Tu equipo necesita un espacio seguro para trabajar y compartir ideas. Debería contar con un lugar donde organizarse de forma natural y mantener todo en orden. Queréis comunicaros de manera eficaz, avanzar en vuestros proyectos y aseguraros de que nada se pierda, ¿verdad?
Nosotros también queríamos todo eso, y así fue como nació Nozbe. Ahora, todo lo que necesitas es darle una oportunidad a Nozbe y crear allí el sistema de productividad de tu equipo. Sigue leyendo para descubrir cómo hacerlo.
1. Configura tu cuenta de equipo
Primero tendrás que crear tu cuenta, si aún no lo has hecho. Nozbe es gratis para equipos de hasta 3 personas y hasta 3 proyectos activos. No pedimos datos de tarjeta de crédito ni nada por el estilo al crear la cuenta gratuita. No hay ningún riesgo.
Haz clic aquí, regístrate, indica tu nombre, asigna un nombre a tu equipo y confirma tu correo electrónico.
Una vez hecho esto, podrás iniciar sesión en la app. Puedes hacerlo desde tu ordenador, tableta, iPhone o teléfono Android.
Ahora ya estás listo para invitar a colaboradores a tu espacio en Nozbe. Empieza con las personas más cercanas: así será más fácil comenzar poco a poco y ver cómo evoluciona la implementación.
✅ Para añadir a alguien a tu espacio de trabajo, ve a la vista Miembros en el menú de la izquierda y haz clic en el icono ➕. Luego elige si quieres que Nozbe genere un código de invitación para compartirlo o introduce el correo electrónico de la persona (o personas) y envía la invitación.
Puedes encontrar más información sobre cómo invitar miembros en nuestra página de ayuda. Si tienes algún problema o necesitas ayuda, contacta con nuestro equipo de soporte en soporte@nozbe.com. Estaremos encantados de ayudarte.
2. Crea tus primeros proyectos para definir tus objetivos
Básicamente, todo en lo que trabajas es un proyecto. Puede ser una campaña, un cliente, un producto, un evento, una idea de negocio… ¡cualquier cosa! Pero antes de empezar a trabajar, el proyecto debe estar claramente definido. Piensa en los objetivos que quieres alcanzar en el futuro cercano y crea proyectos en Nozbe para ello.
✅ Crear un proyecto en Nozbe es muy sencillo. Usa el icono ➕ junto a la sección Proyectos activos en la barra lateral, escribe el nombre y confirma.
También puedes usar IA para generar un proyecto con tareas ya preparadas y comentarios adecuados.
Por defecto, en la versión gratuita de Nozbe, todos los miembros del equipo tienen acceso a los nuevos proyectos. Con una cuenta Premium, puedes limitar la visibilidad a personas seleccionadas o solo a ti.
Recuerda que no todos los proyectos tienen que formar parte de un flujo de trabajo activo. Algunos pueden servir como bases de conocimiento, CRM o espacios para guardar ideas, documentos o materiales.
3. Rellena tus proyectos con tareas — para que todos sepan qué hacer
Cada proyecto consiste en una lista de pasos necesarios para completarlo. Probablemente ya se te ocurran algunos. Añade las tareas necesarias al proyecto. No te preocupes si olvidas algo: siempre puedes añadir más después.
✅ Para crear una tarea, abre un proyecto haciendo clic en su nombre. En la esquina inferior derecha encontrarás un botón ➕ para añadir tareas.
Cuando crees una tarea, asegúrate de darle un nombre claro y preciso.
Puedes añadir más detalles y establecer una fecha de vencimiento.
También puedes configurar un recordatorio para recibir una notificación en un momento concreto. Cuando llegue ese momento, recibirás una notificación en la app móvil y la tarea aparecerá en la vista Entrantes.
4. Comunícate a través de tareas — mejora el flujo de trabajo del equipo
Para avanzar en los proyectos, es importante describir bien las tareas y asignarlas a la persona adecuada. Si eres quien trabaja en la tarea, puedes usar los comentarios para añadir información o pedir feedback.
A veces basta con el nombre de la tarea para que el compañero entienda qué hacer.
