Los usuarios de Nozbe proceden de todas las profesiones: desde profesores y estudiantes, amas de casa hasta directores y empresarios. Hasta ahora, te hemos presentado soluciones para médicos, agentes de la propiedad y abogados. Este artículo va dirigido a los estudiantes. Antecedentes Todos somos o fuimos estudiantes en algún momento de nuestras vidas. La vida del estudiante puede ser emocionante, exigente y desafiante. Dependiendo del área de estudios, puede variar la combinación de estas tres características.

Nozbe 2.5 para Android ahora incluye la notificación «Adición rápida» que permite agregar una tarea rápida desde cualquier pantalla en tu dispositivo sin necesidad de abrir la aplicación Nozbe. Todo lo que tienes que hacer es tirar hacia abajo la barra de notificaciones, tocar en la notificación siempre visible «Agregar una tarea a Nozbe» e introducir el nombre de la tarea. ¡Ah!, también puedes especificar cualquier Proyecto, Categoría o delegación utilizando la notación hashtag.

Mucha gente utiliza Nozbe. De todas las profesiones, desde profesores, amas de casa hasta directores y empresarios. Hace tiempo te hemos presentado soluciones que podrían funcionar muy bien para médicos y para agentes de la propiedad inmobiliaria. Este artículo va dirigido a los abogados.

Antecedentes

Espero, no plantear, sino ofrecerte ideas acerca de cómo puedes usar Nozbe para que te sea muy útil en un entorno tan amplio como exigente. He crecido entre abogados y actualmente estoy estudiando derecho en Varsovia, Polonia, en la Universidad de Kozminski. Sé que exige un gran nivel de organización y, aunque gratificante, puede ser una actividad extremadamente estresante y repetitiva. Aquí la organización es, desde todo punto de vista, de la mayor importancia junto con la resistencia psicológica. Lamentablemente no podré ayudarte en esta segunda área.

Temas de interés básicos

Las aplicaciones de Nozbe en el campo del derecho variarán dependiendo del grupo al que pertenezcas. Un fiscal tendrá un modus operandi diferente al del juez o del abogado. Así pues, hay un amplio margen de posible interpretación. Intentaré esbozar aquí algunas ideas con la esperanza de que os sean útiles y que os sirvan a todos vosotros como trampolín para vuestra imaginación.

Se recomienda un uso amplio de etiquetas y plantillas al igual que en las publicaciones anteriores de esta serie. Dependiendo de la «rama» del derecho en la que te encuentres, estás obligado a hacer algunas cosas de cierta manera. Hay procedimientos que seguir, documentos que guardar u obtener.

La bandeja de entrada parece un asunto fácil y sencillo. Aunque es uno de los puntos de partida para un buen sistema tipo Organízate con eficacia, muchos se pueden confundir. Como se encuentra en el centro de la metodología GTD (siglas en inglés de Organízate con Eficacia), es esencial para comprenderla. Este aspecto no está relacionado solo con Nozbe, hay que considerarlo en una perspectiva más amplia. Los problemas más frecuentes en el uso de las bandejas de entrada y maneras de resolverlos.

Mucha gente utiliza Nozbe. De todas las profesiones, desde profesores, amas de casa hasta abogados y empresarios. La semana pasada presentamos algunas soluciones que podrían funcionar muy bien para médicos. Este artículo va dirigido a los agentes de la propiedad.

Antecedentes

Espero, no plantear, sino ofrecerte ideas de cómo puedes usar Nozbe para que te sea muy útil en un entorno tan amplio como exigente. Antes de que Michael me invitase a trabajar con él en Nozbe, yo también trabajaba en este sector.

Sé que exige un gran nivel de organización y, aunque gratificante, puede ser una actividad extremadamente estresante e incluso repetitiva.

Temas de interés básicos

Las actividades inmobiliarias se pueden dividir en dos áreas: compra y venta. Y tú, el agente, te encargas de ambas a petición (a veces en su nombre) de un cliente. Las diferencias entre una y otra, aparte de la cuestión obvia de dónde provienen los fondos, son pocas.

Por lo tanto sugiero un uso exhaustivo de etiquetas y plantillas. Si vendes la casa del Sr. G o buscas adquirir un almacén para la Sra. B necesitas comprobar la documentación de las propiedades, incluso necesitas que tu cliente te facilite información detallada sobre lo que está vendiendo o buscando.

Con el creciente número de usuarios, la estructura de las consultas cambia y evoluciona. Últimamente he visto un nuevo grupo de usuarios principiantes. Proceden de tres grupos principales: educación, medicina y derecho. Su pregunta más frecuente es «CÓMO» - ¿cómo puedo aplicar Nozbe a mi rutina diaria? Así surgió la idea de escribir una breve serie de publicaciones con sugerencias: ideas que van a proporcionar una base para tus propias invenciones.

¿Sabías que Nozbe te puede ayudar a crear un nuevo hábito? Tomemos como ejemplo el aprendizaje de otro idioma. ¿Quién no desea hablar otro idioma más? ¿eh? Digamos… Francés…

Antes de empezar

Investigaciones científicas han descubierto ciertos mecanismos que rigen el proceso de crear un hábito. Basándonos en esto, podemos formular un par de consejos que te ayudarán a despegar.

1. Establece un gran objetivo - visualiza lo que quieres lograr y por qué. Reflexiona y asegúrate de que aprender un nuevo idioma es algo que realmente quieres y necesitas.

2. Hazlo tan fácil que no puedas decir no — Leo Babauta - empieza a aproximarte a tu gran objetivo con pasos pequeños. Intenta establecer las tareas tan fácilmente que puedas hacerlas sin motivación (que es variable y difiere dependiendo del día, del tiempo y demás circunstancias).

3. Crear hábitos pegadizos es mucho más fácil si utilizas rutinas que ya tienes en lugar de intentar luchar contra ellas o modificarlas. Es bueno construir tu plan alrededor de desencadenadores que te permitan saber que es el momento de trabajar en tu hábito, por ejemplo, después de levantarme y beber un vaso de agua aprendo francés.

4. Cuando falles, vuelve a tu rutina tan rápido como sea posible. ¡No te preocupes! Fallar en un hábito una o dos veces, independientemente de la etapa en que suceda, no tiene una repercusión importante en tu progreso a largo plazo. En lugar de intentar ser perfecto, sé bueno y compasivo contigo mismo. ¡Estás haciendo un gran trabajo!

De acuerdo. Ahora que ya conocemos las reglas, empecemos a trabajar :)

Como sabes, cada cuenta de Nozbe PRO es en realidad «2 en 1», es decir, con el precio de tu cuenta consigues otra cuenta adicional. Sí, puedes utilizar Nozbe por tu cuenta, pero también puedes ir a la sección «Equipo» y poner la dirección de correo electrónico de otra persona y crearle una cuenta adicional, completamente gratis. ¿Quieres saber cómo trabajo con mi ayudante? No puedo hacerlo todo solo. Necesito mi equipo Nozbe.

Hola, soy Michael, el fundador de Nozbe. Contraté a Magda hace dos años para el puesto de editora en la revista Productive! Magazine. Puesto que no era realmente un trabajo a tiempo completo, también le pregunté si podía ser temporalmente mi ayudante. Nunca había tenido un ayudante antes y quería aprender a trabajar con uno. Dijo que sí y dos años más tarde sigue ayudándome a cumplir mis objetivos. En esta publicación me gustaría compartir cómo trabajamos juntos. Espero que sea útil para cualquiera que esté pensando en trabajar con un ayudante o buscando maneras de mejorar su colaboración. De hecho, estamos pensando un grabar un vídeo breve sobre este tema, pronto. Así es cómo trabajamos juntos Magda y yo:

Magda gestiona mi correo electrónico

A pesar de que en Nozbe nos despedimos hace mucho tiempo del correo electrónico, no podemos evitar que todo el mundo lo utilice :) Recibo cientos de mensajes de correo electrónico cada semana y Marga es quien se ocupa de ellos.

¿Cómo?

Al principio de nuestra cooperación, configuré todas mis cuentas de Gmail para que cada nuevo mensaje fuese enviado a una única dirección de correo electrónico que llamamos «CEO». También le di a Magda acceso a la cuenta «CEO» - en Gmail se denomina «cuenta delegada». De esta manera ambos tenemos acceso a mis correos electrónicos y ambos podemos recibir y enviar mensajes de correo electrónico desde la dirección «CEO».

Hay varios mensajes de correo que llegan a esa bandeja de entrada compartida de Gmail:

• personal
• negocio - individual
• mensajes de correo electrónico personalizados enviados por empresas a múltiples receptores
• facturas automatizadas, facturaciones, extractos de cuentas y demás notificaciones relacionadas con asuntos financieros
• etc.

Magda archiva los mensajes de correo electrónico que no requieren respuesta o que simplemente son publicidad; envía los mensajes relacionados con los asuntos económicos a un cuaderno especial dedicado en mi Evernote. Si un mensaje de correo electrónico no es demasiado personal y la especialización de Marga es suficiente para responderlo con precisión, lo hace.

Ahora, lo más importante: mensajes que precisan mi reacción, respuesta, confirmación o simplemente consejo. A continuación os indico cómo los gestiono con Nozbe:

Una de las publicaciones más populares de mi blog personal es la que realicé acerca de «Técnica Pomodoro y Calendario Unschedule», donde explico cómo: la Técnica Pomodoro y el «Calendario Unschedule» del libro de Neil Fiore «El hábito del ahora» pueden funcionar juntos. Pero desde que lo publiqué he mejorado el concepto y he pasado de un calendario en papel a una plantilla de Nozbe que me funciona aún mejor. Realmente esta técnica es muy eficaz. La llevo utilizando muchos días y prácticamente no puedes tener un día malo, de baja productividad, si la implementas, quedas advertido - te va a hacer mucho más productivo :-)

¿Qué son «Pomodoro» y «Unschedule»?

Pero antes de empezar, vamos a explicar brevemente los conceptos de «Pomodoro» y «Unschedule»:

Pomodoro es una técnica que te pide que programes 25 minutos en un temporizador y que trabajes en algo hasta que suene el temporizador. A continuación, 5 minutos de descanso. Después, repite. La premisa es que sabiendo que el temporizador está en marcha y con la limitación de tiempo de 25 minutos, trabajarás mejor, más rápido y con mayor atención.

Unschedule es un tipo de calendario en el que no planificas tu trabajo, solamente incluyes reuniones y «cosas divertidas» en algún lugar entre las reuniones. Solo planificas estas. Así te quedan espacios de tiempo en blanco que ahora puedes llenar con el trabajo. La premisa es similar - la limitación de tiempo de saber que solamente te quedan X horas de trabajo y después una reunión, hace que te centres más… y saber que en unas pocas horas llegará tu «momento de salir a correr», te motiva a trabajar más duro y que te «merezcas» tu recompensa.

Mi plantilla Pomodoro/Unschedule en Nozbe

Ahora, los aspectos básicos. Cómo mezclo ambos conceptos y los utilizo en Nozbe.

1. He creado un nuevo proyecto en Nozbe llamado «Hoy» y lo he llenado de tareas que describen cada 30 minutos de mi día. De esta manera, la primera tarea es «6 - 6:30», la segunda es «6:30 - 7», la tercera es «7 - 7:30»… y así sucesivamente. Mi día empieza a las 6 de la mañana y termina a las 6 de la tarde, por lo que he creado 24 tareas para cada media hora de mi día. Si he de hacer algunas cosas repetitivas como «desayuno» o «llevar a mi hija al colegio» lo pongo también en el nombre de la tarea, puesto que tienen lugar cada día y a la misma hora.
2. Una vez hecho, abrí la barra lateral (i) y creé una plantilla a partir de este proyecto denominado «Hoy». Entonces finalicé el proyecto para eliminarlo de mi lista de proyectos.
3. Ahora cada día por la mañana voy a mis «plantillas» de Nozbe y abro la «Plantilla Hoy» y creo un nuevo proyecto a partir de esta plantilla con la fecha de hoy: «24 de julio» - de esta forma este proyecto se colocará automáticamente en la parte superior de mi lista de proyectos. Aquí una captura de mi pantalla:

Una vez que se crea el proyecto, puedo retocarlo y a continuación utilizarlo cada 30 minutos.

A continuación cómo retoco mi proyecto para hoy y lo cumplo: