Se trata de una publicación que recibimos de Robby Miles - nuestro Ambassador, gurú de la productividad y verdaderamente un hombre de bien :-) Sigue leyendo si quieres aprender más acerca de las ventajas de la gestión de proyectos simple, enviar tareas por correo electrónico y usar las plantillas de proyecto.
Me llamo Robby Miles y soy padre, profesor de historia, oficial del ejército, trabajador independiente por internet y Nozbe Ambassador. Probablemente llevo demasiadas cosas en marcha, pero Nozbe es la única herramienta en la que confío para mantener organizadas todas las diferentes áreas de mi vida. Entonces, ¿cómo utilizo Nozbe para mantenerme al tanto de todo?
Etiquetas de proyecto
Agradezco que Nozbe utilice un sistema de proyectos «simple» cuando se trata de estar al tanto de todas las diversas tareas que están por ahí. Gestión de proyectos «sencilla» significa que no hay tareas escondidas en las profundidades dentro de las subtareas, dentro de las tareas, dentro de los proyectos, dentro de las carpetas. Entiendes la idea. Todo está visible a un par de clics. En muchas aplicaciones, es fácil perder las tareas. No con Nozbe.
Los proyectos son la columna vertebral de cualquier sistema GTD (Getting Things Done, en español: Organízate con eficacia) y yo creo muchos. Actualmente tengo más de 50. Las etiquetas ayudan a mantener los proyectos agrupados según las diferentes esferas de la vida.
- Los proyectos de enseñanza tienen la etiqueta «Enseñanza»
- Los proyectos militares tienen la etiqueta «Militar»
- Los proyectos de clientes tienen la etiqueta «Cliente»
- Los proyectos a completar con cosas de casa tienen la etiqueta «Casa»
¿De qué sirve el uso de etiquetas en realidad? Cuando estoy en clase preparando las clases, abro la lista de prioridades y filtro las tareas que contienen la etiqueta «Enseñanza». El filtro hace que queden visibles las tareas relacionadas con la enseñanza y oculta todas las demás tareas de modo que no me distraen. Sé inmediatamente dónde concentrar mi energía. Esto funciona igual para los trabajos independientes, proyectos de casa o cualquier etiqueta que uses.
Correo electrónico
Una de las funciones de Nozbe más potentes (y probablemente la más infrautilizada) es el envío de tareas por correo electrónico. No permita que el correo electrónico se apile en tu bandeja de entrada. En su lugar, envíalos a tu dirección de correo electrónico de Nozbe secreta y conviértela en una tarea. O utiliza el método de Jeff Sanders para enviar un mensaje de correo electrónico utilizando Siri para agregar tareas fácilmente a Nozbe solo con la voz.
No solo puedes convertir tus mensajes de correo electrónico procesables en tareas enviándolos a Nozbe, puedes [enviar por correo electrónico comentarios directamente a las tareas] email comments que ya existen. Apuesto a que no lo sabías. Se trata de una función que parece ser que no atrae mucho la atención, pero es mucho más útil de lo que puedas imaginar.
La función comentar mensajes de correo electrónico es uno de los elementos principales en mi configuración automatizada de publicación y mantenimiento del blog. Es increíble tener toda la información y los enlaces disponibles cuando estoy preparado para tomar decisiones sobre una tarea.
Plantillas
Las plantillas Nozbe.how hacen que la vida sea más fácil.
Si te encuentras repitiendo el mismo conjunto de tareas una y otra vez, conviértelas en una plantilla. No es necesario reinventar las tareas desde cero cada vez. El objetivo de la productividad es agilizar tus procesos para ahorrar tiempo y centrarte en las tareas que realmente importan.
Cada semana realizo una revisión semanal. Sé que pasa cada semana y que raramente cambia. Por lo tanto lo he convertido en una plantilla. Ahora, cada semana creo un proyecto a partir de la plantilla y realizo mi revisión. Nunca olvido ni me salto ningún paso.
Las plantillas también son útiles cuando se trata de formación con equipos remotos. Hay mucho software y muchos programas en internet con los que puedes configurar procesos estándar para tu negocio y los puedes compartir con compañeros pero, ¿no es más fácil crear esas plantillas donde ya estás gestionando tareas?
Lo mejor de Nozbe es que puedes crear sistemas que son tan sencillos o complejos como los necesites. Se pueden personalizar completamente para que trabajes mejor.
