i „Zadania, w których Cię wspomniano”, ale nadal możesz używać go jako swego centrum powiadomień o zadaniach z datami i przypomnieniami. Aby mechanizm zadziałał, musisz jednak pilnować, aby dla większości zadań ustawiać terminy wykonania oraz przypomnienia, jeśli tego wymaga sytuacja.

Za każdym razem, gdy masz jakieś zaległe zadania lub zobowiązania z terminem wyznaczonym na dziś - zobaczysz je w widoku Przychodzące. W ten sposób każdego ranka masz prawie gotowy plan dnia z zestawem zadań do wykonania.

Jak przetwarzać informacje w widoku Przychodzące

Radzimy koniecznie przeglądać po kolei wszystkie zadania, jakie trafiły do widoku Przychodzące i decydować od razu, co z nimi zrobić.

  • ✓ Jeśli coś wymaga jedynie szybkiej akcji - po prostu zrób to i oznacz jako wykonane.
  • ⭐️ Możesz przenieść ważne zadania, na których chcesz się wkrótce skoncentrować, do swoich Priorytetów - w ten sposób zostaną one oznaczone jako Przejrzane.
  • 🗣 ​Możesz dodać komentarz do zadania, które nie jest tak ważne, aby znaleźć się na liście priorytetów, ale nie może być również ukończone, ponieważ nadal nad nim pracujesz. Komentarz powinien zawierać informacje o tym, co zostało zrobione, a czego brakuje. Chcesz notować postępy - dla siebie lub innych członków zespołu. Po dodaniu komentarza zadanie zostanie oznaczone jako Przejrzane.
  • ❤️ Innym pomysłem jest dodanie reakcji. W Nozbe zazwyczaj dodajemy reakcje do zadań, w których ludzie nas wspominają, używając wzmianki @wszyscy (co oznacza wszystkich w zespole – zwykle po to, by coś ogłosić i upewnić się, że każdy otrzyma powiadomienie) lub tagując całą grupę użytkowników. Dodanie reakcji powoduje również oznaczenie zadania jako „Przejrzane”.

Podsumowując

Teraz wiesz już, jak widok Przychodzące w Nozbe może pomóc Ci zapamiętywać rzeczy, planować pracę i nie przegapić żadnego deadline’u.

Pamiętaj jednak, że idea widoku Przychodzące działa tylko wtedy, gdy Ty i Twój zespół sprawdzacie go regularnie i traktujecie jako swoje centrum zarządzania w Nozbe.

Jeśli masz jakieś pytania, napisz komentarz poniżej lub wyślij do nas e-maila na support@nozbe.com, a pracownik obsługi klienta z chęcią posłuży Ci pomocą.

Magda
Radośnie (i skutecznie) praktykuje pracę zdalną w Nozbe od 2013 r. Nieustannie poszerza wiedzę nt. tworzenia zdrowych warunków pracy, produktywości oraz współpracy w zespole. W Nozbe zajmuje się content marketingiem i promocją. Współprowadzi podcast 'Nie Ma Biura'. Ekstrawertyczna, neurotyczna wegetarianka i feministka z co najmniej 189 wadami.