Hoy en día, a los gestores de proyectos se les exige que lleven a cabo más proyectos con equipos más pequeños con unos plazos de entrega ajustados. Estas demandas desmedidas están haciendo que sea más difícil para los gestores llegar a la finalización del proyecto. De hecho, menos de un tercio de todos los proyectos se completaron con éxito puntualmente y dentro del presupuesto durante el año pasado.
Para sacar adelante un proyecto con éxito, los gestores tienen que dominar la productividad - más fácil de decir que de hacer. Haciendo malabarismos entre las funciones de creador, gestor, trabajador en equipo, estratega y líder; ser productivo es relativamente difícil.
La buena noticia es que es posible para los gerentes de proyecto dominar la productividad. Con estos 6 consejos ingeniosos, puedes cumplir más objetivos al día sin tener que romperte la espalda - se trata de trabajar inteligentemente.
Centrémonos en:
1. Cómete el alien primero
Becky Blanton, la autora de la serie The October Abduction of Thomas Martin sugiere que nos comamos el alien primero, es decir, que empecemos el día centrados en completar la tarea más difícil. Cree que una vez que hayas terminado la tarea más difícil de la jornada, el resto parecerá una brisa. Se trata de una reacción en cadena donde un acontecimiento desencadena una serie de acontecimientos similares: el efecto dominó.
Así es como funciona:
- Toma nota de tus aliens la noche anterior.
- Al día siguiente, completa todas las tareas de la lista. Salta a otras tareas solo cuando hayas terminado la lista.
2. Delega, de la forma correcta
Una mala delegación es peor que ninguna delegación. Todas las veces que intentaste delegar y las cosas fueron a peor en un abrir y cerrar de ojos, probablemente juraste: «¡nunca más voy a delegar otra tarea, nunca!»
La verdad es que la delegación es eficaz solo cuando se hace bien. La mayoría de las veces, los gestores de proyectos no logran la productividad deseada porque están cometiendo uno de estos fallos:
- Delegación lenta. Conduce a un cúmulo de tareas no asignadas. Tu equipo y tú tendríais que volver atrás e invertir tiempo en la asignación de tareas y la eliminación de las tareas más antiguas a costa de aplazar las más recientes.
- Confundir tareas importantes con tareas urgentes. Las tareas que requieren atención inmediata se llaman urgentes mientras que aquellas que contribuyen a la visión a largo plazo de tu proyecto se llaman importantes. La priorización de tareas importantes sobre las urgentes puede hacer que todo el flujo de trabajo sea un lío.
- Asignar tareas a la persona equivocada. Delega tareas a los miembros que son capaces de realizarlas. Ir en contra de los puntos fuertes de tu equipo tendrá un impacto en la escala de tiempo y también en la calidad de la tarea asignada.
3. Mantén reuniones breves
Las reuniones terminan ocupando un 50 % de tu tiempo. Lamentablemente, las reuniones son inevitables, pero puedes hacer que sean concisas para minimizar su impacto en la productividad.
Como regla general, mantén una reunión al día que no excedería más de una hora, ¿suena difícil? Realmente no lo es.
Hay algunas maneras fáciles de mantener tus reuniones cortas y precisas:
- Busca alternativas. Mira a ver si el debate puede transferirse a mensajería instantánea u otras herramientas en internet. Evita la necesidad de moverse de tu puesto de trabajo.
- Establecer el orden del día antes de la reunión. Omite la parte en la que tienes que explicar el contexto. Puedes centrar la reunión solo en soluciones.
- Coloca un temporizador. Un temporizador en una sala de reuniones mantendrá a los miembros conscientes de la hora y llegarán al punto rápidamente.
4. Planifica conflictos potenciales
Los conflictos forman parte integrante de toda gestión de proyectos. Sin embargo, encontrar resoluciones puede ser agotador. La mejor manera de enfocarlo es evitando los conflictos siempre que sea posible. Incluso si surge un conflicto, puedes minimizar su gravedad.
Mantén ojos y oídos abiertos para identificar y comprender las tensiones en el equipo. Puede que se requieran unas horas extras y esfuerzo, pero a la larga, deja los conflictos innecesarios fuera de la foto.
Para facilitar las cosas, ofrece una plataforma para que los miembros expresen sus quejas. Pero, recuerda que no sea un lugar donde la gente solo se queje, anima a todas las partes a comprender el problema y a encontrar soluciones posibles.
5. Revisa el rendimiento, a diario
Como gestor de proyecto, tu productividad está ligada a la productividad de tu equipo. No hay escenario al que llegues a la cima con un equipo menos que mediocre.
Puedes esperar a que el proyecto termine y dar tu opinión con una larga lista de problemas o puedes hacer comentarios sobre el terreno, todos los días.
Busca herramientas de compromiso de los empleados que te ayudarán a comunicar los comentarios rápidamente. En caso de que el rendimiento no esté a la altura, crea un plan de acción. Diles cómo hacer las cosas mejor, muéstrales cómo se hace. Predica con el ejemplo, no con sermones.
6. Crea un plan por etapas
Tu productividad se ve afectada cada vez que fallas una fecha límite. Ir detrás de la fecha límite no cumplida te deja menos tiempo para centrarte en la productividad.
Aquí es donde tiene su sitio un plan por etapas. Básicamente, descompón todo tu proyecto en fases o etapas significativas con fechas de vencimiento asignadas.
Estas fechas de vencimiento intermedias te ayudarán a controlar el barco. Incluso si no cumple una fecha de vencimiento, sabrás desde el principio que necesitas poner en marcha esas agujas de tejer.
Puedes crear un plan de etapas con tres sencillos pasos:
- Paso 1 - Define las etapas que abarcan toda la tarea
- Paso 2 - Dales un orden determinado (urgente, importante o posterior)
- Paso 3 - Asígnalas a los miembros con una fecha de entrega
Conclusión
Estos puntos pueden dar la sensación de estar un poco por todas partes. La mejor manera de empezar es con una lista de tareas pendientes. Piénsalo, puedes literalmente hacer que toda la publicación parezca una lista de tareas pendientes, mira cómo se marca ladiferencia.
Pero, antes de embarcarse en la aventura de hacer una lista de tareas pendientes, recuerda que todas estas sugerencias deben aplicarse simultáneamente. Para impulsar el motor de tu productividad, asegúrate de que todas las piezas se unen al unísono.
