Prowadzenie kancelarii prawniczej to nie lada wyzwanie, choć przynosi jednocześnie mnóstwo satysfakcji. Jako właściciel małej kancelarii chcesz zapewnić swoim klientom obsługę na najwyższym poziomie i oczywiście zarabiać pieniądze. W tym artykule znajdziesz 10 wskazówek, które pomogą poprawić produktywność i rentowność Twojej mikrokancelarii. Nasze porady są na tyle proste, że możesz zacząć je wdrażać od zaraz.
1. Zawsze dotrzymuj terminów
Deadline’y mają kluczowe znaczenie w pracy prawnika, a ich niedotrzymanie może skutkować poważnymi konsekwencjami. Dbanie o punktualność jest też źródłem stresu i napięcia. Jednym ze sposobów na ogarnięcie dat i terminów jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami (takiego jak np. Nozbe), które usprawnia zarządzanie zobowiązaniami i czasem. W sukurs przychodza takie funkcje jak: daty wykonania zadań, przypomnienia, powtarzalność zadań, powiadomienia na urządzeniach mobilnych i na komputerze oraz integracja z kalendarzem Google.
2. Ulepsz komunikację w swoim zespole
Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania każdej firmy, ale jest szczególnie ważna w branży prawniczej. Komunikacja w zespole musi być jasna i konkretna. W miarę możliwości postaw na komunikację pisemną, aby zadbać o koncentrację pracowników i móc zawsze wrócić do ustaleń. W komunikacji synchronicznej (spotkania, rozmowy, telefony) wszystko dzieje się na szybko, a strony muszą być dostępne w tym samym czasie. Oczekuje się odpowiedzi od razu, nawet jeśli oznacza to odrywanie współpracownika od ważnego zadania. Wiadomość pisemną można wysłać w dowolnym momencie, a odbiorca może zareagować wtedy, kiedy chce, lub kiedy może. Oczywiście są nagłe sytuacje, w których komunikacja asynchorniczna nie zadziała.
Warto też zminimalizować liczbę spotkań ze swoim zespołem – większość tematów można omówić asynchronicznie, np. w dobrej aplikacji do współpracy i zarządzania projektami.
3. Zagwarantuj obsługę klienta na najwyższym poziomie
Przejrzysta i precyzyjna komunikacja z klientami jest niezbędna w każdej kancelarii prawnej. Usprawniając kanały komunikacji, dbając o szybkie i jasne odpowiedzi, możesz mieć pewność, że klienci będą się czuć “doinformowani” i w efekcie tego: zadowoleni. Rozważ wdrożenie portalu klienta i/lub zapisywanie wszystkich informacji związanych z klientami w dobrym programie do zarządzania projektami, aby mieć wszystko w jednym, bezpiecznym systemie.
4. Zapisuj wszystko
Twój zespół prawników ma w kalendarzu dziesiątki zadań, od spotkań z klientami, pisania i przygotowywania, po wizyty w sądzie. Łatwo zapomnieć o ważnych szczegółach, dlatego ważne jest, aby wszystko notować. Przychodzi Ci do głowy myśl, coś Ci się przypomni lub właśnie ustaliliście coś z klientem? Od razu to zapisz! Zachęć swój zespół do korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami i zapisywania wszystkiego, co trzeba zapamiętać w konkretnym zadaniu, w odpowiednim projekcie. Ważne daty, dane klientów, ustalenia i postanowienia… Zorganizuj informacje w projektach i zadaniach, aby mieć pewność, że nic nie umknie. Niech Twoje narzędzie do współpracy przypomina Ci o terminach i zobowiązaniach za pomocą przypomnień i powiadomień.
5. Dokładnie planuj tydzień pracy
Planowanie jest kluczowe na drodze do poprawy produktywności i rentowności biznesu. Poświęć czas na dokładne rozpisanie zadań na zbliżające się dni, uwzględniając czas, jaki musisz poświęcić na każde z nich. Racjonalne planowanie może pomóc uniknąć niespodzianek, zostawania po godzinach i rozczarowania wysokością wynagrodzenia w stsounku do nakładu pracy. W Nozbe zachęcamy do przeprowadzania przeglądu tygodniowego! To świetny sposób, aby być zawsze na bieżąco i na czas wychwycić zagrożenia czy nieścisłości. Co tydzień w piątek poświęć trochę czasu na przejrzenie zadań, kalendarza i priorytetów oraz wprowadzenie niezbędnych zmian. Pomoże Ci to zapanować nad nawałem zadań i mieć pewność, że dotrzymasz terminów oraz, że dążysz do obranych wcześniej długoterminowych celów. Nasza aplikacja do zarządzania projektami Nozbe doskonale nadaje się do przeprowadzania cotygodniowych przeglądów 😎!
6. Korzystaj z tego, co oferują nowe technologie
Żyjemy w erze cyfrowej. Technologia odgrywa kluczową rolę w zwiększaniu produktywności i rentowności małych firm. Wykorzystując nowoczesne aplikacje i narzędzia automatyzujące procesy, można zaoszczędzić czas i zasoby, które potem możesz wykorzystać na zadania kluczowe dla Twojego biznesu. Aby usprawnić działania swojego zespołu, postaw na oprogramowanie do zarządzania zadaniami i projektami, aplikacje do zliczania czasu oraz oprogramowanie do przechowywania dokumentów w chmurze.
7. Nie bój się chmury
A propos chmury. Jest przełomowym rozwiązaniem - także dla kancelarii prawniczych. Przenosząc dane do chmury (i zachowując odpowiednie zasady bezpieczeństwa), masz do nich dostęp z dowolnego miejsca i na każdym urządzeniu. Dzięki temu Twój zespół może pracować zdalnie, efektywnie współpracować oraz szybko i skutecznie reagować na potrzeby klientów.
8. Automatyzuj powtarzalne zadania
Automatyzacja to klucz do zwiększenia produktywności w każdej firmie - także w małej kancelarii prawnej. Inwestycja w oprogramowanie do zarządzania zadaniami i projektami, które zautomatyzuje niektóre procesy i umożliwi zliczanie czasu, pozwoli zespołowi oszczędzić godzinu, które można poświęcić na zadania o większej wartości. Szablony projektów w Nozbe świetnie sprawdzają się przy powtarzalnych procesach, takich jak przygotowanie pozwu rozwodowego, zatrudnienie nowego pracownika, czy rozpoczęcie współpracy z nowym klientem korporacyjnym.
9. Spisuj procedury i twórz dokumentację
Standardowe procedury operacyjne (SOP) są potrzebne nie tylko w szpitalach i przy materiałach niebiezpiecznych. W każdej knacelarii prawniczej, która chce zmaksymalizować produktywność i efektywność powinny także zostać jasno spisane i na bieżąco uaktualniane. Dokumentując procedury w swojej firmie, sprawisz, że wszyscy będą wiedzieli, co i kiedy robić oraz będą przestrzegać zasad ważnych dla reputacji kancelarii. Spisanie procedur zredukuje liczbę błędów, pomoże zaoszczędzić czas i poprawić ogólną produktywność. Polecam pisać dokumentację we współdzielonym dokumencie zapisanym w chmurze, aby każdy z zespołu miał do niej dostęp i mógł ją łatwo aktualizować (w Nozbe używamy do tego celu Dropbox Paper oraz Githuba.
10. Postaw na content marketing
Każdy prawnik wie, że zasady dotyczące reklamowania swoich usług prawniczych są restrykcyjne i bywają różnie interpretowane. Content marketing to najlepszy sposób na promocję kancelarii prawnej i pozyskanie nowych klientów bez narażania się na konsekwencje lub ostracyzm w środowisku prawników. Publikując wartościowe treści, takie jak teksty na blogu, artykuły w prasie, posty w mediach społecznościowych, na LinkedIn, możesz zyskać pozycję eksperta w swojej dziedzinie i zbudować zaufanie potencjalnych klientów.
Proste sposoby na lepsze wyniki małej kancelarii prawnej
Poprawa produktywności i rentowności Twojej kancelarii wymaga kompleksowego podejścia. Wdrażając powyższe wskazówki, możesz usprawnić procesy, zwiększyć satysfakcję klientów i jeszcze bardziej rozwinąć swój biznes. Pamiętaj, aby korzystać z technologii i serwisów chmurowych oraz automatyzować pracę na ile to możliwe. Drobne usprawnienia mogą prowadzić do dużych korzyści – więc zacznij wprowadzać zmiany już dziś!
