Se considera que las reuniones son un elemento fundamental de la vida de todo equipo. A todo el mundo le gustan las reuniones, ¿verdad? Porque, ¿qué tienen que no guste? ¡Las reuniones no presentan más que ventajas!
- Como participante de una reunión, ganas tiempo para fingir que trabajas, a la vez que le das una palmadita al ego de tu jefe y, mientras tanto, revisas tu correo electrónico o tu perfil de Facebook.
- Como organizador de la reunión consigues una forma cómoda de evitar la responsabilidad de la toma de decisiones. ¿No sabes qué hacer? ¡Organiza una reunión! ¡Pasa la responsabilidad al grupo!
- Las reuniones son una panacea para todo: falta de ideas, dirección, estrategia… y, por supuesto, ayudan a construir y reforzar el “espíritu de equipo”. Porque las reuniones frecuentes son lo que conforma un buen equipo, ¿no?
- Además, organizar reuniones es fácil. Todo lo que tienes que hacer es revisar el calendario de empresa en Google Calendar o en Outlook y, en cuanto encuentres una hora vacía: ¡la llenas! Agrega una reunión, invita a toda la gente “importante”, y asegúrate de que nadie se quede fuera… ¡o de lo contrario podrían sentirse ofendidos!
De acuerdo, a veces las reuniones son necesarias
Haciendo hincapié en “a veces” y “necesarias”. Todas las reuniones deberían tener un objetivo muy bien definido y celebrarse únicamente cuando los participantes acudan bien preparados. Una reunión es más efectiva cuando contribuye a esclarecer y trabajar sobre los matices de un tema determinado.
En Nozbe, llevamos trabajando en remoto desde el principio. Por lo tanto, celebramos reuniones de manera muy distinta al de las empresas “tradicionales”. Intentamos que sean lo más eficaces posible para ayudarnos a desarrollar nuestros productos, que actualmente utilizan casi 700 000 personas en todo el mundo. A continuación se detallan algunas de las reglas que seguimos durante las reuniones:
- Evitamos la aportación masiva de ideas, no creemos en la aportación masiva de ideas sobre la marcha.
- Evitamos reuniones de coordinación. Gestionamos nuestro trabajo mediante proyectos, tareas y comentarios de tareas. Todo está por escrito y cada uno sabe sus responsabilidades.
- No llevamos a cabo “reuniones de todos los participantes”, es decir, reuniones de todo el equipo. Cada vez que tengo que comunicar algo, añado un comentario o grabo un vídeo de corta duración que todo el mundo puede ver cuando le venga bien.
La pandemia ha dificultado la organización de reuniones porque la gente se vio obligada a quedarse en casa
Este año, las empresas y organizaciones se han enfrentado a un problema importante: ¿cómo celebrar reuniones cuando todos están trabajando desde casa? Otro desafío fue elegir la herramienta de videoconferencia adecuada que permitiera celebrar reuniones en línea para un gran número de participantes. Además, con los niños sin colegio, muchos de nosotros tuvimos que asumir responsabilidades adicionales, como ayudar a los niños con sus asignaturas. Todas esas cosas hacían que fuera muy difícil organizar reuniones. Para empezar, tal vez sea un buen momento para valorar si eran necesarias.
¡Entremos en los detalles! A continuación, ofrecemos unos cuantos consejos sobre cómo planificar reuniones en Nozbe para reducir el número y hacer que sean más provechosas.
En primer lugar, una buena reunión es periódica y opcional
Lo importante es rebajar la barrera de entrada para dar a los empleados más tiempo para el trabajo real, al mismo tiempo que se les hace saber cuándo y dónde se celebrará la reunión.
Consejo: siempre el mismo sitio y a la misma hora
La mayoría de las reuniones de Nozbe se celebran periódicamente, siempre en el mismo sitio, es decir, en una “sala virtual” de Zoom. Cada reunión tiene una sala dedicada, de manera que los asistentes saben a qué sala tienen que incorporarse.
Aquí tienes algunos ejemplos:
- reunión del equipo de desarrollo - todos los lunes a las 10.00 a.m.,
- reunión de diseño de Nozbe - todos los martes a las 2.00 p.m.,
- reunión del equipo de marketing - todos los miércoles a las 12.00 p.m.
💡 Consejo: las mismas personas
Cada reunión tiene sus participantes habituales. De esta manera, evitamos situaciones en las que alguien no haya sido invitado. Además, mejora el ambiente de la reunión al permitirnos entablar un debate con personas a las que todos conocemos bien. Participamos en debates de mayor calidad, nuestros puntos de vista son de mayor valor y llegamos a conclusiones más precisas.
💡 Consejo: asistencia no obligatoria
No es obligatoria la participación en las reuniones. Si alguien no puede asistir o está ocupado con otra cosa, nadie se molesta. En Nozbe, las reuniones tienen una prioridad menor que el trabajo centrado en un tema específico.
💡 Consejo: ¡las reuniones no son obligatorias!
