Comunicación basada en tareas: qué es y cómo hacerlo bien

Hemos creado la [aplicación Nozbe Teams][ntb] para ayudar a los equipos (que trabajan en oficinas y en remoto) a tener las tareas LISTAS más rápidamente mediante la implementación de lo que llamamos “comunicación basada en tareas”. Ahora quizás te preguntes: ¿qué es la comunicación basada en tareas y en qué se diferencia de los métodos de colaboración y comunicación que conoces? Sigue leyendo y te lo explicamos.

Revolución en la gestión de proyectos de equipo y el flujo de información

Los equipos de corporaciones internacionales, ONG, instituciones públicas y empresas pequeñas o de nueva creación utilizan todos los mismos instrumentos de colaboración. Para intercambiar información, debatir asuntos y gestionar proyectos optan por correos electrónicos, chats y reuniones o llamadas cara a cara. Estos medios han demostrado ser bastante disruptivos y contraproducentes en muchos casos.

La comunicación basada en tareas es nuestra alternativa a los métodos tradicionales de trabajo en equipo y gestión de proyectos. Es una forma fácil de impulsar los proyectos y colaborar en equipo de manera eficaz.

¿Qué es exactamente la comunicación basada en tareas?

La comunicación basada en tareas introduce una estructura simple: Proyectos->Tareas->Comentarios->HECHO. En el fondo, agrupas todos los objetivos de tu equipo en proyectos. Después especificas las tareas para cada uno de estos proyectos y gracias a los valiosos comentarios recopilas todos los datos y la información necesaria para hacer las cosas. Intercambias información, observaciones y opiniones dentro de las tareas. Planteas preguntas y recibes las soluciones justo en las tareas. Gestionas las responsabilidades en las tareas. Y después esas tareas se cumplen. Todo está estructurado, es fácil de seguir y accionable.

En lugar de:

  • escribir correos electrónicos,
  • agregar a personas en CC y CCO,
  • perderte a lo largo de hilos de discusión que aparecen en diversos clientes de correo electrónico
  • …o de que te molesten con llamadas telefónicas,

la comunicación basada en tareas te garantiza que tienes todo organizado en un solo sitio. Seguro, apto para búsquedas y accesible desde cualquier lugar.

En lugar de:

  • perder tiempo,
  • reunirte,
  • y debatir cosas «en directo»,

La comunicación basada en tareas te permite llevar a cabo un debate estructurado, dando a todos la oportunidad de reflexionar y apuntar su contribución.

Por qué es tan importante la comunicación basada en tareas

Aquí en Nozbe, llevamos años [trabajando y comunicándonos de esta manera][as]. Veamos por qué pensamos que este método es mucho mejor que los tradicionales que se utilizan en la gran mayoría de las organizaciones.

  1. Es estructurado - Al comentar cada tarea somos más eficientes - nos centramos en lo que hay que hacer allí mismo (a diferencia de los chats en Slack o los correos electrónicos extensos).

  2. Es claro - Gracias a los parámetros precisos de la tarea sabemos quién es responsable de la tarea, a qué proyecto pertenece y cuándo debe entregarse.

  3. Es rápido - Podemos introducir los comentarios fácilmente, así que es sencillo pulir detalles y comprobar qué hay que hacer.

  4. Es versátil - Usamos formato, listas de verificación, archivos, etc. en los comentarios, así que tenemos toda la información que necesitamos para hacer una tarea.

  5. Es lúdico - Con las reacciones (y los gifs) el trabajo es más divertido, pero aún así añadimos valor a la conversación sobre la tarea.

  6. Es productivo - Los comentarios de las tareas ayudan a que la ejecución no requiera esfuerzo, así que los miembros del equipo revisan las tareas con mayor rapidez que nunca y alcanzan los objetivos juntos.

  7. Está organizado - No hay caos en la gestión de las distintas plataformas de mensajería o documentación, todo está ahí en el hilo de comentarios de una tarea.

  8. Es móvil - Gracias a las aplicaciones para las principales plataformas, nos mantenemos al tanto de las tareas y nos comunicamos con el equipo para añadir valor desde cualquier lugar.

  9. Es discreto - Evita las notificaciones no deseadas si quieres seguir concentrado. Por supuesto, en la configuración se pueden gestionar todos los tipos de notificaciones.

  10. Es accesible - Todas las personas involucradas tienen acceso a la información pertinente. No es necesario poner en copia a nadie.

  11. Es asíncrono - Todos pueden trabajar en sus tareas en un momento oportuno y no distraerse mientras tanto.

¿Te gustaría probar la comunicación basada en tareas? No puede ser más fácil:

  • Regístrate en [Nozbe Teams][NT] y crea tu cuenta de equipo.
  • Invita a las personas con las que quieres trabajar.
  • Pon en proyectos todo lo que tu equipo hace en Nozbe Teams.
  • Haz una lista con todo lo que hay que hacer para que las cosas avancen como tareas en los proyectos.
  • Delega tareas y añade plazos para asegurarte de que todo el mundo sabe qué hacer y cuándo entregar su trabajo.

Nozbe Teams viene con muchas más funciones que hacen que la comunicación se haga sin sesgos y la colaboración - efectiva.

Queremos divulgar la comunicación basada en tareas y enseñar a los líderes de los equipos a introducir este concepto dentro de su grupo de personas. Queremos que los equipos pequeños hagan cosas grandes implementando una comunicación eficaz basada en tareas. No enviándose correos electrónicos, chateando ni perdiendo el tiempo en reuniones.

Magda
Parte del equipo de marketing de Nozbe.
[NT]: https://nozbe.com/es/teams [ntb]: https://nozbe.com/es/blog/nozbe-teams-launch/ [as]: https://nozbe.com/es/blog/asynchronous/