Mira cómo el equipo de Nozbe utiliza las tecnologías modernas para comunicarse mejor y lograr más objetivos.
La pirámide de la comunicación en líneas generales
En lugar de seguir el estilo de comunicación de ancho de banda alto y bajo que es tan popular en las oficinas tradicionales, en Nozbe nos dimos cuenta de que en realidad hay cinco niveles de comunicación. Todos ellos varían entre “ancho de banda más alto” y “ancho de banda más bajo”. Son incluso más fuertes ahora en el siglo XXI, ya que hay aplicaciones y tecnologías que nos ayudan a comunicarnos mucho mejor que antes. Vamos a explicar estos niveles a continuación.
Nivel 1 — Hecho y fuera
El nivel “Trabajo profundo”
Este es el núcleo de lo que hacemos. En un mundo perfecto pasaríamos la mayor parte de nuestro tiempo de trabajo en este nivel. Aquí, nadie nos interrumpen en absoluto. Nos centramos en nuestro trabajo y una vez hecho, lo enviamos a otros miembros del equipo. En este nivel nos comunicamos a través del trabajo que hacemos.
Nivel 2 — Bucles de comunicación de resultados
El nivel “Comunicación de resultados, por favor”
Así es como conseguimos nuestra comunicación de resultados. En una oficina tradicional la gente usaría el correo electrónico: haces tu trabajo y se lo envías a alguien por correo electrónico para que te hagan llegar sus comentarios. En este nivel, no esperas una respuesta inmediata a tu trabajo. Simplemente quieres una comunicación de resultados y quieres que la otra persona te la envíe cuando le venga bien dentro de un plazo razonable de tiempo. Aun así no interrumpes, pero necesitas la ayuda de otra persona. En este nivel nos comunicamos mediante la comunicación de resultados.
Nivel 3 — Ida y vuelta
El nivel “Mensajería directa”
Aquí es donde queremos que nuestra comunicación de resultados sea casi inmediata. En las oficinas tradicionales la gente simplemente se acerca a alguien, pero gracias a la tecnología podemos usar aplicaciones de mensajería directa en su lugar. De esta manera no interrumpimos tanto a la otra persona, pero le hacemos saber que necesitamos su atención muy pronto. En este nivel nos comunicamos a través de mensajes cortos para lograr nuestros objetivos.
Nivel 4 — Comunicación de resultados inmediata
El nivel “Háblame”
Aquí es donde necesitamos discutir algo, pero no necesitamos el 100 % de la atención de la otra persona. En este nivel utilizamos la mensajería de voz. En las oficinas tradicionales la gente usaría una llamada telefónica. De esta manera, la persona al otro lado puede participar en una actividad insignificante (como caminar o conducir) y aún así darnos su opinión muy rápidamente. En este nivel nos comunicamos más rápido pero todavía estamos tratando de respetar el espacio de la otra persona.
Nivel 5 — Reuniones
El nivel “Cara a cara”
Aquí es cuando nos reunimos cara a cara. Como puedes ver, este debería ser nuestro último recurso y no nuestro nivel predeterminado. Aquí es donde nos encontramos cara a cara y estamos 100 % involucrados en la conversación y en el circuito de comunicación de resultados. Aquí es donde damos y requerimos toda nuestra atención al asunto que se debate. En este nivel nos comunicamos muy rápido, pero pagamos las consecuencias. Por eso en Nozbe usamos este método con mucha moderación y solo para las reuniones realmente necesarias.
Hay una razón por la que lo llamamos pirámide
A esto le llamamos nuestra «Pirámide de comunicaciones» para reflejar cómo queremos comunicarnos realmente dentro de nuestro equipo:
- queremos pasar el mayor tiempo posible en el nivel 1
- antes de pasar al nivel 2 y pedir comunicación de resultados
- después pasamos al nivel 3 para arreglar las cosas
- y hablamos de algunas cosas en el nivel 4
- y luego pasamos al nivel 5 para involucrar realmente a todas las personas necesarias.
En un mundo ideal pasaríamos la mayor parte de nuestro tiempo en el nivel 1, un poco menos en el Nivel 2, mucho menos en el nivel 3 y lo menos posible en los niveles 4 y 5.
De esta manera, conseguimos que todos los miembros de nuestro equipo hagan más, interrumpiéndolos menos y obteniendo las comunicaciones de resultados cuando es realmente necesario.
Sí, es más fácil decirlo que hacerlo. Afortunadamente hay grandes aplicaciones y tecnologías que nos ayudan a configurar estos niveles de comunicación y profundizaré en cada nivel en mi libro “No Office Apps” (Aplicaciones sin oficina) (publicado en inglés)
