Pandemia koronawirusa niewiele zmieniła w naszej firmie pod względem organizacyjnym. A to dlatego, że pracujemy w 100 % zdalnie od 2007 roku. Zobacz, dlaczego Nozbe funkcjonuje bez fizycznej siedziby. W sumie to wszyscy moglibyśmy przecież siedzieć w eleganckim biurowcu przed laptopami i regularnie sobie przeszkadzać. I mogliśmy bardzo często spotykać się w dizajnerskich salach konferencyjnych, aby omówić to, co można by skuteczniej omówić w komentarzach do zadań…
Oto dlaczego nasza firma nigdy nie miała biura i dlaczego wszyscy pracujemy z domu od momentu jej powstania.
Hej! Tak w ogóle, to jeżeli wolisz posłuchać niż czytać, to tu jest nagranie:
Praca = biuro?
Zanim światem zawładnął COVID-19, panowało przekonanie, że każda nowoczesna firma powinna mieć fajne, nowoczesne biuro, aby przynosiła zyski. Tak, jakby istniał znak równości między tymi dwiema rzeczami:
praca = biuro
Czytając to, na pewno widzisz, jak absurdalnie to brzmi. I niestety dopiero pandemia to potwierdziła.
Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi, tylko tym, co się robi.
A przecież większość codziennych obowiązków pracowników umysłowych z powodzeniem może być wykonana na komputerze podłączonym do Internetu w dowolnym miejscu. Mając do dyspozycji technologię XXI w., wcale nie trzeba podpinać go kablami do sieci, do konkretnej wtyczki w głównej siedzibie firmy.
Rozprawmy się z mitami
Dlaczego firmy – zarówno te duże, jak i mniejsze – tak bardzo upierają się, aby ich pracownicy wykonywali swoją pracę stacjonarnie, w biurze? Być może wynika to z jakichś głęboko zakorzenionych, przestarzałych przekonań, które sprawiają, że właściciele firm i menadżerowie postrzegają biuro jako coś niezbędnego i, co bardziej zaskakujące, opłacalnego.
Mit 1: Każda „poważna firma” musi mieć biuro
Jeśli nie mamy biura, nikt nie będzie nas traktować poważnie… Skoro tak, co w takim razie z firmami takimi, jak: MySQL, Automattic, Buffer, InVision, GitLab i wieloma innymi?
Mit 2: Potrzebujemy miejsca do pracy
Czy pracownicy naprawdę muszą dojeżdżać do pracy zatłoczonymi pociągami, stać w ulicznych korkach i wdychać (i produkować!) spaliny tylko po to, aby… zasiąść w końcu przed laptopem (!) i móc na nim popracować?
Mit 3: Musimy ze sobą współpracować
Czy znasz narzędzia takie, jak Skype, Zoom, Slack, Google Docs, Nozbe itp.? Mądre korzystanie z oprogramowania do współpracy w zespole jest o wiele efektywniejsze niż siedzenie obok siebie w biurze typu open space i udawanie, że ze sobą pracujemy, podczas gdy tak naprawdę tylko wzajemnie się rozpraszamy.
Mit 4: Potrzebujemy spotkań
Prawdę mówiąc, wcale nie potrzebujemy ich aż tak wiele! Spotkania są toksyczne. Kiedy jednak zebranie jest naprawdę konieczne i zostanie dobrze zaplanowane, przyniesie więcej korzyści, jeśli przeprowadzimy je za pośrednictwem Zooma, Skype’a, FaceTime’a, czy innych pogramów do rozmów online.
Mit 5: Musimy mieć gdzie przyjmować klientów
Czy zapraszanie klientów do biura rzeczywiście jest konieczne? Jeśli tak, to jak często? W Nozbe, jedyne biura jakie mamy to nozbe.com i nasze profile w mediach społecznościowych. Mamy klientów z całego świata a nasz CEO, Michał, spotyka się z nimi cały czas… i bynajmniej nie w biurze. Poza tym jeszcze nie zdarzyło się, aby ktoś koniecznie chciał odwiedzić nasze biuro…
Mit 6: Każda inna firma tej samej wielkości ma biuro
Nasza firma zatrudnia ponad 20 osób i z powodzeniem funkcjonuje bez biura. MySQL z kolei zatrudniał ponad 500 pracowników zdalnych. Twitter i Facebook obiecał pracownikom, że będą mogli pracować zdalnie, nawet gdy pandemia dobiegnie końca.
Poza tym, tłumaczenie, że należy coś robić tylko dlatego, że inni tak robią, jest słabe. Zapoznaj się z faktami i statystykami i zdecyduj, czy Twoja firma naprawdę potrzebuje biura, aby dobrze prosperować na rynku.
Mit 7: Najlepsi ludzie są z tego samego miasta
Zamiast rekrutować ludzi, którzy mieszkają blisko Twojego biura, lepiej poszukać najlepszych specjalistów w kraju, albo nawet za granicą. Po co zawężać sobie wybór lub zmuszać kogoś do relokacji tylko po to, by mógł dla Ciebie pracować? W biurze.
