En Nozbe, todos trabajamos desde casa de forma habitual. De hecho, no disponemos de una oficina física. A lo largo de todos estos años #sinoficina, hemos aprendido mucho sobre esta forma de trabajar.
Oficina en casa como la solución definitiva de las empresas
Las empresas de todo el mundo ya están enviando a sus trabajadores a casa. Y no tiene por qué significar obligar a la plantilla a aceptar un permiso sin sueldo, como hizo Lufthansa. Más y más personas trabajarán desde casa. Y las rutinas diarias de empresas y empleados no tienen por qué verse obstaculizadas por el cambio al sistema de oficina en casa. En muchos casos, trabajar desde casa puede ser incluso más eficaz que esas interrupciones constantes de las tareas en espacios abiertos y ruidosos.
Nuestros mejores consejos para trabajar desde casa
A continuación, presentamos las directrices fundamentales para trabajar desde casa y sacar el máximo provecho.
1. Organiza tu espacio de trabajo
Cuando se trabaja desde casa es crucial tener un espacio de oficina organizado. Puede ser simplemente una mesa o un despacho. Limpio y aseado. Con todos los materiales de consulta o equipos que puedas necesitar a mano. Te sugiero que en lugar de encerrarte en tu dormitorio, un lugar que asocies con el tiempo libre, elijas otra habitación o espacio en tu casa que se dedicará de forma específica al trabajo.
Algunas personas pueden permitirse una verdadera oficina en casa, como una habitación independiente, pero otras personas simplemente trabajan detrás de una mesa de cocina bien arreglada, tienen su escritorio en una salita o se apropian del escritorio de su hijo cuando el pequeño está en el colegio, como yo. Esto me motiva a mantener mi horario de trabajo. Sé que mi «oficina en casa» solo está disponible todos los días hasta las 3.45 de la tarde ;)
2. Establece unas normas en casa
Uno de los problemas a los que se enfrentan las personas que trabajan desde casa es la forma en que los demás no se toman en serio su trabajo simplemente porque trabajan en su casa. Esto puede dar pie a que vecinos se pasen a tomar un café al mediodía o a que te llamen y te pidan favores cuando estás en medio de algo importante.
Si quieres evitar todo eso, quizás deberías hablar con tus compañeros de piso y tu familia y explicarles que aunque no vayas a trabajar, en realidad sí trabajas. Es conveniente decirles exactamente a qué horas estás ocupado, a qué hora haces los descansos y cuándo estás libre. De esta manera estaréis sincronizados.
3. Elimina otras distracciones
Aparte de las distracciones que causan otras personas, hay que tener cuidado también con otras muchas trampas. Por ejemplo, cuando trabajas desde casa, no tienes que esconderte de tus compañeros ni de tu jefe cuando utilizas las redes sociales en lugar de hacer tus tareas… También puedes pasar demasiado tiempo en la cocina, preparándote bocadillos y bebidas o simplemente con las tareas domésticas.
Para evitar estos pecados veniales y no perder tiempo, puedes preparar bocadillos y bebidas antes de empezar a trabajar. También puedes determinar a qué hora harás los descansos, y solo entonces tomarás algo o harás la colada. Principalmente eres tú mismo, y tu fuerza de voluntad, quien puede evitar que te muevas por las redes sociales y te distraigas con las vidas y comentarios de los demás. Ambos sabemos que es una pérdida absoluta de tiempo y energía, ¿verdad? En caso de que esto no te detenga, es posible que desees eliminarlos de los accesos directos del navegador, cerrar la sesión de todas las cuentas y, además, probar algunas aplicaciones de bloqueo de redes sociales para tu equipo.
4. Vístete y haz como si fueras a la oficina
Para centrarte y motivarte para trabajar, ten una rutina diaria similar a la que tendrías si trabajaras en uno de estos fantásticos coworkings del centro de la ciudad. Configura la alarma a la misma hora todas las mañanas. Levántate, olvídate de trabajar en pijama. Vístete, ponte colonia. Desayuna y tómate un café si es lo que harías antes de ir a trabajar. Haz tu ritual matutino para ponerte a punto para un día ajetreado de trabajo.
5. Establece tus prioridades y tus tareas menos importantes
Puedes decidir en qué vas a trabajar la noche anterior o a primera hora de la mañana. Independientemente del momento que elijas, asegúrate de saber cuáles son tus tareas más importantes del día. De esta manera, podrás planear tus acciones y ver el progreso.
En el libro «Lo único», Gary Keller y Jay Papasan argumentan que es mejor limitarse al mínimo estricto. Sugieren decidir un objetivo principal del día y tratar todos los demás asuntos como secundarios. Otra posibilidad es buscar la tarea principal del día, y después seguir con otras tres tareas importantes y terminar con cinco tareas más pequeñas «agradables de hacer». Intenta trabajar primero en las cosas principales porque si en lugar de centrarte en las tareas principales, decides empezar por las más triviales, puede que te des cuenta de que el día ha terminado y ya no tienes tiempo de hacer lo que era primordial.
Si tu lista de tareas pendientes es realmente abrumadora, lee nuestra guía para estar al tanto de las cosas.
6. Planifica tu día a tiempo
Greg Mckeown, autor de «Esencialismo: Logra el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzo» escribió que «si no priorizas tu vida lo hará otro». Por eso es realmente importante que revises tus proyectos y tareas, que identifiques lo que hay que hacer hoy, como mencionamos en el párrafo anterior, y que segmentes qué harás y cuándo lo harás a lo largo del día. Sin un plan puede que te encuentres abrumado e intentes aplazar la realización de tareas más grandes e importantes.
Sin embargo, no intentes hacer tu programación demasiado ajustada, solo conseguirás estresarte y sentirte decepcionado. Es una gran idea añadir un margen de tiempo a cada tarea, será suficiente una reserva del 20 % del tiempo que asignas a cada tarea de tu agenda.
Además, no necesitas fechas de vencimiento para todo. El problema con la fecha de vencimiento es que llega antes de que lo sepas… ¡te has asignado 35 cosas con vencimiento en un mismo día! La mejor manera de gestionar esto es utilizar solo fechas de vencimiento con las cosas que realmente tienen «vencimiento» o que necesitas que se te recuerden.
7. Intenta trabajar en bloques de tiempo de focalización
En un ambiente de oficina tradicional, la gente tiende a interrumpirse mucho entre sí. Si hace falta una opinión rápida de alguien, pueden acercarse y plantear la pregunta. Interrumpir a alguien cuesta tiempo, porque después de la charla hay que dedicar unos minutos a volver a centrarse en lo que estaba trabajando. Cuando trabajas desde casa puedes disfrutar del lujo de trabajar de forma ininterrumpida y focalizada.
Tu objetivo es trabajar tanto tiempo como puedas sin distracciones. ¿Cómo conseguirlo? Gestionando bien el tiempo: tomando descansos cortos y retrasando todas las tareas no relacionadas.
Aquí la técnica Pomodoro puede ser útil. Es una técnica sencilla en la que se trabaja en bloques de 25 minutos de duración (Pomodoros) y se hace un descanso de 5 minutos después de cada uno. Cuatro Pomodoros son una sesión completa después de la cual tienes derecho a un descanso más largo (15-30 minutos). Naturalmente, puedes modificar el tiempo según tus necesidades pero asegúrate de trabajar concentrado y de tener descansos bien definidos.
8. Date una recompensa
No dejes que la culpa de trabajar desde casa (¡sí, algunas personas se sienten así!) te impida tomarte un tiempo de relax. Durante el descanso, puedes ver un vídeo o mejor aún, levantarte de la mesa de trabajo. Sal a dar un paseo afuera, tómate algo de picar saludable o pasa tiempo con otras personas que también podrían estar en la misma casa.
Recuerda que los descansos para preparar y comer el almuerzo o hacer ejercicio pueden servirte para recuperar fuerzas y hacer un trabajo mejor. No asumas que necesitas trabajar el 100 % del tiempo mientras estás en casa para ser productivo.
9. Utiliza la tecnología para mantener la productividad
Trabajar desde casa a veces puede requerir un respaldo tecnológico ya que los teletrabajadores no tienen acceso a la intranet de la empresa ni a los documentos físicos.
En Nozbe, usamos diversas aplicaciones para hacer nuestro trabajo. Los diseñadores usan las aplicaciones de la suite de Adobe, los programadores usan GitHub (entorno de codificación colaborativa). Para los mapas mentales utilizamos aplicaciones de mapas mentales, y para el brainstorming y la documentación - Dropbox Paper como plataforma de escritura más colaborativa. Normalmente guardamos nuestros archivos en carpetas compartidas en Dropbox. Todos los miembros de nuestro equipo tienen una cuenta de Dropbox y hemos creado carpetas compartidas para que todos los archivos que necesitemos se sincronicen con nuestros ordenadores de inmediato. Se trata de publicar nuestro trabajo y la comunicación con el resto del equipo.
Por último, y no menos importante, todos usamos nuestro propio producto - Nozbe Teams - para compartir proyectos y comunicarnos mediante tareas. Al igual que en Dropbox, en Nozbe hemos establecido proyectos compartidos donde añadimos y delegamos tareas entre nosotros. Una vez que terminamos una tarea, comunicamos los resultados en el comentario de esta tarea y la completamos o simplemente delegamos a alguien para que sepa que hemos hecho algo por ellos o que necesitamos sus comentarios.
Aunque todos nuestros archivos, tareas y proyectos están sincronizados gracias a las últimas tecnologías de Internet, intentamos trabajar de forma asíncrona mientras realizamos nuestro propio trabajo en nuestros intervalos de tiempo sin interrupciones.
10. Mantente en contacto con tu equipo
La clave para la productividad del equipo es la comunicación. Pero, ¿cómo te comunicas eficazmente con tu equipo, principalmente cuando se trabaja desde casa? Ahora mismo no se puede depender de la comunicación cara a cara en un mundo totalmente digital. Intentar la comunicación basada en chat provoca un mayor nivel de ansiedad, ya que se reciben demasiados mensajes. Y volver a los tradicionales correos electrónicos con CC y CCO uno se siente como volviendo a la edad de piedra - ¡buena suerte para encontrar cualquier información útil y actualizada ahí!
A lo largo de los años de funcionamiento de Nozbe nos hemos dado cuenta de que para que los equipos trabajen mejor, hace falta un tipo de comunicación diferente: la comunicación basada en tareas, en la que todas las conversaciones se centran en las tareas y proyectos y donde cada uno da su opinión. El hecho de disponer de todo el contexto y la información pertinente bajo un mismo techo ayuda a que los equipos obtengan resultados.
Nuestra herramienta para la colaboración y comunicación del equipo es nuestra aplicación Nozbe Temas De esta manera, podemos trabajar con:
- menos interrupciones,
- menos reuniones,
- capacidad de estar al tanto de las cosas incluso en los desplazamientos,
- todos los miembros del equipo están en la misma página,
- nuestro equipo consigue terminar los proyectos con mayor rapidez.
Nozbe Teams app ha sido desarrollado para cualquier equipo de entre 5 y 100 personas que quiera llevar su productividad y comunicación a un nivel completamente nuevo. Te invitamos a probarlo gratis en nozbe.com/teams
Resumen
Trabajar desde casa puede ser gratificante para ambos: empresario y empleado. Se trata de una gran oportunidad para aprender a trabajar mejor, así como para apreciar el «tiempo de concentración» y comunicarse con el equipo de forma asíncrona.
Como teletrabajador, aprendes a no interrumpir a la gente por el simple hecho de poder hacerlo. Tu equipo y tú hacéis más cosas porque tenéis mucho más tiempo para vuestro trabajo. Puedes elegir apagar y no responder a chats ni llamadas telefónicas y no caer en la tentación de usar estas herramientas para trabajar con otros.
