Skrzynka spraw wydaje się prosta i nieskomplikowana. Jednak, mimo że stanowi ona jeden z punktów wyjściowych do stworzenia dobrego systemu GTD, stwarza trudności wielu użytkownikom. Ponieważ jednak leży ona u podstaw metodologii GTD, ważne jest, aby nauczyć się z niej poprawnie korzystać. Aspekt ten jest związany nie tylko z Nozbe - musi być rozpatrywany w szerszej perspektywie.
Najczęstsze problemy związane z używaniem skrzynki spraw i sposoby ich rozwiązania Zdecydowałam się na napisanie tego posta, ponieważ otrzymuję wiele maili dotyczących skrzynki spraw, szczególnie od nowych użytkowników.
Nozbe używane jest przez wiele osób. Reprezentują oni różne profesje - od nauczycieli, gospodynie domowe, aż po prawników i przedsiębiorców. W zeszłym tygodniu omawialiśmy rozwiązania, które mogą okazać się przydatne dla lekarzy. Ten artykuł skierowany jest do agentów nieruchomości.
Wstęp
Chciałabym podzielić się z Tobą kilkoma wskazówkami dotyczącymi tego, jak wykorzystać Nozbe do pracy w tej rozległej i wymagającej branży. Zanim Michał zaproponował mi pracę w Nozbe, sama w niej pracowałam.
Wiem, że wymaga ona wysokiego poziomu organizacji i mimo że daje satysfakcję, może być niezwykle stresująca; czasem monotonna.
Najważniejsze kwestie
Działania w branży nieruchomości można podzielić na dwa obszary: kupno i sprzedaż. Ich uczestnikami są klient i na życzenie (lub w imieniu) klienta - agent. Różnice pomiędzy jednym a drugim, prócz oczywistej kwestii pochodzenia funduszy, są niewielkie.
W obydwu przypadkach polecam używanie etykiet i szablonów. Niezależnie od tego, czy sprzedajemy dom należący do pana G. czy poszukujemy magazynu dla pani B. - i w jednym i w drugim przypadku musimy przejrzeć dokumentację nieruchomości i uzyskać informacje od klienta dotyczące tego, co chce kupić lub sprzedać.
Stali czytelnicy Productive! mogli się lekko zniecierpliwić - z pewnością trudno przyzwyczaić się do zmiany z miesięcznego do kwartalnego cyklu wydawniczego. Czekanie dobiegło jednak końca, bo oto pojawił się 15. numer magazynu z Markiem Zmysłowskim w roli głównej :-)
Wywiad
Mieszkający w Nigerii CEO Jovago.com mówi o plusach i minusach życia oraz prowadzenia firmy w Afryce, podobieństwach między Polakami i Nigeryjczykami oraz swoim rozkładzie dnia.
“Jeżeli muszę się do czegoś przygotować lub stworzyć prezentację, to zostawiam to na wieczór.(…) Gdy wiem, że czeka mnie zarwanie nocki, staram się dłużej pospać i mieć luźniejszy dzień. Wówczas siedzę do drugiej, czasem nawet czwartej nad ranem i nie położę się spać dopóki nie skończę prezentacji…" - Marek Zmysłowski, Jovago.com
Wraz z rosnącą liczbą użytkowników, struktura ich potrzeb zmienia się i ewoluuje. W ostatnim czasie zauważyłam nową grupę użytkowników, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z Nozbe. Reprezentują oni trzy główne grupy: ludzi związanych z edukacją, medycyną i prawem.
Najczęściej pytają oni o to, JAK wykorzystać Nozbe w codziennej pracy? Tak zrodził się pomysł napisania serii krótkich postów z poradami i wskazówkami, które mają na celu zainspirować Cię do wypracowania własnych rozwiązań.
Czy wiesz, że Nozbe może pomóc Ci w budowaniu nowych nawyków? Weźmy na przykład naukę języka obcego. Kto z nas nie chciałby znać jeszcze jednego języka? Np. francuskiego…
Zanim zaczniesz
Badania naukowe wykazały istnienie pewnych mechanizmów rządzących procesem tworzenia nawyków. Na tej podstawie możemy sformułować kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć.
Wyznacz sobie duży cel - miej wizję tego, co chcesz osiągnąć i dlaczego. Porozmawiaj ze sobą przez chwilę i upewnij się, że nauka nowego języka jest czymś, czego naprawdę chcesz i potrzebujesz.
Niech to będzie tak łatwe, że nie możesz powiedzieć „nie”. — Leo Babauta - przystąp do realizacji swojego dużego celu, stosując metodę małych kroków. Sformułuj zadania tak, aby były wystarczająco łatwe do wykonania nawet bez motywacji (która bywa zmienna i różni się w zależności od dnia, pogody i innych okoliczności).
Kształtowanie nawyków będzie o wiele łatwiejsze, jeśli wykorzystasz procedury, które już wypracowałeś, zamiast z nimi walczyć lub próbować je zmieniać. Dobrym pomysłem jest zbudowanie swojego planu wokół “wyzwalaczy”, które będą dawać Ci znać o tym, że pora popracować nad Twoim nawykiem - np. gdy wstanę i napiję się wody, siadam do nauki francuskiego.
W razie porażki, wróć na właściwy tor najszybciej jak to możliwe. Nie martw się! Pominięcie nawyku raz czy dwa, niezależnie od etapu, na którym jesteś, nie ma znaczącego wpływu na Twoje długofalowe postępy. Zamiast dążyć do doskonałości, bądź dla siebie dobry i wyrozumiały. Świetnie Ci idzie!
OK. Teraz, kiedy już poznałeś zasady, pora zabrać się do pracy :)
Jak już wiesz, każde konto Nozbe PRO obejmuje w rzeczywistości dwa konta. Oznacza to, że w cenie jednego planu PRO otrzymujesz konto, z którego mogą korzystać dwie osoby. Tak! Jeśli chcesz, możesz używać Nozbe samodzielnie, ale możesz również przejść do sekcji „Zespół” w aplikacji i dodać adres mailowy Twojego partnera, tworząc dla niego dodatkowe konto - całkowicie za darmo.
Czy chcesz się dowiedzieć, jak współpracuję z moją asystentką? Nie mogę robić wszystkiego samodzielnie.
Cześć, tu Michał, założyciel Nozbe. Dwa lata temu zatrudniłem Magdę na stanowisku redaktorki naczelnej Productive! Magazine. Ponieważ nie była to praca w pełnym wymiarze godzin, poprosiłem ją również, aby tymczasowo została moją asystentką. Nigdy wcześniej nie miałem asystentki, ale chciałem nauczyć się z nią pracować. Magda zgodziła się i dziś, dwa lata później, wciąż pomaga mi zarządzać codziennymi sprawami. W tym poście chciałbym pokazać, jak przebiega nasza współpraca. Mam nadzieję, że okaże się on pomocny dla tych z was, którzy zastanawiają się nad zatrudnieniem asystentki/asystenta lub poszukują sposobów na podwyższenie skuteczności dotychczasowych działań. Wkrótce planujemy nagrać również krótki film na ten temat. Tymczasem, zachęcam do przeczytania, jak wygląda moja współpraca z Magdą:
Magda zarządza moją pocztą
Mimo że w Nozbe nie korzystamy z maili już od dłuższego czasu, nie możemy powstrzymać reszty świata od używania tego kanału komunikacji :) Każdego tygodnia otrzymuję więc setki maili, a Magda zajmuje się odpowiadaniem na nie.
Jak?
Na samym początku naszej współpracy ustawiłem wszystkie moje konta Google tak, aby każda nowa wiadomość była przekierowywana na jeden adres mailowy, którego nazwałem „CEO”. Dałem Magdzie dostęp do tego konta - w Gmailu funkcja ta zwana jest „kontem delegowanym”. Dzięki temu oboje mamy dostęp do moich wiadomości i oboje możemy otrzymywać i wysyłać maile z adresu „CEO”.
Do tej wspólnej skrzynki Gmail trafiają różne maile:
osobiste,
biznesowe - indywidualne,
spersonalizowane maile biznesowe wysyłane przez firmy do wielu odbiorców,
automatycznie wystawiane faktury, rachunki, wyciągi i inne powiadomienia związane z finansami,
itp.
Magda archiwizuje maile, które nie wymagają żadnej odpowiedzi lub są rozsyłane w celach reklamowych; wiadomości związane z finansami regularne wysyła do dedykowanego notatnika w Evernote. Jeśli dany mail nie jest zbyt osobisty i Magdy kompetencje pozwalają na niego odpowiedzieć, odpisuje na niego sama.
I najważniejsze: wiadomości, które wymagają mojej reakcji, odpowiedzi, potwierdzenia lub rady. Oto, jak zarządzamy nimi przy użyciu Nozbe:
Jednym z postów, które cieszą się największą popularnością na moim blogu jest ten poświęcony technice Pomodoro i metodzie Odwrotnego Harmonogramu. Omawiam w nim, jak połączyć technikę Pomodoro z metodą Odwrotnego Harmonogramu (ang. Unschedule Calendar) opisaną przez Neila Fiore w jego książce pt. „Nawyk samodyscypliny”. Od czasu napisania tego postu, znacząco ulepszyłem tę koncepcję i wymieniłem kalendarz papierowy na szablon w Nozbe, który sprawdza się jeszcze lepiej. Ta technika potrafi zdziałać cuda. Zacząłem ją stosować już dawno i od tamtej pory nie miałem praktycznie żadnego bezproduktywnego dnia. Dlatego, ostrzegam was - ta technika naprawdę sprawi, że staniecie się o wiele bardziej produktywni :-)
Czym jest „Pomodoro” i „Odwrotny Kalendarz”?
Pomodoro to technika poprawiania produktywności, która polega na ustawieniu czasomierza na 25 minut i pracowaniu nad określonym zadaniem do momentu aż skończy się czas. Wówczas robi się 5-minutową przerwę, a następnie powtarza czynność od nowa. Głównym założeniem tej techniki jest to, że wiedząc, że czasomierz tyka i ma się tylko 25 minut, praca przebiega lepiej, szybciej i w większym skupieniu.
Odwrotny Harmonogram to rodzaj kalendarza, w którym nie planuje się pracy lecz umieszcza się w nim wyłącznie spotkania a pomiędzy nimi - „przyjemności”. Nie planuje się w nim niczego poza tym. W ten sposób powstają wolne bloku czasu, które można zapełnić pracą. Zasada jest podobna jak w technice „Pomodoro” - kiedy wiemy, że ogranicza nas czas i mamy jeszcze tylko X godzin na wykonanie określonej czynności, pracujemy w większym skupieniu, a świadomość, że już tylko kilka godzin dzieli nas od „joggingu” motywuje nas do cięższej pracy i pozwala nam „zasłużyć” na nagrodę.
Mój szablon Pomodoro/Unschedule w Nozbe
Przejdźmy zatem do sedna, czyli wyjaśnienia, jak łączę obydwie techniki i wykorzystuję je w Nozbe.
Zacząłem od utworzenia nowego projektu w Nozbe o nazwie „Dziś” i zapełniłem go zadaniami - po jednym na każde 30 minut mojego dnia. Pierwsze zadanie to „6 - 6:30”, drugie „6:30 - 7”, trzecie to „7 - 7:30”… itd. Ponieważ mój dzień zaczyna się o 6 rano i kończy o 6 po południu, utworzyłem w sumie 24 zadania. W przypadku zadań, które powtarzają się regularnie, jak „śniadanie” czy „zaprowadzić córkę do szkoły” - umieszczam ich opisy w nazwie zadania, gdyż powtarzają się one codziennie o tej samej porze.
Następnie, otworzyłem pasek boczny (i) i utworzyłem szablon z tego projektu, który nazwałem „Dziś”. Następnie, oznaczyłem wyjściowy projekt jako ukończony, aby usunąć go z mojej listy projektów.
Teraz codziennie rano wchodzę do moich szablonów w Nozbe, otwieram szablon „Dziś” i tworzę z niego nowy szablon z aktualną datą - np. „4 sierpnia” - w ten sposób projekt jest automatycznie umieszczany na czele listy projektów. Możecie to zobaczyć na poniższym zrzucie ekranu:
Po utworzeniu projektu, modyfikuję go, a następnie używam go co 30 minut.
A oto, jak modyfikuję projekt „Dziś” i go realizuję:
Z radością informujemy o nowym wydaniu naszej aplikacji - Nozbe 2.1.8. Zawiera ono usprawnienia, które pomagają zwiększyć produktywność szczególnie użytkownikom Androida i Apple Watcha. Aby je wam pokazać, nagraliśmy specjalny filmik z udziałem moim, czyli Rafała i CEO, Michała Śliwińskiego:
Turbodoładowany Android Słyszeliśmy wasze prośby głośno i wyraźnie - użytkownicy Androida chcieli mieć widżet na Androida, który działa i wygląda świetnie. To właśnie nad tym ciężko pracowaliśmy przez ostatnie kilka tygodni - nad widżetem na Androida, który pozwala zaoszczędzić czas i pomaga w efektywnej pracy.
Witajcie użytkownicy Androida! To post specjalnie dla Was… Niektórzy z was mogą czuć się nieco pominięci w związku z naszym ostatnim wydaniem Nozbe na Apple Watch i innymi integracjami Nozbe z iOS, które ostatnio uruchomiliśmy. Doskonale Was rozumiemy i zapewniamy, iż nie oznacza to wcale, że nie kochamy naszych użytkowników korzystających z Androida! Wręcz przeciwnie! Aby Wam to udowodnić, postanowiliśmy wrócić do pracy nad nowymi, ekscytującymi funkcjami, które zmienią sposób, w jaki korzystacie z Nozbe na waszych urządzeniach z Androidem.
Widżet na Androida
Słyszymy was głośno i wyraźnie - użytkownicy Androida chcą mieć widżet Nozbe, który działa i wygląda świetnie. To właśnie nad tym ciężko pracowaliśmy przez ostatnich kilka tygodni - nad widżetem na Androida, który pozwala zaoszczędzić czas i pomaga w efektywnej pracy. Spójrzcie sami:
Teraz możecie przeglądać zadania z listy priorytetów, dowolnego projektu lub kategorii a także dodawać zadania i oznaczać je jako ukończone bez otwierania aplikacji Nozbe! Czy to nie wspaniałe? Widżet jest już dostępny dla wszystkich użytkowników korzystających z Nozbe na telefonach z systemem Android 2.1.8 lub tabletów z wersją 4.0 Androida lub nowszą.
Jeśli nie posiadacie wersji 2.1.8 Androida lub nowszej, wystarczy, że wejdziecie do sklepu Google Play i klikniecie na przycisk „Aktualizuj”.
Usprawnienia wydajności
Kolejną kwestią, która dawała się we znaki użytkownikom Androida była szybkość. Problem niskiej wydajności trapił głównie osoby korzystające z Androida 4.3 i starszych wersji.
