Hola, soy Michael, el fundador de Nozbe. Contraté a Magda hace dos años para el puesto de editora en la revista Productive! Magazine. Puesto que no era realmente un trabajo a tiempo completo, también le pregunté si podía ser temporalmente mi ayudante. Nunca había tenido un ayudante antes y quería aprender a trabajar con uno. Dijo que sí y dos años más tarde sigue ayudándome a cumplir mis objetivos. En esta publicación me gustaría compartir cómo trabajamos juntos. Espero que sea útil para cualquiera que esté pensando en trabajar con un ayudante o buscando maneras de mejorar su colaboración. De hecho, estamos pensando un grabar un vídeo breve sobre este tema, pronto. Así es cómo trabajamos juntos Magda y yo:

Magda gestiona mi correo electrónico

A pesar de que en Nozbe nos despedimos hace mucho tiempo del correo electrónico, no podemos evitar que todo el mundo lo utilice :) Recibo cientos de mensajes de correo electrónico cada semana y Marga es quien se ocupa de ellos.

¿Cómo?

Al principio de nuestra cooperación, configuré todas mis cuentas de Gmail para que cada nuevo mensaje fuese enviado a una única dirección de correo electrónico que llamamos «CEO». También le di a Magda acceso a la cuenta «CEO» - en Gmail se denomina «cuenta delegada». De esta manera ambos tenemos acceso a mis correos electrónicos y ambos podemos recibir y enviar mensajes de correo electrónico desde la dirección «CEO».

Hay varios mensajes de correo que llegan a esa bandeja de entrada compartida de Gmail:

• personal
• negocio - individual
• mensajes de correo electrónico personalizados enviados por empresas a múltiples receptores
• facturas automatizadas, facturaciones, extractos de cuentas y demás notificaciones relacionadas con asuntos financieros
• etc.

Magda archiva los mensajes de correo electrónico que no requieren respuesta o que simplemente son publicidad; envía los mensajes relacionados con los asuntos económicos a un cuaderno especial dedicado en mi Evernote. Si un mensaje de correo electrónico no es demasiado personal y la especialización de Marga es suficiente para responderlo con precisión, lo hace.

Ahora, lo más importante: mensajes que precisan mi reacción, respuesta, confirmación o simplemente consejo. A continuación os indico cómo los gestiono con Nozbe:

Una de las publicaciones más populares de mi blog personal es la que realicé acerca de «Técnica Pomodoro y Calendario Unschedule», donde explico cómo: la Técnica Pomodoro y el «Calendario Unschedule» del libro de Neil Fiore «El hábito del ahora» pueden funcionar juntos. Pero desde que lo publiqué he mejorado el concepto y he pasado de un calendario en papel a una plantilla de Nozbe que me funciona aún mejor. Realmente esta técnica es muy eficaz. La llevo utilizando muchos días y prácticamente no puedes tener un día malo, de baja productividad, si la implementas, quedas advertido - te va a hacer mucho más productivo :-)

¿Qué son «Pomodoro» y «Unschedule»?

Pero antes de empezar, vamos a explicar brevemente los conceptos de «Pomodoro» y «Unschedule»:

Pomodoro es una técnica que te pide que programes 25 minutos en un temporizador y que trabajes en algo hasta que suene el temporizador. A continuación, 5 minutos de descanso. Después, repite. La premisa es que sabiendo que el temporizador está en marcha y con la limitación de tiempo de 25 minutos, trabajarás mejor, más rápido y con mayor atención.

Unschedule es un tipo de calendario en el que no planificas tu trabajo, solamente incluyes reuniones y «cosas divertidas» en algún lugar entre las reuniones. Solo planificas estas. Así te quedan espacios de tiempo en blanco que ahora puedes llenar con el trabajo. La premisa es similar - la limitación de tiempo de saber que solamente te quedan X horas de trabajo y después una reunión, hace que te centres más… y saber que en unas pocas horas llegará tu «momento de salir a correr», te motiva a trabajar más duro y que te «merezcas» tu recompensa.

Mi plantilla Pomodoro/Unschedule en Nozbe

Ahora, los aspectos básicos. Cómo mezclo ambos conceptos y los utilizo en Nozbe.

1. He creado un nuevo proyecto en Nozbe llamado «Hoy» y lo he llenado de tareas que describen cada 30 minutos de mi día. De esta manera, la primera tarea es «6 - 6:30», la segunda es «6:30 - 7», la tercera es «7 - 7:30»… y así sucesivamente. Mi día empieza a las 6 de la mañana y termina a las 6 de la tarde, por lo que he creado 24 tareas para cada media hora de mi día. Si he de hacer algunas cosas repetitivas como «desayuno» o «llevar a mi hija al colegio» lo pongo también en el nombre de la tarea, puesto que tienen lugar cada día y a la misma hora.
2. Una vez hecho, abrí la barra lateral (i) y creé una plantilla a partir de este proyecto denominado «Hoy». Entonces finalicé el proyecto para eliminarlo de mi lista de proyectos.
3. Ahora cada día por la mañana voy a mis «plantillas» de Nozbe y abro la «Plantilla Hoy» y creo un nuevo proyecto a partir de esta plantilla con la fecha de hoy: «24 de julio» - de esta forma este proyecto se colocará automáticamente en la parte superior de mi lista de proyectos. Aquí una captura de mi pantalla:

Una vez que se crea el proyecto, puedo retocarlo y a continuación utilizarlo cada 30 minutos.

A continuación cómo retoco mi proyecto para hoy y lo cumplo:

Hoy te queremos presentar una nueva versión de Nozbe - Nozbe 2.1.8 que te ayudará a ser mas productivo, especialmente si trabajas en Android o Apple Watch. Hemos creado un video especial, donde yo y nuestro CEO, Michael Sliwinski estamos colaborando en Nozbe: Super Android Hemos escuchado fuerte y claro - los usuarios de Android necesitan tener un widget de Nozbe. Por eso las últimas semanas hemos estado trabajando muy duro y hemos creado un widget para Android que ahorra tiempo y por lo tanto ayuda a ser más productivo.

¡Hola, usuarios de Android! Tenemos que hablar. Algunos de vosotros os podéis sentir un poco de lado debido a nuestro último lanzamiento Nozbe para Watch y otras ajustadas integraciones de Nozbe iOS que hemos publicado recientemente. Lo entiendo. ¡Pero esto no quiere decir que no adoremos a nuestros usuarios de Android! ¡Os adoramos! Para demostrarlo hemos decidido volver al trabajo y ofrecer nuevas e interesantes funciones que cambiarán la manera en la que utilizáis vuestro dispositivo Android.

Widget para Android

Te hemos escuchado alto y claro: es necesario que los usuarios de Android dispongan de un widget de Nozbe que tenga un aspecto bonito y que funcione de maravilla. En el último par de semanas, hemos estado trabajando muy duro en eso exactamente; un widget para Nozbe que ahorra tiempo y, por lo tanto, te ayuda a ser más productivo. Vamos a echarle una ojeada:

Ahora puedes: ver tus tareas desde la lista Prioridad o cualquier proyecto o categoría, agregar y completar tareas todo ello sin tener que abrir la app de Nozbe. ¿No es genial? Este widget está disponible ahora para quien tenga instalado Nozbe para Android 2.1.8 en su teléfono o tablet con Android 4.0 o posterior.

No tienes más que asegurarte de que utilizas la última versión 2.1.8 y si no es así tienes que ir a Google Play Store y pulsar el botón «Actualizar».

Mejoras de rendimiento

Otro tema que molestaba a los usuarios de Nozbe para Android era la velocidad. En particular aquellos de vosotros que os habéis quedado en Android 4.3 o anterior nos habéis enviado muchos mensajes de correo electrónico en los que os quejáis del rendimiento.

Desde la introducción de Nozbe 2.0+ tenemos la impresión de que existe cierta confusión acerca del uso de Categorías por lo que se desprende de los mensajes de correo electrónico de nuestros usuarios. Todos podemos necesitar ayuda… … a pesar de que hemos descrito cómo usar Categorías en el tutorial y también en la página de ayuda. Sin embargo, parece ser que ninguno de esos recursos facilitaba una explicación suficiente.

Hoy es un día especial para Nozbe. Es 14 de mayo y hace exactamente 8 años que lanzamos Nozbe de manera oficial. Salíamos de la fase «beta». Introdujimos planes de pago. Iniciamos nuestro negocio de productividad. Y te llevamos dando servicio desde entonces. ¡Celebremos juntos el 8º aniversario de Nozbe! Hoy tenemos 3 grandes noticias para ti: 1 - Nuevo Nozbe 2.1.6 te ayudará a cumplir más objetivos gracias a la gran cantidad de correcciones basadas en tus sugerencias y grandes mejoras a los movimientos.

Parece ser que las tareas periódicas son una fuente constante de confusión para muchos. Vamos a repasar esta opción de Nozbe y te ofreceré un par de consejos extra. Definición La tarea periódica en Nozbe es una acción que haces repetidas veces a intervalos regulares. Encontrarás una descripción completa de la misma en nuestra Página de ayuda. ¿Cómo crear una? Crea una tarea utilizando el icono «+» o el atajo de teclado «a».

¡Espero que estés en el camino correcto para lograr tus objetivos para el 2015! En una entrada de blog anterior presentamos un vídeo de 1-minuto acerca de cómo conseguir tus objetivos con Nozbe - ¿te gustó? ¿Has planificado ya tus objetivos? ¿Sabías que como usuario Nozbe PRO puedes crear una cuenta Nozbe adicional para tu pareja completamente gratis? Mira mi segundo vídeo de 1 minuto en el que te voy a mostrar:

¿Qué tal si te digo que todavía no es demasiado tarde para que sea este tu mejor año? Nos acercamos a finales de enero. Según un estudio, la mayoría de nosotros ya hemos olvidado nuestros buenos propósitos de Año Nuevo… ¡pero creo que todavía podemos conseguirlos! ¡Nozbe está aquí para ayudar! Mira este breve vídeo de 1 minuto: 10 pasos para lograr tus objetivos Aprende a alcanzar tus objetivos

Publicación de uno de nuestros usuarios avanzados de Nozbe: Michael Hyatt, autor del best-seller del «New York Times», «Plataforma: Hazte oír en un mundo ruidoso». También es el fundador de Platform University y del curso enormemente popular, [Cinco días para el mejor año de tu vida][bye]. Si vas a lograr tus objetivos en el año 2015. debes disponer de un medio para seguir tu progreso, de modo que realmente lo logres.