Współpraca lub komunikacja w Twoim zespole kuleje? Natłok pracy i zadań zaczyna być dokuczliwy i paraliżuje was? Chaos i brak organizacji negatywnie wpływa na produktywność i klimat w biurze? OK. Zauważasz to i decydujesz się na wdrożenie Nozbe, aby uporządkować projekty oraz mieć pewność, że każdy wie, co się dzieje i za jakie zadania jest odpowiedzialny. Niestety możesz napotkać na opór.
Jest szansa, że czeka Cię niełatwa misja. Musisz przekonać współpracowników do zmiany narzędzia, a co za tym idzie - nawyków i utartych schematów działania. Spróbujemy Ci w tym pomóc!
Krótka wersja dla zapracowanych
- Porozmawiaj z zespołem o problemach, z jakimi się zmagacie i znajdź wsparcie - 2-3 osoby, które także chcą zmiany i biorą pod uwagę Nozbe.
- Załóż konto, zapoznaj się z działaniem aplikacji i utwórz kilka projektów, w których będziesz działać na próbę z 2-3 przychylnymi osobami.
- Wykorzystaj nasze materiały edukacyjne (patrz: niżej) i umów się na konsultację.
- Przygotuj wasze firmowe konto i zaproś wspołpracowników.
- Utwórz kilka projektów, wypełnij je zadaniami i przypisz je odpowiednim osobom, dodając terminy wykonania.
- Ustal dzień, w którym wspólnie przejdziecie przez najważniejsze funkcje Nozbe, bądź obejrzycie szkolenie video.
- Ustal datę, od kiedy Nozbe stanie się Waszym głównym narzędziem do współpracy i pamiętaj, by zawsze wspierać zespół w nauce obsługi Nozbe.
Poniżej, pogłębiona instrukcja :)
Chcesz iść do przodu? Zmiany są nieuniknione
Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów.
(zdanie przypisywane A. Einsteinowi, w rzeczywistości fragment książki Rity Mae Brown)
Każda zmiana wymaga budowania sprzyjającej atmosfery, przygotowania wszystkich członków zespołu i odpowiedniego dostosowania działań do ich możliwości.
Zmiana narzędzia i sposobu komunikacji w firmie to proces burzący dotychczasową równowagę, więc nic dziwnego, że może zrodzić się opór.
1. Przygotuj grunt
Pomysł wprowadzenia nowego narzędzia do komunikacji i współpracy musi paść na podatny grunt. Przygotowanie zespołu do zmian jest kluczowym aspektem powodzenia.
- W pierwszej kolejności zacznij rozmawiać z ludźmi na temat problemów, z jakimi się zmagacie. Sprawdź, czy inni też widzą trudności, które Ty dostrzegasz.
- Możesz także zacząć wspominać o Nozbe, które jest prostą, rodzimą aplikacją do zarządzania pracą, projektami oraz usprawniania komunikacji w zespole.
- Wiesz, że sprawdza się w wielu podobnych do waszych mikro- i małych przedsiębiorstwach (produkcyjnych, usługowych, związanych z nauką, sztuką, reklamą i IT).
- Może zastąpić maile, komunikator, czat, rozmowy, spotkania organizacyjne oraz inne używane przez was narzędzia, abyście mieli wszystko w jednym miejscu.
- Dzięki prostej strukturze: “projekty > zadania > komentarze” Nozbe nauczy się każda osoba, nawet gorzej radząca sobie z nowymi technologiami.
2. Pokaż, jaki macie cel
Wyjaśnij współpracownikom, na czym będzie polegała różnica pomiędzy przyszłością a przeszłością. Zaprezentuj wizję, która pociągnie resztę za Tobą.
W zależności od tego, z czym się mierzycie w zespole, zarysuj efekty wprowadzenia nowego narzędzia. Z Nozbe będzie wam po prostu łatwiej!
W końcu, aby móc skutecznie mierzyć się z konkurencją, utrzymać się na rynku i zarabiać pieniądze, musicie iść z duchem czasu. Lepiej zarządzając przepływem informacji w firmie, będziecie też lepiej odpowiadać na oczekiwania klientów, obniżać koszty oraz podążać w kierunku innowacyjności.
Dzięki Nozbe:
- Komunikacja będzie skuteczniejsza.
- Materiały będą uporządkowane - informacje i dokumenty będą miały swoje miejsce
- Zadania będą przydzielone - każdy będzie wiedział, co ma zrobić
- instrukcje i procedury - jasno spisane - pracownicy będą wiedzieli, czego się od nich oczekuje i na kiedy.
3. Odwołaj się do emocji - zmiana wyjdzie wszystkim na dobre
Dzięki namacalnemu ukazaniu pracownikom, gdzie uciekają pieniądze z firmy, co tracą jako pracownicy, a co mogą zyskać dzięki wprowadzeniu Nozbe, możesz ułatwić wdrożenie nowego narzędzia.
W dwóch poprzednich punktach zaczęliśmy już działać tak, aby w świadomości pracowników pojawiła się potrzeba zmiany obecnego stanu. Musisz pokazać, że obecny sposób funkcjonowania i myślenia nie jest idealny. Na pewno wszyscy odczuwają negatywne konsekwencje:
- narastającego chaosu,
- stresu,
- gubienia dokumentów,
- marnowania czasu na szukanie informacji,
- nieporozumień.