Czego dowiodła Pandemia
Jeśli jest jakikolwiek pozytywny wydźwięk pandemii COVID-19, to jest to fakt, że pomogła ona w uznaniu pracy z domu za faktyczną pracę.
Praca zdalna podniesie produktywność o 5% w postpandemicznych USA [pisze Bloomberg](https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-04-22/yes-working-from-home-makes-you-more -produktywne-badania-znaleziono). Badania HBR wykazały, że pracownicy umysłowi są bardziej produktywni w domu. Biorą odpowiedzialność za swój plan dnia i wykonują o 50% więcej czynności z własnego wyboru, a tylko 25% - ponieważ ktoś o to poprosił.
Pracownicy Apple jakiś czas temu sprzeciwiający się polityce, która wymagałaby od nich powrotu do biura we wrześniu 2021 r., podkreślali, że możliwość pracy zdalnej jest elementem tolerancji i inkluzywności w firmy: “Aby inkluzynwość i tolerancja faktycznie działały, musimy zdać sobie sprawę, jak się wszyscy różnimy. Wraz z tymi różnicami, pojawiają się z kolei różne potrzeby i różne preferencje co do wykonywania swoich obowiązków”.
Jak radzić sobie bez biura
Wiemy, że przejście na pracę zdalną było trudne dla wielu firm, zwłaszcza tych, które nie podążały specjalnie za najnowszymi trendami i/lub mają bardzo skomplikowaną strukturę i procedury korporacyjne. W końcu jednak wielu menedżerów i prezesów przekonało się, że praca w wirtualnym zespole jest możliwa. A jest o wiele łatwiej, jeśli:
- będziecie używać odpowiednich narzędzi,
- wypracujecie określone schematy działania i ustalicie zasady komunikacji,
- zadbacie o to, aby wszyscy członkowie zespołu znali swoje obowiązki i potrafili dobrze się zorganizować.
Narzędzia
Rozproszony zespół pracowników umysłowych musi dysponować narzędziami umożliwiającymi:
- grupowe rozmowy wideo i czatowanie,
- zarządzanie projektami i zadaniami,
- zarządzanie bazą klientów
- dokumentacja,
- przechowywanie plików w chmurze.
Obecnie w Nozbe korzystamy z:
- Zoom do wirtualnych spotkań,
- Nozbe do współpracy przy zadaniach i projektach,
- Dropbox Paper i nasz wewnętrzny blog do dokumentacji,
- Dropbox do plików,
- GitHub do pracy z kodem.
Zasady wewnętrzne
- 💻 Praca w wirtualnej firmie powinna opierać się na projektach oraz konkretnych i odpowiednio delegowanych zadania (kryteria SMART powinny być stosowane automatycznie podczas formułowania celów i zadania). Nagłe telefony ani spontaniczne rozmowy nie powinny być podstawą komunikacji.
- ⏰ Zespół powinien dążyć do komunikacji asynchronicznej, która pomaga wygospodarować więcej czasu na głęboką pracę w skupieniu.
- 👥 Liczba spotkań powinna zostać zmniejszona - więcej asynchronicznej komunikacji na piśmie.
- 🧑 Świetnie, jeśli wszyscy członkowie zespołu ze współpracujących ze sobą działów wiedzą, kto jest za co odpowiedzialny i komunikują się poprzez zadania oraz feedback.
Kanały komunikacji
Pracując zdalnie, można komunikować się ze sobą poprzez zadania – najlepiej za pośrednictwem [dobrej aplikacji do prowadzenia projektów.][https://nozbe.com/] To najskuteczniejszy sposób, który zagwarantuje Ci, że nic nie zagubi się w gąszczu informacji. Kanały komunikacji powinny być dobrze zdefiniowane, tak, aby rozmowy prywatne lub niezwiązane z pracą odbywały się w innej przestrzeni niż te dotyczące pracy. W ten sposób, najważniejsze kwestie otrzymają należytą uwagę i będą bezpiecznie przechowywane.
Odpowiedni ludzie
Przyjmując do pracy nowego pracownika, warto wyjaśnić mu, na czym polega praca w zespole zdalnym, podkreślić znaczenie wzajemnego zaufania i sprawdzić, jak wygląda jego/jej organizacja na co dzień. Zespół będzie w stanie szybko zweryfikować, czy nowy kolega/koleżanka potrafi wywiązywać się ze swoich obowiązków. W momencie, gdy stanie się „wąskim gardłem”, wszystko stanie się jasne. Nie musisz więc obawiać się o to, że pracownicy będą Cię oszukiwać bądź tylko udawać, że pracują. Każdy przejaw nieuczciwości zostanie szybko ujawniony i w naturalny sposób wyeliminowany.
Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi
W większości przypadków, pracownicy umysłowi wykonują swoją pracę na komputerach (głównie na laptopach, a coraz częściej również na urządzeniach mobilnych). Poszukują i wymieniają się informacjami, piszą coś, myślą lub tworzą różne rzeczy.
Nie chodzi zatem o biuro… chodzi o pracę, która musi zostać wykonana! Praca nie jest miejscem, do którego się chodzi, ale tym, co się robi.
Więcej na temat polityki #NoOffice w Nozbe:
