Cuando se trabaja en equipo, no importa lo duro que trabajes para intentar hacer avanzar los proyectos, el resultado no depende totalmente de ti. A veces puede ser frustrante. No importa lo hábiles que sean y comprometidos que estén tus compañeros, tus esfuerzos pueden verse fácilmente obstaculizados. Sin embargo, hay una forma de que tu trabajo prospere. Necesitas un entorno que respalde el trabajo en equipo. Un sistema de comunicación sólido y una herramienta de colaboración bien diseñada os ayudará a alcanzar vuestros objetivos juntos más rápidamente, independientemente de si se trabaja en una oficina o en remoto.
Poner en marcha un sistema de comunicación
Un equipo es un equipo - un grupo de personas que piensan diferente y tienen hábitos distintos. Si además sois un equipo disperso, hay un factor más a tener en cuenta: las personas trabajan en múltiples lugares y en zonas horarias diferentes. Para tener un equipo eficiente, es necesario introducir un conjunto de reglas que rijan la comunicación del equipo. Es necesario ser claro y centrarse en alcanzar los objetivos del equipo de una manera que sea cómoda y natural también para los componentes del equipo.
Nuestra Pirámide
Aquí en Nozbe, tenemos la Pirámide de comunicaciones que regula el flujo de información en nuestro [equipo remoto][p]. Se basa en 3 ideas principales:
- una creencia en el poder del trabajo profundo,
- el respeto por nuestro tiempo, y
- un intercambio de información estructurado.
Puedes leer más sobre la Pirámide de comunicaciones [aquí][p], pero para resumirlo en pocas palabras:
- Intentamos comunicarnos asincrónicamente siempre que podemos para no distraernos. Si necesito feedback que puede esperar (y, seamos sinceros, en la mayoría de los casos se puede), dejo que mi compañero se ponga en contacto conmigo cuando le venga bien.
- Sabemos que se trabaja mejor cuando la gente está concentrada y nadie la molesta.
- El feedback es generalmente mucho mejor cuando se piensa y se escribe.
- Las reuniones (si realmente son necesarias) solo son fructíferas si hay un orden del día y todos los asistentes están implicados y bien preparados.
Espacio para la colaboración
Una vez que tienes tu sistema de comunicación en marcha, quieres un espacio donde se pueda implementar y desarrollar. Lo que necesitas, entonces, es una aplicación de colaboración - o una herramienta de gestión de tareas y proyectos, si lo prefieres. El objetivo es el mismo: asegurarse de que la información que se intercambia está estructurada y es accesible y que todos los miembros del equipo saben qué hay que hacer y cuándo.
A continuación, podrás ver qué ofrece el software de colaboración a las empresas. Como llevo usando Nozbe Teams desde el principio, me gustaría enumerar las ventajas de las herramientas de colaboración en equipo con mi aplicación como ejemplo.
Fácil establecimiento de objetivos y planificación
Está de más decir que para obtener resultados, un equipo necesita saber cuáles son los objetivos, y cualquier objetivo se puede transformar en un proyecto. Todo proyecto requiere planificación. Para planearlo bien, hay que dividirlo en tareas procesables, explicar cada una de ellas con detalle, colocarlas en un período de tiempo y asignarlas a las personas que puedan hacerlo mejor. Es obvio y simple. Una vez que lo has hecho, tienes un plan de acción en marcha.
Sé que a veces no es fácil según crecen los proyectos, se desarrollan o incluso giran; sin embargo, en una aplicación como Nozbe Teams, tienes todo en un solo lugar y bien estructurado.
Tener todo bajo un mismo techo
Una gran ventaja de usar un software de colaboración es la forma en que queda registrado todo lo relacionado con un proyecto dentro de este proyecto. Hay un lugar especial para describir el objetivo del proyecto. Entonces, tienes tareas y comentarios específicos donde tu equipo puede:
- debatir las ideas,
- pedir feedback y recibirlo,
- señalar los problemas y los obstáculos,
- buscar las mejores soluciones,
- adjuntar archivos y
- añadir listas de verificación para gestionar las tareas con unos cuantos niveles.
Como puedes ver, una aplicación de colaboración como [Nozbe Teams][nt] te permite mantener todos los intercambios de información, documentos y datos en su contexto en el proyecto. Siempre puedes buscar los datos que necesitas, volver a un debate que desees recordar o buscar la versión inicial de un documento. Está todo ahí, en una lista por orden de aparición. Incluso cuando el proyecto ha sido completado, puedes buscarlo o incluso restaurarlo.
Materiales de consulta y documentos en el contexto
Hablando de debates estructurados y contexto de proyecto, quiero mencionar brevemente los materiales de consulta necesarios para llevar a cabo las tareas. Recuerdo que en un trabajo anterior, usábamos el correo electrónico y el chat para hablar de nuestros proyectos en curso y de la colaboración de nuestro equipo, ¡vaya, qué fácil era que se perdieran cosas! Era muy frustrante, especialmente cuando el plazo se acercaba y el nivel de estrés del equipo iba en aumento.