Si necesitas más detalles, puedes incluirlos en los comentarios de la tarea. Los comentarios son una de las funciones más potentes de Nozbe. Además de texto, puedes añadir imágenes, archivos y otros adjuntos. Si la tarea es compleja, puedes dividirla en pasos usando una lista de verificación.
✅ Para añadir un comentario, abre la tarea y haz clic en Añadir un comentario. Puedes incluir texto, listas, numeraciones y archivos.
Cuando todo esté claro, asigna la tarea a la persona responsable y pídele que te avise cuando la complete o si tiene problemas. Todo directamente en la tarea.
Los proyectos y las tareas en Nozbe se pueden comparar con carpetas y archivadores de una oficina: todo queda guardado en un solo lugar con todo el historial.
Dentro de las tareas puedes:
- mantener conversaciones en comentarios,
- dar y pedir feedback,
- añadir archivos, imágenes y enlaces.
Todo se queda ahí para siempre, porque puedes buscar y restaurar tareas incluso después de haberlas completado.
A este enfoque lo llamamos “Comunicación a través de tareas”, porque se trata de trabajar directamente dentro de las tareas y debatir los detalles en los comentarios. En Nozbe valoramos mucho esta forma de comunicación y creemos que es mucho más eficaz que las reuniones, las llamadas, los correos electrónicos y cualquier otro canal. Puedes leer más sobre este tema en esta publicación del blog.
5. Gestiona fácilmente los proyectos y tareas de la empresa — aplicación de gestión de tareas
Cuando tienes muchos proyectos, merece la pena organizarlos bien.
Para mantenerte al día con todo lo que ocurre en un proyecto, puedes seguirlo. Así verás cada actualización — incluso la más pequeña — en la vista Actividad. En Nozbe, sigues automáticamente todos los proyectos que creas.
¿Y qué pasa con los proyectos creados por otros miembros del equipo? Si quieres estar al tanto de su progreso, basta con activar la función manualmente.
✅ Para hacerlo, abre el proyecto seleccionándolo en la lista de proyectos y activa el botón Seguir.
Si quieres centrarte en un proyecto concreto, también puedes añadirlo a Favoritos.
✅ Para marcar un proyecto como favorito, ábrelo y ve a su menú usando el icono de tres puntos (…) junto a su nombre. La opción de favorito está marcada con un corazón ❤️.
Por supuesto, también puedes seguir o marcar como favorito un proyecto desde la vista Actividad.
Otra forma de mantener todo organizado en Nozbe es mediante secciones de proyecto, que permiten dividir los proyectos en bloques temáticos, etapas o hitos.
✅ Para crear una nueva sección, abre un proyecto, ve a su menú usando el icono de tres puntos en la parte superior de la vista y selecciona Añadir sección.
Una vez creadas las secciones, puedes mover tareas existentes a ellas usando el botón Sección en los detalles de la tarea o arrastrándolas y soltándolas.
👉 Otra cosa: al crear una nueva tarea, puedes hacer clic en el icono + junto al nombre de la sección seleccionada para añadir la tarea directamente allí.
También puedes usar tags, que ayudan a agrupar tareas de distintos proyectos según la persona, el lugar o la herramienta necesaria para completarlas. Un buen ejemplo es “teléfono”, que puede ser una herramienta necesaria para tareas en varios proyectos. También puedes crear un tag con el nombre de un cliente para agrupar todas las tareas relacionadas.
✅ ¿Cómo crear tu primer tag? Ve a Tags en la barra lateral y pulsa ➕.
✅ Puedes asignar un tag directamente en los detalles de la tarea. Haz clic en el botón Tags en la parte superior de la vista de la tarea y selecciona uno existente o crea uno nuevo.
Agrupación de proyectos
También puedes organizar tus proyectos en grupos — como carpetas en tu ordenador. ¿Cómo?
Primero, ve a Grupos de proyectos en la barra lateral. En esa vista, usa el icono ➕ para crear un nuevo grupo, ponle un nombre y utiliza la opción Gestionar proyectos para añadir los proyectos seleccionados.
Una vez que tu grupo esté listo y contenga proyectos seleccionados, puedes colocarlo en la barra lateral donde están los Favoritos.
Para hacerlo, abre el menú del grupo (icono de tres puntos …) y activa la opción “Mostrar en la barra lateral”.
Ahora puedes organizar tus proyectos en grupos y ordenarlos en la barra lateral como quieras.
6. Mantente al día — vista Actividad
La vista Actividad es una de las más importantes en Nozbe. Visítala con regularidad para estar al tanto de toda la actividad reciente en los proyectos y tareas que sigues. También verás aquí información sobre los proyectos recién creados.
Si eres gestor o líder de equipo, esta vista debería convertirse en tu lugar principal en Nozbe. En Actividad puedes participar en tareas, dar feedback, apoyar a tu equipo y, lo más importante, supervisar el progreso. En resumen, muestra todas las tareas en las que ha habido cambios.
Para ver en qué está trabajando una persona concreta, ve a la vista de Miembros en la barra lateral y selecciona a esa persona. Verás una lista de todas las tareas asignadas a ella dentro de los proyectos a los que ambos tenéis acceso. Ten en cuenta que, con una cuenta Premium, puede haber proyectos a los que no te hayan invitado. Si usas Nozbe Free, tienes acceso a todos los proyectos creados por tu equipo.
7. Revisa tus tareas regularmente — vista Entrantes
La vista Entrantes es tu centro de control diario. Aquí aparece todo lo que requiere tu atención:
- tareas para hoy y vencidas,
- tareas asignadas a ti,
- menciones,
- recordatorios,
- tareas añadidas desde fuera de la app.
Revisa esta vista con frecuencia y decide qué hacer con cada tarea. No es un lugar de almacenamiento.
8. Sé tu propio jefe — prioridades
Ahora es momento de centrarse en tus prioridades. Solo tú puedes decidir qué tareas deben marcarse como Prioridad. Algunas personas solo marcan con estrella las tareas en las que quieren trabajar hoy. Otras incluyen las tareas que quieren completar durante la semana. Cada persona tiene su propio sistema — y está bien, siempre que tengas uno.
👉 Nota: puedes marcar con estrella tareas aunque no estén asignadas a ti. Añádelas a Prioridades para asegurarte de que se completen o para hacer seguimiento del progreso.
También puedes “enseñar a Nozbe” qué tareas deberían aparecer automáticamente en Prioridades. Para ello, ve a la vista de Prioridades, abre su menú usando el icono (…) y selecciona Agregar automáticamente, elige tus preferencias y confirma.
9. No te pierdas nada con los recordatorios
¿Qué pasa con las tareas importantes que no quieres marcar como Prioridad? ¡Configura un recordatorio! Imagina que tienes una tarea en la que quieres trabajar el próximo miércoles, pero no quieres sobrecargar tu vista de Prioridades. ¿Qué puedes hacer? ¡Es muy sencillo!
✅ Abre la tarea y selecciona Recordatorio en la sección de detalles de la parte superior. Establece el recordatorio para el próximo miércoles para recibir una notificación ese día.
También puedes usar los recordatorios como una fecha de inicio para las tareas o como una señal para empezar a prepararte — por ejemplo, para preparar una reunión con un cliente. Puedes configurar un recordatorio cuando no puedes trabajar en una tarea en ese momento, pero quieres que Nozbe te lo recuerde dentro de una hora.
Consejo: puedes configurar un recordatorio “relativo” — ... antes del plazo — para tareas recurrentes. De esta forma, Nozbe te avisará con antelación en cada iteración.
10. Comunicación basada en tareas — otra vez
Nozbe está diseñado para que los equipos trabajen mediante comunicación basada en tareas.
Todo ocurre dentro de las tareas:
- las conversaciones están en comentarios,
- las decisiones se toman en el mismo lugar,
- las responsabilidades se asignan directamente,
- el progreso se gestiona dentro de las tareas.
Esto elimina la necesidad de reuniones, correos y mensajes dispersos.
Todo queda organizado, claro y accesible en un solo lugar.
Ahora es el turno de tu equipo para lograr vuestros objetivos. Sigue los pasos descritos en este artículo e intenta establecer un sistema que funcione para ti de la mejor manera posible. Si tienes dudas o preguntas:
- consulta la página de ayuda de Nozbe,
- mira el tutorial en vídeo,
- envía un mensaje de correo electrónico a nuestro equipo de atención al cliente a soporte@nozbe.com
- o:
