Nozbe to prosta aplikacja, której można używać na wiele sposobów i w wielu obszarach. Mimo że nie oferuje setki skomplikowanych funkcji, w Nozbe możesz zarządzać zespołem i wykonywać swoją pracę sprawnie i w przyjemny sposób. Dzisiaj skupmy się na monitorowaniu postępów w projektach w Nozbe.
W Nozbe śledzić postępy w projektach można na kilka sposobów.
🕵️ Widok Aktywności
Jednym z nich jest wykorzystanie widoku Aktywności, w którym możesz śledzić postępy w projektach, nad którymi pracuje Twój zespół. Nawet jeśli nikt nie wspomniał o @Tobie w komentarzu ani gdy zadania nie są Ci przypisane, w widoku Aktywności nadal możesz zobaczyć, co zostało zrobione, które zadania zostały ukończone i kto w jaki sposób przyczynił się do realizacji zadania. Pamiętaj, że Nozbe wyświetla w Aktywności tylko zmiany w projektach, które masz w Obserwowanych.
Ta metoda wymaga czasu i bardziej proaktywnego podejścia, ale pozwala na szczegółowe sprawdzenie postępów i zmian w każdym zadaniu i projekcie, który został w jakikolwiek sposób zmodyfikowany.
Wszystkie informacje na temat widoku Aktywności w Nozbe znajdziesz na naszej stronie pomocy.
📈 Reporty mailowe i statystyki
Drugim rozwiązaniem pozwalającym monitorować postępy w projektach są statystyki i raporty mailowe dotyczące produktywności.
Każdy właściciel lub administrator przestrzeni w Nozbe może aktywować tygodniowe raporty mailowe zawierające statystyki dotyczące ogólnej produktywności w przestrzeni w Nozbe, a także statystyki dotyczące wydajności zespołu oraz indywidualnych jego członków.
Można włączyć je w aplikacji w Ustawienia > Powiadomienia.
Nozbe oferuje również łatwy sposób na sprawdzanie danych ilościowych dotyczących zadań i projektów, a także potrzebnego i przepracowanego nad zadaniami czasu: statystyki projektu!
Aby zobaczyć statystyki, kliknij liczbę zadań w projekcie wyświetloną obok jego nazwy.
🎯 Zadania statusowe w Nozbe
Trzecie rozwiązanie nie jest powiązane z żadną konkretną funkcją Nozbe, ale można je wdrożyć w bardzo prosty sposób. W naszym zespole nazywamy tę metodę “zadaniami statusowymi” i z powodzeniem korzystamy z niej od dłuższego czasu.
W prawie każdym projekcie tworzymy zadanie o nazwie „Nazwa projektu - status” i przypisujemy je osobie odpowiedzialnej za dany projekt.
Proszę, pamiętaj, że projekty w Nozbe mogą być zorientowane na konkretny cel lub odpowiadać po prostu aspektowi prowadzenia firmy jak np. E-mail marketing i newslettery , Wynagrodzenia itd.
Więc zadanie statusowe w projekcie E-mail marketing i newslettery nazwiemy: E-mail marketing i newslettery - status.
Zadanie statusowe w projekcie dotyczącym tegorocznej kampanii reklamowej na Black Friday nazywać się będzie: Kampania reklamowa Black Friday - status.
Po co tworzyć zadanie statusowe w projekcie?
Aby przedstawić postępy w danym projekcie i pomóc innym być na bieżąco bez konieczności przekopywania się przez wszystkie działania i zadania. Jest to szczególnie przydatne, gdy ktoś wraca z urlopu, zwolnienia lub po maratonie spotkań i zebrań, podczas którego nie mógł na bieżąco zaglądać do Nozbe.
Osoba odpowiedzialna za projekt regularnie dodaje komentarze w zadaniu statusowym, aby reszta zespołu wiedziała:
- co wydarzyło się w tym projekcie dzisiaj/w tym tygodniu/w tym miesiącu;
- co zostało ulepszone;
- jakie ważne zmiany zostały wprowadzone;
- co komu udało się osiągnąć.
W zadaniu statusowym można również na samej górze napisać komentarz z kluczowymi linkami i informacjami o danym projekcie i przypiąć go, aby każdy mógł szybko rzucić okiem i przypomnieć sobie, o co chodzi i jakie są podstawowe szczegóły i dane związane z tym projektem.
Zadanie statusowe - zadanie powtarzalne
Ponieważ w Nozbe chcemy regularnie dowiadywać się o postępach w projektach, każde zadanie statusowe jest zadaniem cyklicznym. W Nozbe zazwyczaj ustawiamy powtarzalność na co tydzień w piątek (Piąteczki w Nozbe), aby zadanie statusowe trafiało do widoku Przychodzące osoby odpowiedzialnej w dniu przeglądu tygodniowego i aby dodanie komentarza o postępach jej nie umknęło.
Linkowanie do innych zadań w zadaniach statusowych
W komentarzach, które regularnie piszemy w zadaniach statusowych, nie tylko opisujemy, co zostało zrobione, ale także linkujemy do zadań, o których wspominamy. Czasami manager lub osoba, która czyta zadanie statusowe nt. postępów w projekcie, chce przyjrzeć się bliżej konkretnemu aspektowi lub zadaniu. I to jest w porządku! Ułatwmy im to!
Aby w komentarzu do zadania wkleić link do innego zadania, należy wpisać dwa razy + i na liście rozwijanej znaleźć miejsce w Nozbe, do którego chcesz podlinkować. Jeśli nie znajdujesz go na liście, wpisz pierwsze litery nazwy zadania/projektu i wtedy pojawi się wśród opcji do wyboru.
Zamiast wpisywać ręcznie ++, możesz także wybrać opcję linku w menu komentarza, aby wyświetlić listę rozwijaną z miejscami do podlinkowania w Nozbe.
Jak sprawić, aby sztuczka zadziałała?
Aby nasza metoda działała, zadania statusowe ze wszystkich projektów muszą mieć specjalny tag: status!
Wówczas, gdy chcesz zobaczyć, jak idzie praca w projektach innych osób — na przykład podczas cotygodniowego przeglądu lub po urlopie — i nie chcesz przeglądać tych projektów i klikać zadania po zadaniu, wykonaj te kroki:
- przejdź do opcji wyszukiwania 🔍 w Nozbe,
- wybierz opcję
tag, - wpisz
status - i voilà! Nozbe wyświetli wszystkie zadania statusowe (z tagiem
status) w jednym widoku.
Teraz możesz znaleźć zadanie ze statusem interesującego Cię projektu lub po prostu sprawdzić zadania statusowe jedno po drugim i być na bieżąco z postępami prac w Twoim zespole.
Podsumowanie
Wprowadzenie metody zadań statusowych w Nozbe to prosty, ale skuteczny sposób na śledzenie postępów projektów i zapewnienie, że wszyscy w firmie są na bieżąco. Spróbuj wdrożyć ten pomysł w swoich projektach i zapewnij sobie i współpracownikom większą transparentność i lepszą komunikację. Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta lub ⬇️