Si usas una aplicación de colaboración, puedes evitar fácilmente situaciones de este tipo. Simplemente ponte de acuerdo con tu equipo para adjuntar documentos a las tareas relevantes o añadir los enlaces a los archivos almacenados en la nube (como Dropbox, Box, Google Drive, etc.), describe estos documentos y verás que todo irá bien.
Acceso al trabajo y a los datos desde cualquier lugar, en cualquier momento
Una aplicación de gestión de proyectos como [Nozbe Teams][nt] tiene otra característica que hace que tu equipo sea más productivo: la movilidad. Todo lo que guardas en la aplicación -proyectos, tareas, comentarios y archivos adjuntos - se almacena en la nube. Eso significa que puedes acceder a todo esto independientemente de dónde estés. Puedes elegir entre usar una aplicación web o descargar aplicaciones nativas para tus dispositivos iOS y Android. Las notificaciones establecidas de acuerdo con tus necesidades te avisarán cuando alguien necesite tu opinión o te asigne una tarea. De esta manera, puedes ahorrar tiempo y trabajo mientras te desplazas o esperas la cita con el médico y estar ahí para tu equipo incluso cuando estés fuera de la oficina.
Comunicación eficaz basada en tareas
Una vez que hayas creado y estructurado tus proyectos y tareas, puedes empezar a colaborar con tu equipo para llevarlas a cabo. La clave para un trabajo en equipo eficaz es una buena comunicación. En una aplicación como Nozbe Teams, no hay mejor manera de colaborar que a mediante la [comunicación basada en tareas.][tbc]
¿Por qué?
Porque es claro, está organizado y es procesable.
Al hacer un listado de las tareas, se logra motivar a la gente para que actúe y les permite dividir las cosas grandes y espantosas en pasos más pequeños y realizables.
Al comentar una tarea específica, te centras en lo que hay que hacer allí mismo (a diferencia de los chats de grupo o los correos electrónicos largos).
Gracias a los parámetros precisos de la tarea sabes quién es responsable de la tarea, a qué proyecto pertenece y cuándo debe entregarse.
La comunicación basada en tareas funciona mejor en una herramienta de gestión de tareas y proyectos bien diseñada para equipos, donde se pueden añadir tareas y trabajar dentro de ellas juntas hasta que se terminen. Porque, después de todo, lo que quieres es que tu equipo dé resultados y no solo dedique tiempo a la gestión del proyecto, ¿verdad?
Mejor concentración
Al abandonar el correo electrónico y reducir el uso del chat para la comunicación interna en tu equipo se aumentará vuestra productividad.
¿Cómo? Al utilizar un instrumento de colaboración o de gestión de proyectos y aplicar la comunicación basada en tareas, las personas podrán dedicar más tiempo a una labor focalizada e intensiva.
Si cada uno tiene sus tareas en una lista en la aplicación y con un plazo de tiempo, saben qué hacer y cuándo. Pueden concentrarse y empezar a hacer su trabajo. Cada uno trabaja en sus cosas. Si alguien necesita ayuda o feedback, se la pide a un compañero o a un jefe. Procuran no distraer a esta persona, porque, mientras esperan, pueden empezar a trabajar en la siguiente tarea y dejar que su compañero de equipo termine lo que empezó.
Por supuesto, esta es una situación ideal. Sé que las cosas urgentes y las tareas pendientes de ayer aparecen en todos los equipos todos los días. Pero si cada miembro del equipo intenta estructurar su trabajo y recuerda mantener un margen de tiempo al planificar sus tareas, puede mejorar lentamente.
En Nozbe, lo llamamos [comunicación asincrónica,][as] e intentamos que sea nuestra regla fundamental.
Establecimiento de prioridades
Al igual que con una estrategia coherente, las prioridades bien establecidas también te ayudarán a seguir el camino que necesitas recorrer, sobre todo si las esbozas a partir de una visión holística de todo el trabajo que hay que hacer. Las aplicaciones de gestión de tareas como los Nozbe Teams te permiten planificar tus prioridades para cada día de la semana. De esta manera, cada mañana, tus compañeros y tú empezáis con una lista de cosas por hacer e intentáis tachar tantas cosas como sea posible durante el día. Tú decides qué hacer con tu lista de prioridades e intentas trabajar en bloques de trabajo focalizados para conseguirlo. Este es uno de los pasos clave para que el equipo sea eficaz.