Lo importante es que, aunque estén programadas en el calendario, las reuniones no son obligatorias. Especialmente dado el hecho de que necesitamos un orden del día para la mayoría de nuestras reuniones. Si la orden del día de la reunión de diseño del martes no ha sido aprobada antes del lunes por la tarde, la reunión se cancela. Sin orden del día = nada de qué hablar = nada que nos haga perder el tiempo.
En segundo lugar, una buena reunión cuenta con un orden del día bien estructurado
El orden del día de la reunión no es algo formal, pero debe constar por escrito. En Nozbe, utilizamos la aplicación Nozbe Teams, para que el orden del día de la reunión sea a menudo una mera lista de comprobación guardada como un comentario de la tarea o una lista de tareas dentro de una sección en un proyecto específico. Se guarda en un sitio accesible a todos los participantes de la reunión.
💡 Consejo: el orden del día debe incluir documentación.
Sin embargo, tener únicamente un plan no es suficiente. Para que se publique en el orden del día, el tema debe estar bien preparado. Por lo tanto, en el caso de la reunión del equipo de diseño de los martes, la persona que sugiere un tema debe presentar la descripción del mismo antes del lunes a última hora. Con este fin, utilizamos Dropbox Paper, que permite comentar ciertas secciones del texto.
💡 Consejo: ¡cada asistente tiene que hacer sus deberes!
De este modo, tenemos un orden del día con todos los temas perfilados. Todos los participantes tienen la obligación de leerlo antes de la reunión. Una vez más, volvemos al ejemplo de la reunión de nuestro equipo de diseño: todos leen los temas y comentan los párrafos específicos, anotando todas las dudas y observaciones.
💡 Consejo: ¡busca asesoramiento de expertos!
Gracias al formato de debates abiertos en Nozbe Teams y Dropbox Paper, las personas que no asisten a una reunión en particular tienen la oportunidad de leer sobre lo que estamos trabajando y añadir sus puntos de vista. Es muy frecuente que la persona que sugiere un tema pida a otros miembros del equipo que añadan comentarios y compartan sus consejos, aunque no participen en la reunión.
De esta manera, y de forma completamente asíncrona, mantenemos una reunión antes de la reunión, ya que el primer intercambio de información tiene lugar en los comentarios. Es nuestra manera de generar una aportación masiva de ideas, pero por escrito, antes de llevar a cabo la reunión. ¡Y produce grandes resultados!
💡 Consejo: durante las reuniones, no resumimos los temas, ¡pasamos directamente a debatirlos!
En esta fase, sabemos que todo el mundo está preparado, y podemos ir directamente al grano, es decir, a las preguntas y dudas. No perdemos tiempo resumiendo los temas.
Si la reunión se desvía del camino y se transforma en una aportación masiva de ideas, nos aseguramos de que se anoten todas las ideas, decisiones y conclusiones. En cambio, en caso de que se prolongue demasiado, se termina y escogemos a una persona que profundice en el tema y prepare un documento pertinente para nuestra siguiente reunión.
En tercer lugar, ¡una buena reunión concluye con notas y tareas!
Después de cada reunión, se actualiza el documento preliminar relativo a una cuestión determinada con las conclusiones y decisiones.
💡 Consejo: ¡notas, apuntes… y tareas!
Para impulsar el proyecto, actualizamos las tareas relacionadas con los temas tratados, o creamos tareas nuevas.
Gracias a este enfoque, todos los miembros del equipo pueden ver las decisiones que se han tomado en la reunión y, si lo desean, añadir sus comentarios. De esa manera, nadie se siente excluido ni ignorado.
💡 Consejo: envía un resumen a todos después de la reunión.
Uno de los participantes en la reunión también es responsable de elaborar un breve resumen de la reunión que publicaremos más adelante en un proyecto con actualizaciones de la empresa, ya que queremos que todo el equipo sepa en qué aspectos estamos trabajando actualmente.
¡Tú también puedes hacer que tus reuniones sean mejores y más productivas!
¿No te gusta el número o la calidad de las reuniones de tu empresa? Intenta introducir algunos cambios a partir de hoy:
- exige un orden del día para cada reunión,
- anima a que el equipo prepare los temas antes de la reunión,
- intenta reducir al mínimo el número de asistentes.
13 años de trabajo en remoto en Nozbe nos han enseñado mucho sobre la productividad, el respeto por el tiempo de los demás y el manejo de la documentación. En una empresa que funciona de forma totalmente descentralizada, tomar notas es algo natural, pero creo que es la clave para mejorar la productividad de todos los equipos.
Todos disponemos de grandes herramientas que funcionan en todas las plataformas principales: Nozbe Teams para la ejecución de proyectos y tareas, Zoom para videoconferencias, o Dropbox Paper y Google Docs para la redacción de documentación y para hacer comentarios sobre los textos. Además, la mayoría de estas herramientas son gratuitas o muy baratas.
A nadie le gusta perder el tiempo. Espero que estos consejos sirvan de motivación e inspiración para que tu equipo introduzca ciertos cambios. No pierdas de vista el objetivo y haz que produzca resultados. Parafraseando el proverbio chino: “El mejor momento para cambiar de hábitos fue hace años, ¡el segundo mejor momento es ahora!” ¡Sobre todo con todo lo que está ocurriendo ahora mismo!