Cómo ajustan sus objetivos los gurús de la productividad—consejos prácticos de Nozbe Ambassadors

Aprovecho una tarde solo, en un lugar tranquilo, para mirar mis áreas de responsabilidad y acotar el conjunto de objetivos de enero a marzo.

Lo que hay que recordar es que no eres un robot. ¡Siempre puedes cambiar tus objetivos! De hecho, mi proceso de planificación es continuo y no podría decir que hay un mes solo dedicado a la planificación. ¡De hecho, toda mi vida es un gran plan que sigue cambiando! Lo más importante para mí es la libertad en la planificación.

Normalmente no establezco objetivos anuales - no pienso que sea una mala idea. Simplemente yo trabajo en períodos de 12 semanas y establezco objetivos en los plazos pertinentes. Desde luego, mis objetivos de 12 semanas están asociados a algunos de mis objetivos «grandes» que a veces pueden durar todo el año.

Durante las vacaciones reviso mis objetivos del año anterior. Reviso todas las fotografías que tomé el año pasado, tratando de sacar mis principales victorias y lo que es más importante, algunas de las más pequeñas que podría haber olvidado.

Una vez que tengo una buena sujeción del año anterior, repaso paso a paso el curso de Michael Hyatt 5 Days to Your Best Year Ever con mi esposa y mis hijos. Sellamos un acuerdo al hacer que nuestros hijos también creen objetivos para el año.

Siempre intento introducir algo llamado «objetivo de impulso». Se trata de un objetivo único que puedo cumplir en los próximos 30 días. Los objetivos de impulso tienen varios propósitos. En primer lugar, la acción rápida es una táctica increíble para salir adelante. En segundo lugar, es una gran manera de generar impulso para lograr metas mayores más adelante a lo largo del año. Este año, mi objetivo de impulso ha sido seguir la [desintoxicación digital] de Cal Newport digital detox de su libro Deep Work.

Después de terminar el curso Best Year Ever y elaborar mis objetivos, he agregado todo a Nozbe utilizando el mismo sistema que enseño en mi formación Nozbe Goal Tracking System.

No miro al Año Nuevo como el momento de revisar y crear objetivos, porque a lo largo del año a menudo cambian mis objetivos y enfoques. Un buen ejemplo es cuando fundé mi empresa de consultoría de productividad Productivity Grid. No estaba en la lista de objetivos anuales; simplemente surgió de manera natural y se alinearon los astros.

En su lugar, lo que hago es intentar permanecer en lo alto con mis objetivos y centrarme en el corto plazo. Por ejemplo, los objetivos o ideas que tengo están colocadas en el proyecto Algún día/Quizás. Los reviso de manera intermitente a lo largo del año. A menudo dan pie a ideas y nuevos proyectos que completar.

Sí tengo una sección de proyectos en Nozbe para revisar los 6 Horizontes de enfoque de GTD también.

Como siempre, mis proyectos están en listas muy sencillas, clasificados por colores y niveles de importancia. Mi última idea es tener una categoría llamada “SinFecha”, lo que significa que si esa tarea no es importante para mí de momento, ahora es “Sin fecha”. ¡Puedo hacerla cuando quiera!

Sigo haciendo lo que he estado haciendo: utilizar Nozbe para hacer que todos los proyectos sigan adelante.

Tengo una visión de mi vida. Sé, en general, lo que quiero y dónde quiero estar en 5, 10 y 15 años. Para conseguir que la visión se haga realidad, tengo objetivos a largo plazo (de tres a cinco años) y a corto plazo (normalmente anuales). Establezco objetivos de 12 semanas para lograrlos. Planeo cada semana de un total de 12. Intento hacer que mi plan sea realista teniendo en cuenta períodos como Navidad, vacaciones, etc. Cada semana compruebo qué tal va mi plan. A veces tengo que trasladar algunas tareas entre semanas o dejar algo. Intento no añadir nuevos objetivos ni tareas a este plan una vez que está en marcha. Cuando finaliza el período de 12 semanas, reviso los resultados, saco conclusiones y establezco nuevos objetivos para el próximo período.

