Al trabajar en equipo, tu productividad se ve afectada por las decisiones y hábitos de los demás miembros. Incluso si eres muy eficiente y siempre cumples con los plazos de entrega, el equipo en su conjunto podría tener dificultades para comunicarse y entregar las cosas a tiempo. Si a tus compañeros de equipo y a ti os resulta difícil hacer las cosas juntos, sigue leyendo y verás cómo puede ayudarte Nozbe.
1. Estructura tu flujo de trabajo
Uno de los principales problemas en la colaboración en equipo es la falta de un sistema compartido. Tener un sistema compartido permite que todos los miembros del equipo estén en la misma página y sepan qué hacer y en qué están trabajando los demás. En Nozbe, hemos establecido un sistema de este tipo y funciona así:
- Cualquier cosa que tenga que hacer tu equipo es un proyecto.
- Cada proyecto se divide en tareas realizables.
- Cada tarea tiene una persona que es responsable de ella.
- Cada tarea debe tener una fecha límite (que se establece de manera pesimista para evitar el posible estrés y el retraso).
- Se adjuntan todos los documentos y archivos relacionados con una tarea.
- Para garantizar el orden y la seguridad de los datos, utiliza una herramienta fiable: ¡como Nozbe!
Consejo: Si le das una oportunidad a Nozbe, tendrás todos tus proyectos de equipo en un sistema de confianza accesible desde todos los dispositivos. Tus datos estarán seguros y la comunicación de tu equipo será transparente.
2. Elimina el correo electrónico como vehículo de comunicación interna
El correo electrónico es malo para tu equipo y para ti; ya recibimos demasiados correos electrónicos sobre cosas que no nos importan en ese momento, y además, nuestros correos electrónicos pueden mezclarse con otra correspondencia del mundo exterior y cuentas de correo electrónico no deseado.
Para resolver este problema, diseñamos una nueva forma de comunicarnos: usamos el correo electrónico para el mundo exterior y Nozbe para la “comunicación interna”.
Al compartir proyectos y tareas, tenemos más transparencia. La gente ve lo que está pasando en cada proyecto y quién es responsable de qué. Todo está claro. Evitamos totalmente todos estos problemas de que alguien no copie a alguien en algo u olvide a un compañero de equipo.
Consejo: Si un correo electrónico es procesable, siempre puedes enviarlo a Nozbe y tratarlo como una tarea.
3. Colabora eficazmente - mediante tareas
En lugar de enviar correos electrónicos, organizar demasiadas reuniones y perder el tiempo, simplemente trabaja en proyectos en Nozbe.
Cuando compartes un proyecto con tus compañeros de equipo, puedes crear una tarea y delegarla a la persona que pueda hacerlo mejor. Al delegar una tarea a alguien, puedes estar seguro de que la verán y seguirán adelante cuando estén listos.
Para asegurarte de que se cumplan los plazos, asigna fechas límite a todas las tareas urgentes y utiliza notificaciones en Nozbe (de escritorio, empujadas y de correo electrónico). Las notificaciones pueden hacer que todo el sistema sea más fiable e interactivo: se te puede notificar cuando alguien te delegue una tarea o cuando llegue la fecha límite.
Para estar seguro de que toda la información relevante está a mano y todo tiene contexto, puedes incluir todos los detalles necesarios y material de consulta en la sección de comentarios. De esta manera, todo lo que está relacionado con una tarea o proyecto específico está disponible para todo el equipo en un único lugar.
Consejo: Incluso si la tarea está terminada, puedes buscarla y acceder a ella en cualquier momento.
4. Prueba la comunicación asíncrona para ahorrar tiempo y no perder la concentración
Trabajar con proyectos y tareas permite a tu equipo comunicarse asincrónicamente. Tu equipo puede comunicarse de manera que respete el tiempo y la concentración de los demás, permitiéndoles hacer más en menos tiempo. Este modelo de comunicación es genial porque:
- Permite a su equipo trabajar en bloques de tiempo de enfoque ininterrumpido.
- Tienes un registro de lo que se ha dicho y compartido, mientras que con la comunicación síncrona a menudo no se registra.
- Da a la gente la oportunidad de pensar antes de responder (las respuestas inmediatas no siempre son las mejores).
- Te puedes comunicar con los miembros en varias zonas horarias.
Consejo: Cuando asignas una tarea a un compañero de equipo en Nozbe, puedes estar seguro de que se darán cuenta y se ocuparán del trabajo cuando lo consideren oportuno. Esto significa que no molestarás a nadie que pueda estar en un buen flujo de trabajo mientras se concentra en una tarea difícil. Y mientras esperas la respuesta, puedes encargarte de otra tarea de tu lista. Verás… me parece que no todo es tan urgente como creemos que es.
5. Cumple los plazos y mantén a tu equipo organizado
Tener un flujo de trabajo estructurado optimiza la organización de tu equipo, especialmente cuando aconseja al equipo cómo proceder con sus trabajos y registra todos los proyectos, tareas, debates y materiales en un único lugar. Hay poco margen para malentendidos, archivos perdidos o responsabilidades poco claras. La gente está en sintonía - en sintonía con lo que quieren hacer, lo que necesitan hacer y cómo deberían hacerlo.
Como cada uno tiene sus propias tareas y responsabilidades (todas ellas bellamente enumeradas en Nozbe), puedes concentrarte en tu trabajo y comunicarte con los demás solo cuando alguien necesita dar o pedir observaciones. Las fechas límite son claras, establecidas en Nozbe y “vigiladas” por las notificaciones.
Las tareas son muy simples, específicas, están bien clasificadas y descritas en los proyectos correspondientes. Todo el mundo sabe lo que hay que hacer y cuándo, por lo que es raro que haya interrupciones.
Consejo: Para hacer que tu equipo esté todavía más organizado, todos debéis ejecutar revisiones periódicas - Nozbe también es una gran herramienta para esto.
Con Nozbe, tu equipo se comunicará de forma eficiente y transparente y simplemente trabajará mejor. Ahorrarás tiempo y harás más cosas fabulosas para llevar tu negocio al éxito.