Transparencia y estar al día
Otra ventaja de usar [un buen software de colaboración][nt] es la forma en que garantiza una visión global y un entendimiento mejor de lo que todos los demás están haciendo. En los proyectos de equipo compartido, todos pueden ver las tareas de los demás y comprobar a qué se están enfrentando actualmente. De esta manera, se puede utilizar el potencial de cooperación en su totalidad. Las personas obtienen un feedback más profundo, el equipo comparte sus conocimientos y cualquiera puede contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.
Este proceso es aún más fácil en Nozbe Teams, donde cada proyecto creado recientemente está accesible a todos los miembros del equipo de manera predeterminada. Por supuesto, con el plan Premium, puedes tener proyectos privados o conceder acceso solo a usuarios seleccionados, pero el objetivo principal es la transparencia y la accesibilidad. Ten en cuenta que tener acceso a un proyecto no significa menos concentración. Puedes echar un vistazo a cualquier proyecto cuando lo necesites y eso es todo. Si estás especialmente interesado en algún proyecto en particular, puedes seguirlo o añadirlo a tus favoritos y recibir notificaciones de su progreso.
Además, en la vista “Equipo” de Nozbe Teams, puedes ver la lista de todas las personas en tu equipo. Puedes elegir una persona y comprobar todas las tareas que se le asignan en todos los proyectos a los que tenéis acceso. Esto hace posible que los miembros del equipo sigan en la misma línea y permite a los responsables supervisar los proyectos de su equipo.
Mejora del liderazgo y la gestión
Por tanto, el software de colaboración dará a un directivo o a un jefe de equipo una visión general en tiempo real del rendimiento de sus empleados. Pueden ver la contribución de cada uno, estar atentos y dar su opinión sobre cada proyecto siempre que vean la necesidad.
Con una estructura de proyecto transparente, un directivo también podrá determinar cuándo hay proyectos atascados. A diferencia de los correos electrónicos o el chat en grupo, donde las posibilidades de que las cosas se caigan por las grietas son bastante altas, una buena aplicación de colaboración de proyectos permite a los directivos mantener el control. Pueden rastrear el flujo de información, comprobar el estado y asegurarse de que se toman medidas cuando es necesario.
Cada equipo necesita una dirección, especialmente cuando se sienten perdidos, y los directivos necesitan transparencia para estar al tanto: esa es la manera de evitar los fracasos de los proyectos.
Como directivo o líder de equipo, no puedes pedir una victoria mayor.
Relaciones de equipo más estrechas
Por último, pero no menos importante, una buena herramienta de colaboración es crucial para crear espíritu de equipo. Puede ayudar a que las personas se sientan más cómodas con la idea de cooperar hacia un objetivo común. También anima a compartir planes, ideas y logros con los compañeros de trabajo.
En Nozbe, sabemos que nuestra aplicación es un espacio para hacer preguntas y debatir y por lo tanto no tenemos miedo de hacerlo. La comunicación basada en tareas nos anima a compartir nuestras dudas y conocimientos con el resto. Junto con nuestras reglas de comunicación, también reduce las posibilidades de conflicto y malentendidos. Todo se anota y está localizable. El feedback por escrito parece ser más racional, se analiza más a fondo y es menos emocional que una discusión en tiempo real.
Al reforzar las relaciones del equipo, el software de colaboración tiene un doble propósito que puede beneficiar a todo el negocio.
No quieres seguir batallando
Para que tu equipo funcione de manera más inteligente, rápida y productiva, debes introducir algunas reglas de comunicación e incorporar tecnologías de colaboración en tu empresa y en tu proceso organizativo. Te garantizo que, gracias a este método, la eficiencia de tu equipo se disparará… y será la guinda del pastel, además del resto de los beneficios mencionados.
Soy consciente del hecho de que puede ser difícil la transición a un entorno de trabajo completamente nuevo, especialmente para los miembros del equipo que nunca han utilizado aplicaciones de gestión de proyectos o de colaboración. Empieza despacio. Deberíais debatir las reglas de comunicación que os gustaría introducir en vuestra organización. Una vez que estén en marcha, elige una herramienta que se adapte mejor a tus necesidades. Empieza a implementarla gradualmente en lugar de tirarte de cabeza. Si la gente se desconcierta y se pierde, en lugar de dispararse la productividad, caerá. Tal vez podrías crear un par de proyectos primero e intentar colaborar en ellos. Compartid vuestras impresiones y plantearos preguntas sobre el funcionamiento del software. Además, no dudes en ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente de la aplicación para obtener ayuda y consejos prácticos. Mira los tutoriales en vídeo y usa los materiales de introducción que las buenas aplicaciones suelen ofrecer.
Si crees que estás convencido y te tomas en serio la mejora de la comunicación y la eficacia de tu equipo, no dudes en [probar Nozbe Teams][nt] y comprobar las ventajas por ti mismo. Es gratis y está disponible en iOS, Android y en la web.