Porque trabajo en tantas áreas diferentes, tengo un sistema muy estructurado del uso de los colores y las etiquetas para mantener el control sobre todos mis distintos proyectos y tareas. En el nivel más básico, uso el color para coordinar etiquetas y proyectos de modo que rápidamente puedo hacerme una idea de toda mi lista. Puedes ver mi sistema con más detalle en esta publicación.

Utilizo Nozbe para organizar mi vida. Recientemente he actualizado mis etiquetas de proyecto para reflejar de forma precisa diferentes áreas de responsabilidad. Como por ejemplo Desarrollo personal, Salud, Amigos y Familia, Trabajo, etc. Intento centrar mis proyectos en estas áreas. El uso de los filtros de Nozbe realmente me ayuda a centrarme en cualquier área de mi vida en cualquier momento.

Consejo Pro: También acabo de empezar un nuevo flujo de trabajo con AirMail - para iOS y macOS; copio el enlace del mensaje y lo agrego como comentario a una tarea de Nozbe. De esta manera, cuando necesito hacer un seguimiento con alguien, puedo hacer clic en el enlace de mi Mac o dispositivo iOS y al instante me lleva a mi mensaje en AirMail sin tener que buscarlo ni enviar el mensaje a Nozbe. Me es muy útil, puesto que tengo muchos mensajes de correo electrónico de seguimiento con clientes; ¡puedo ver al instante nuestra conversación por correo electrónico!

Simplificando mi uso de papel implacablemente.

Algunos ya están en mi lista y otros aparecerán allí a lo largo del año. Siempre hay algo que puede mejorar. Los hábitos y las rutinas son características importantes que aumentan la productividad. Mis nuevos hábitos y rutinas están relacionados con la salud, la productividad y el desarrollo personal.

Recientemente he empezado a meditar con unos ejercicios sencillos de respiración. Utilizo la aplicación Breathe en mi Apple Watch; es suficiente y da el resultado esperado.

También estoy trabajando en el estado físico para el año 2018. Como muchos de nosotros, llevo muchos «sombreros» para una sola cabeza que compiten por mi atención. Lamentablemente, a menudo el ejercicio es la víctima.

Creo que la diferencia estará en el equilibrio vida-trabajo. En 2017, he planificado muchas cosas con antelación. Decidí que en el año 2018 quiero ser capaz de modificar libremente mis prioridades y objetivos y lo que es más importante, voy a estar tratando de minimizar la cantidad de tareas improductivas.

He tenido un buen 2017, pero 2018 puede ser aún mejor! El uso de mi sistema de productividad es el motor que mantiene todo sincronizado.

Este año estoy planeando centrarme en la eliminación - eliminación de tareas y cosas que tengo alrededor. Me siento fascinada por el minimalismo. Solía pensar que no es para mí, pero con el tiempo, me he dado cuenta de que no es solo una opción, sino una necesidad (para mí).

Estoy segura de que también intentaré automatizar aún más las tareas. Me encanta la automatización y creo mis propias aplicaciones y scripts para facilitar mi flujo de trabajo. Desde luego, seguiré enfrentándome a un montón de ideas y planes e intentaré seguir tomando buenas decisiones de modo que me siga centrando en lo que es importante para mí, lo que me hace ser mejor.

2017 fue un año para experimentar con diferentes sistemas de productividad. 2018, por otra parte, vuelve a lo básico. Este año estoy reelaborando mi rutina matutina, reorganizando mi semana ideal para mejorar el uso del procesamiento por lotes y volviendo a evaluar cada tarea que se encuentra actualmente en Nozbe. Hablo de esencialismo y de trabajar intensa y seriamente este año.

¡Es una buena pregunta! Lamentablemente, no lo puedo decir. Siempre estoy optimizando mi configuración del flujo de trabajo y de la productividad. Por ejemplo, he creado un nuevo flujo de trabajo en Nozbe para agregar fechas de vencimiento para los proyectos mediante tareas y agregar una categoría. ¡Quién sabe qué sucederá en 2018! ¡Pero sea lo que sea me emociona el cambio!