4. Znajdź wsparcie w zespole
Zbierz grupę zwolenników zmiany, którzy widzą plusy wprowadzenia Nozbe i z którymi na bieżąco i w sprzyjającej atmosferze będziesz rozmawiać o kolejnych czynnościach, jakie musicie przedsięwziąć.
5. Nie taki diabeł straszny
Postaraj się, by wprowadzane Nozbe jawiło się jako coś prostego i możliwego do osiągnięcia. Wiesz, że w sumie, to część potrzebnych działań macie już za sobą?
Zastanów się, jak zaprezentować Nozbe, aby nie było dla pracowników zupełnie obce i przytłaczające. Poszukaj podobieństw do narzędzi, z których już korzystaliście.
Nozbe na dobrą sprawę działa bardzo podobnie do skrzynki mailowej, Slacka, a nawet WhatsAppa!
- Jest lista projektów (czyli folderów lub kontaktów).
- W każdym z nich są zadania (czyli konkretne wątki mailowe lub czaty).
- A w nich z kolei - komentarze (czyli poszczególne wiadomości, które można pisać do współpracowników, załączać do nich dokumenty i pliki oraz “wysyłać” sobie wzajemnie, prosząc o odpowiedź/reakcję).
Wykonaj też pierwsze kroki, aby ułatwić innym sprawę i przetrzeć szlaki:
- Załóż konto i zapoznaj się z działaniem aplikacji.
- Wykorzystaj nasze materiały edukacyjne (patrz punkt niżej)
- Umów się na konsultację on-line.
- Przygotuj wasze firmowe konto i zaproś wspierających Cię współpracowników.
- Dodajcie 2-3 projekty i zacznijcie w nich na próbę pracować.
- Zaproś cały zespół do Nozbe za pomocą maili lub kodu zapraszającego.
- Utwórz kilka kolejnych projektów istotnych dla waszej firmy, wypełnij je zadaniami i przypisz je odpowiednim osobom, dodając terminy wykonania - kiedy współpracownicy zalogują się do swoich kont, zobaczą już czekające na nich zadania!
- Pokaż ludziom, jak korzystać z Nozbe:
6. Wspieraj przez cały czas - możesz też liczyć na nas!
Ustal dzień, w którym wspólnie przejdziecie przez najważniejsze funkcje Nozbe bądź obejrzycie razem szkolenie video.
Z początku może nie być łatwo. Z doświadczenia wiemy, że niektórzy będa używać Nozbe intensywniej, “wkręcą się”, a inni staną okoniem i nie będą nawet otwierać aplikacji.
Część osób natknie się na trudności, ktoś nie zrozumie działania którejś z funkcji, bądź zapomni przypisać koledze zadania.
Ktoś odruchowo wyśle maila, na którego inni odpowiedzą, i wrócą stare nawyki…
Na początkowych etapach bądź cały czas pod ręką - służ radą i bądź firmowym ekspertem do spraw Nozbe.
Pamiętaj także, że jesteśmy tu, aby Ci pomóc!
- Cykliczne szkolenia online dla początkujących, po których pracownik Nozbe odpowie na wszelkie zaistniałe pytania
- Mailowe wsparcie klienta - odpowiadamy bardzo szybko - zawsze “żywa” osoba, nie bot. Piszemy po polsku, angielsku i w wielu innych językach: pomoc@nozbe.com
- Konsultacja on-line
- Praktyczny filmik o współpracy i komunikacji w aplikacji Nozbe.
- Wpis o pierwszych krokach w Nozbe.
- Artykuł z gotowymi przykładami projektów, jakie można tworzyć w Nozbe.
- Tekst i filmik o “zadaniowym ping-pongu”, który usprawni Waszą współpracę.
- Strona pomocy i opis interfejsu oraz wszystkich funkcji aplikacji z wygodną wyszukiwarką.
- Blog Nozbe
7. Buduj nawyki - nie bój się wymagać
Spraw, aby środowisko pracy było skonstruowane tak, żeby wspierać zmianę. W wielu zespołach najlepiej sprawdza się odgórne wprowadzenie Nozbe jako narzędzia do współpracy i komunikacji poprzedzone grupowym szkoleniem oraz indywidualnymi konsultacjami i pomocą w przygotowywaniu firmowej listy projektów oraz poszczególnych kont użytkowników.
Wyznacz datę, od kiedy przejdziecie na Nozbe i upewnij się, że wszyscy są psychicznie i merytorycznie przygotowani.
Wyznaczenie czasu i miejsca wykonania danej czynności znacznie zwiększa prawdopodobieństwo jej wykonania. Jest to tak zwana intencja implementacji, która do dziś jest najlepiej przebadaną i najskuteczniejszą metodą budowania nawyków.
Jako leader lub pomysłodawca wdrożenia Nozbe - bądź wzorem do naśladowania, postaw na Nozbe i przekonuj ludzi, że sprawdzi się jako główna aplikacja do pracy w waszym zespole. Przecieraj szlaki i służ pomocą. Z czasem będziesz mieć w tej roli coraz mnie i mniej pracy. Aż w końcu koledzy i koleżanki w razie kłopotów będą po prostu naciskać na ikonkę koła ratunkowego w lewym dolnym rogu okna aplikacji i prosić o wsparcie nasz zespół, a nie Ciebie ;)
Powodzenia!
