En Nozbe, creemos que el estilo SinOficina y la comunicación asíncrona son claves para la productividad del equipo. Aunque hemos explicado la primera característica ya un par de veces, esta última podría todavía necesitar alguna aclaración :. ¿Cuál es el mejor método para mejorar la comunicación en un equipo?
“¡¿Hola, qué tal?! Podrías…”
Empecemos por la comunicación síncrona - todo lo contrario. Bueno, en primer lugar, ¡es tan del siglo XX! Y en segundo lugar, lo consideramos uno de los principales obstáculos para la eficiencia en el trabajo.
Ejemplo
Estás totalmente concentrado en tu tarea. Te llevó cierto tiempo prepararte y concentrarte. Lo estás haciendo bien, progresando bien y sintiéndote casi como si estuvieras volando… cuando de repente tu compañero se acerca a tu escritorio, te toca el hombro y te pide algo que, honestamente, ¡podría esperar!
Él o ella no lo hizo a propósito; no era su objetivo arruinar tu flujo. Lo hizo porque esto es lo que generalmente se hace en las oficinas.
Es lo mismo que llamar a la gente siempre que necesitas información o una opinión.
Asíncrono frente a síncrono
Un mensaje en comunicación asíncrona puede ser enviado en cualquier momento, sin importar si el receptor está listo o no. Un correo electrónico o una tarea delegada en Nozbe, por ejemplo, es asíncrono. El receptor puede reaccionar cuando quiera o cuando pueda.
La comunicación síncrona depende completamente del tiempo - todas las partes necesitan estar disponibles al mismo tiempo. Es necesario que estén sincronizadas.
Respeto por la concentración
El motivo principal detrás de la comunicación asíncrona es el respeto hacia el tiempo y la concentración de los demás.
Estoy segura de que sabes cuánto se tarda en concentrarse en algunas ocasiones. Y la mayoría de tus tareas importantes requieren tal estado de ánimo para hacerlas bien, ¿no?
Ahora, calcula cuántas veces te distraen durante tu jornada laboral… y multiplica este número por 23.
¿Por qué 23? Según Gloria Mark de University of California, se necesita aproximadamente ese tiempo en minutos para volver a la tarea original después de una interrupción, especialmente si el tema de la interrupción no estaba relacionado con tu tarea actual. Cuando te interrumpen, necesitas cambiar tu pensamiento a un campo completamente diferente, y lleva un tiempo y esfuerzo mental el volver al buen camino.
Luego, después de que te interrumpan, te quieres poner al día - quieres trabajar más rápido, pero te sientes estresado y frustrado.
Ventajas de la comunicación asíncrona
La comunicación asíncrona, como el intercambio de tareas y comentarios en Nozbe o por correo electrónico (que sin embargo tiene desventajas de otro tipo), es ideal para los debates en los que todo el mundo necesita digerir la información y tener preparados sus comentarios de respuesta, si fuese necesario. De esta manera, todo el mundo está en la misma página pero en sus propias condiciones y cuando esté preparado.
Este modelo de comunicación es genial porque:
- Permite a su equipo trabajar en bloques de tiempo de enfoque ininterrumpido.
- Tienes un registro de lo que se ha dicho y compartido, mientras que con la comunicación síncrona a menudo no se registra. Si se hace, las notas pueden ser subjetivas o estar incompletas.
- Da a la gente la oportunidad de pensar antes de responder (las respuestas inmediatas no siempre son las mejores).
- De esta manera, te puedes comunicar con los miembros en varias zonas horarias.
La idea aquí es indicar al resto de miembros del equipo que cuentas con su reacción para hacer algo, pero que respetas su tiempo y eres capaz de esperar la respuesta pacientemente. Si están libres o manejando algo que requiere menos atención, pueden responder y contribuir de inmediato. Si están ocupados, trabajando en una tarea importante, tendrán la oportunidad de leer tu mensaje y responder cuando les venga bien. Todo está por escrito y los materiales de referencia como archivos, enlaces y videos están disponibles en cualquier momento.
Herramientas de comunicación asíncrona que usamos en Nozbe
Para ganar más tiempo de concentración y respetar los esfuerzos de concentración de cada uno, utilizamos aplicaciones que nos ayudan a comunicarnos asincrónicamente:
- Nozbe - para gestionar nuestros proyectos y tareas.
- Github - para gestionar código — después de todo somos una empresa de software.
- Dropbox Paper - para la documentación (también comentamos cosas aquí, pero recuerda trasladar los hilos/debates/argumentos importantes a Nozbe).
- Dropbox - para archivos y carpetas compartidas.
- Google Docs - para hojas de cálculo y textos compartidos.
- Evernote - una herramienta que a veces nos ayuda a crear notas completas y añadirlas como Comentarios en las tareas de Nozbe.
- Slack - nuestra aplicación principal de chat en la que también puedes aplicar algunos de los estándares de comunicación asíncrona, siempre que tu equipo tenga reglas para reducir el ruido en los canales de chat.
Ten en cuenta que incluso las grandes herramientas pueden fallar si no se utilizan correctamente. Por ejemplo, si configuras alertas y notificaciones de todo tipo, no podrás concentrarte aunque tus compañeros ya no te interrumpan tocándote el hombro y tu jefe esté de acuerdo en que no vengas a las reuniones del martes.
Preparándote para que las cosas cambien
La comunicación asíncrona es clave para el trabajo en equipo productivo y el futuro de la colaboración. Con el fin de popularizarlo en empresas de todos los tamaños, es necesario que se produzcan algunos cambios. Estos pueden ser cambios en la forma en que pensamos y actuamos.
Se trata de pensar en lo que tengo que hacer y hacerlo eficientemente, pero respetando al mismo tiempo el tiempo, la atención y la concentración de los demás.
Se trata de reducir las reuniones contraproducentes.
Se trata de introducir la etiqueta de comunicación en tu organización y saber qué asunto requiere una reacción inmediata y cuál puede esperar 10, 20, 40 minutos más o menos.
Se trata de utilizar herramientas diseñadas para facilitar la comunicación asíncrona, como Nozbe :)
Se trata de planificar racionalmente tu trabajo y respetar los planes de los demás.
Y por último, pero no menos importante…
Desde luego, no es bueno exagerar - ¡todos somos humanos! A veces solo tenemos que dejarnos llevar, romper todas las reglas y obtener los comentarios de respuesta al instante de un compañero. La vida seguirá :)
