Trabajar con equipos remotos se ha vuelto cada vez más habitual. Las organizaciones pueden ahorrar mucho dinero en impuestos y costes salariales al contratar personal en diferentes estados o países. Pero trabajar a distancia conlleva una serie de retos. La coordinación de grupos que operan en diferentes zonas horarias puede ser un reto y la comunicación también es otro desafío. Sigue estos siete consejos para mejorar y realizar un seguimiento de la productividad de tu equipo remoto.
1. Fomentar las buenas relaciones entre sus equipos
Si quieres sacar el máximo partido de tu equipo, debes crear las condiciones para que prospere el compañerismo del equipo.
Podrías animarles a que se ayuden entre ellos en tareas difíciles o si hay demasiado trabajo para uno pero no tanto para otra persona. La mayoría de las veces, no es realmente necesario que en el equipo esté cerca el uno del otro para trabajar bien juntos. Lo que importa es que demuestran respeto mutuo y que se haga el trabajo. No tengas demasiadas reuniones de negocios ya que a menudo son improductivas e innecesarias. Sin embargo, manténles al día; esto ayuda a hacerles sentir que realmente forman parte de algo. Podrías hacerles saber cómo sus tareas específicas se han reflejado en el producto o servicio final, mostrarles ejemplos de su trabajo en la vida real de su trabajo: si trabajaron en un sitio web, enviarles un enlace, etc. Hazles saber todo lo que normalmente sabrían si estuvieran en una oficina: reuniones importantes, fechas, eventos, etc.
2. Hacer que los procesos sean lo más eficientes posible
Revisa tus procesos y revisa su eficiencia, recordando que también puede que sea necesario repasarlos cliente por cliente. Mira qué puede eliminarse para que las cosas sean más ágiles y eficaces. Debido a que estás trabajando con muchas personas diferentes en todo el mundo, la tecnología se vuelve extremadamente importante. Una tecnología como Nozbe puede ayudar a centralizar los procesos de manera que todo el mundo sepa qué está ocurriendo. Usar una aplicación es mucho más eficiente y claro que usar muchas, en un intento por aumentar la productividad. No compliques las cosas.
3. Asignar a las tareas límites de tiempo cortos pero realistas
Limita el tiempo que tu equipo dedica a cada tarea. Tu equipo se tomará tanto tiempo para completar una tarea como les des. Dales poco tiempo para terminar algo, lo más probable es que se haga. A menos que des a tu equipo una cantidad ridículamente pequeña de tiempo para completar una tarea, la terminarán. Las personas tienen una manera de hacer que su trabajo se amplíe para ajustarse a la fecha límite que se les ha asignado.
4. Recordar que no todos están en la misma zona horaria
Cuando asignes fechas límite, ten en cuenta que tu personal está potencialmente repartido en diferentes zonas horarias. Establece tus fechas límite basándote en la hora local del equipo, para que no estén tratando de terminar una tarea a las 3 de la madrugada hora local, haz que las fechas límite sean lógicas para sus horarios de trabajo. Utiliza horarios complementarios y haz que tus equipos trabajen en ciclos. Esto significa no tener un equipo de trabajo toda la noche solo porque está en consonancia con tu horario de trabajo normal. Para llamadas y reuniones virtuales elije una hora en la que las zonas horarias se superpongan durante una hora razonable.
5. La confianza es mejor que el control
Obviamente, no puedes observar desde tu despacho las idas y venidas de tus empleados. Los equipos remotos son un entorno completamente diferente. Puedes tener la sensación de que necesitas controlarles a ellos y sus horarios, pero, en vez de eso, intenta confiar en ellos. La gente podría ampliar su trabajo dentro de un plazo, pero lo que importa es que el trabajo esté hecho, a tiempo. La flexibilidad es una de las mayores ventajas de tener equipos remotos.
Si quieres ayudarles a ser más productivos, puedes recomendarles el uso de herramientas como Time Doctor o aplicaciones similares, donde pueden hacer un seguimiento de su tiempo en las redes sociales, su tiempo más productivo y cuánto procrastinan en ciertas situaciones. Esto puede incluso hacerles darse cuenta de lo que necesitan hacer para ser más eficientes.
6. Fomentar una competencia sana
Hacer que tus equipos remotos vean un cuadro de honor de líderes puede fomentar una competencia amistosa —entre ellos y entre los equipos por igual. Esto también te puede dar la oportunidad de ver cómo trabajan tus equipos y empleados individuales. A final de mes o al final del trimestre, podrías dar las recompensas a los mejores empleados y encontrar una manera de hablar con aquellos que no lo hicieron tan bien.
Trata de evitar criticar directamente a un empleado con bajo rendimiento. En lugar de eso, adopta un enfoque más sutil que funcione en su ego y conciencia, ya que a nadie le gusta obstaculizar el progreso de su equipo. En lugar de decirles que lo hicieron mal el mes anterior, por ejemplo, y molestarles por eso, podrías decir que esperabas más de ellos o que estás pensando en incluir unas buenas recompensas el próximo mes para aquellos que demuestren excelencia, etc.
7. Toda comunicación debe ser eficaz
La comunicación puede ser fructífera en algunos casos, pero en la mayoría es simplemente innecesaria y no hay nada importante que compartir. Asegúrate de que todos estén preparados para una reunión antes de que les hagas saber que hay reunión; puede ser bastante estresante incluso si estás preparado. A menudo estas reuniones pueden llegar a ser tóxicas si no se llevan a cabo de manera productiva.
Por lo tanto, mantén las reuniones al mínimo y deja que la gente trabaje sin añadir el estrés de una reunión.
Para cualquier información rápida que tengas que compartir, la comunicación clara y efectiva es importante.
Conclusión
Trabajar con equipos remotos tiene sus beneficios y desafíos, afortunadamente hay estrategias y tecnologías que pueden mitigar significativamente esos desafíos. Fomentar las buenas relaciones entre los miembros del equipo remoto a través de la tecnología es clave para mejorar su productividad. También puedes utilizar la tecnología para hacer un seguimiento de lo que tu equipo está haciendo e incluso fomentar cierta competencia. Usa estos siete consejos para mejorar y realizar un seguimiento de la productividad de tu equipo remoto.
